Tips voor het goed laten verlopen van een vergadering

2 augustus 2018 14:37

• Personeel & organisatiemanagement

Als je met je team samen wilt komen om belangrijke punten te bespreken, wil je natuurlijk dat dat zo soepel mogelijk verloopt. Maar hoe houd je een effectieve vergadering? In dit artikel lees je tips en trucs die je daarmee op weg helpen.

 Duidelijke afspraken

Zorg ervoor dat je van tevoren met iedereen duidelijke afspraken maakt. Hierbij moet je denken aan de datum die gepland wordt. Heeft iedereen de mail goed ontvangen? Om ervoor te zorgen dat niemand de afspraak vergeet, kun je een reminder sturen en vragen om bevestiging van aanwezigheid.

Daarnaast is het van belang om een agenda van tevoren op te stellen. In de agenda staan de belangrijkste vergaderpunten die besproken moeten worden. Het kan voor je werknemers fijn zijn om de agenda al voor de vergadering te ontvangen. Ze kunnen op die manier zich voorbereiden, eventueel inlezen en zo nodig op- en aanmerkingen noteren.

De juiste locatie

Een goede vergadering heeft een fijne locatie nodig. Wanneer je je in een prettige werkomgeving verkeert, kom je op de beste ideeën en blijft je concentratievermogen het hoogst. Vaak is er op kantoor wel een kamer vrijgemaakt om vergaderingen in te voeren. Beschik je hier niet over of lijkt het je leuk om eens op een andere plek te zitten? Hiervoor zijn er vergaderlocaties te huur. Youmeet biedt bijvoorbeeld zo’n inspirerende vergaderlocatie in Utrecht aan.

Rolverdeling

Een vergadering kan alleen soepel verlopen als iedereen een duidelijke rol heeft. De belangrijkste rol is natuurlijk die van de voorzitter. De voorzitter houdt de agenda bij, geeft de beurten en noemt wat er besproken moet worden. Daarnaast leidt de voorzitter het vragenrondje en controleert diegene of alle punten besproken zijn.

Naast de voorzitter is er voor de notulist ook een belangrijke rol weggelegd. De notulist houdt zich zo min mogelijk bezig met de vergadering en zo veel mogelijk met notuleren. Alle belangrijke dingen die besproken worden, moeten opgeschreven worden. Na de vergadering zorgt de notulist ervoor dat de notulen netjes is georganiseerd en dat iedereen de notulen ontvangt om nog eens na te lezen.

Actiepunten

Tot slot is het van belang dat er daadwerkelijk wat gedaan wordt met de vergadering. Daarom moeten er tijdens de vergadering actiepunten worden genoteerd. Wanneer iemand een taak uit moet voeren, moet dit in de notulen worden genoteerd, zodat bij de volgende vergadering besproken kan worden wat het resultaat of de status ervan is.

Interessant artikel? Deel het: