Ondernemers profiteren van digitale accountant

1 november 2016 13:32

Het is makkelijker, sneller en efficiënter, maar ook meer inzichtelijk en duurzaam! De digitalisering binnen de accountancy levert winst op voor zowel de ondernemer als de accountant. “Waar vroeger de jaarrekening heilig was, kun je tegenwoordig dagelijks het financiële overzicht digitaal inzien”, zeggen de accountants van Westland Accountancy. “Daardoor kunnen beide partijen veel sneller signaleren en reageren bij afwijkende cijfers. Bovendien is het veel minder werk!”

Westland Accountancy is gevestigd in Naaldwijk. Partners Peter van der Wilk, Ferry Zuiderwijk en Paul Groenewegen hebben jarenlange ervaring in de accountancy en digitalisering. In 2013 bundelden ze de krachten en startten Westland Accountancy gericht op het mkb. Inmiddels zijn er in totaal acht medewerkers. “Accountancy draait om vertrouwen en gedegen kennis van het vak”, vinden Peter en Ferry. “Je bent van alle financiën op de hoogte, denkt mee, geeft advies en waarschuwt waar nodig. Tegelijkertijd moet de ondernemer er van op aan kunnen dat al die gegevens bij jou veilig zijn.”

In the cloud?

En daar zit nu vaak het probleem want zijn die cijfers veilig in the cloud? “Absoluut”, zegt Ferry Zuiderwijk, de automatiseringsexpert binnen het bedrijf. “In the cloud betekent gewoon dat de volledige boekhouding op meerdere externe, scherp beveiligde en gecertificeerde servers staat. De meeste ondernemers hebben tegenwoordig wel een boekhoudprogramma maar als de computer crasht, zijn de gegevens weg, en vaak ook de back-up. In the cloud heb je dat probleem niet. Ook al valt er een server uit, er is altijd een ander die blijft werken. Alle boekingen worden direct verwerkt en digitaal opgeslagen. Die cijfers ben je dus nooit meer kwijt en ze zijn bovendien 24 uur per dag via het internet te bekijken.”

Ordners de deur uit

Ook rijen ordners met facturen, bonnetjes en afschriften in de opslag? Tien jaar moeten ze bewaard blijven en nemen veel plaats in. Dat hoeft voortaan niet meer. “De fysieke administratie wordt verleden tijd”, zegt Ferry. “Binnen een paar jaar staat alles in the cloud en kunnen de ordners de deur uit. Zelfs bonnetjes worden digitaal opgeslagen. Dat kan makkelijk met de mobiele telefoon. Je maakt een foto en via een speciale app wordt het bonnetje geboekt. Het bonnetje kan in de prullenmand!”

Tijdwinst

Maar wellicht het belangrijkste pluspunt is de tijdwinst. “De verkoopfactuur wordt nu door de ondernemer zelf aangemaakt en geboekt in het online boekhoudpakket. De verkoopfactuur kan digitaal naar de klanten worden verzonden. Ook bewaakt het online boekhoudpakket de binnengekomen betalingen, signaleert wanneer de betalingstermijn verloopt en stuurt eventueel automatisch een aanmaning”.“Inkoopfacturen worden steeds vaker digitaal gestuurd”, vervolgt Ferry. “Via een speciaal e-mailadres van de ondernemer wordt de factuur gescand en geboekt. De betaling wordt klaargezet, compleet met factuur- nummers, bankrekeningnummers en codes. Het systeem is gekoppeld aan vrijwel alle banken in Nederland en de computer zoekt het bijbehorende rekeningnummer, compleet met IBAN. Het enige dat de ondernemer hoeft te doen is de betaling goed te keuren.” “Door deze koppeling worden de elektronische bankafschriften automatisch geboekt in het systeem”.

Koppelen met de kassa

Digitalisering is zelfs voor de kleine ondernemer en detaillist stukken makkelijker en voordeliger. “De kassa wordt rechtstreeks aan de computer gekoppeld”, zegt Ferry. “Elke betaling wordt direct geboekt en verwerkt. Met de kassarol naar de boekhouder is niet meer nodig en dat scheelt. En de omzetbelasting wordt op een tijdstip dat de ondernemer uitkiest, uitgerekend en klaargezet in het systeem. Na goedkeuring gaat de betaling de deur uit.”Ook de salarisadministratie, personeelsadministratie, verlofregistratie en verzuim is gedigitaliseerd en inzichtelijk. Alle dossiers en documenten zijn direct toegankelijk.

Vinger aan de pols

En wat te denken van de toekomst? Wat zijn de doelen? “Ondernemers kunnen ervoor kiezen om de prognoses bij te houden”, zegt Peter. “Waar stond het bedrijf vorig jaar en waar wil het naartoe? Hoe staan de cijfers ervoor ten opzichte van de begroting? Soms zien we ineens een teruggang in de omzet, terwijl de kosten gelijk blijven. Voorheen werd dat pas in de jaarrekening duidelijk, nu worden we er door het systeem gelijk op geattendeerd. Dan pakken we de telefoon en vragen wat er aan de hand is.”

Up-to-date

Westland Accountancy loopt voorop in de digitale ontwikkeling. “Ondernemen is zo veel leuker met Westland Accountancy”, grapt Peter om serieus te vervolgen: “De taak van de accountant is door de digitalisering wel veranderd. We zitten nog steeds boven op de cijfers maar hebben nu continu inzicht in het reilen en zeilen van onze klanten. Hierdoor adviseren en begeleiden wij veel doelgerichter. Digitalisering is voor ondernemers een enorme omslag. Het levert absoluut tijd en geld op, maar daar moet je eerst wel wat voor doen. Westland Accountancy doet dat, we hebben korte lijntjes en houden contact zodat die ondernemer kan doen waar hij of zij goed in is: ondernemen! Wij zorgen ervoor dat de cijfers altijd up-to-date zijn!”

Tekst en fotografie: René Zoetemelk

Interessant artikel? Deel het: