4 voordelen van contractmanagement software
17 mei 2021 12:12
Ben je druk bezig om bepaalde processen binnen jouw bedrijf te automatiseren? Dan is de kans groot dat je hier verschillende soorten software voor aanschaft. Zo maken steeds meer bedrijven gebruik van contractmanagement software. Het gebruiken van deze software brengt kosten met zich mee. Daarom is niet ieder bedrijf even happig op contractmanagement software. Toch kleven er ook de nodige voordelen aan deze software. In deze tekst zetten we 4 voordelen van contractmanagement software op een rijtje.
1. Duidelijk overzicht van alle contracten
Eén van de grote problemen rondom contractmanagement is dat bedrijven niet altijd meer weten bij welke partijen zij allemaal een contract hebben lopen. Omdat hier geen zicht op is, wordt een contract vaak stilzwijgend verlengd. Met contractmanagement software maak je hier voor eens en voor altijd een einde aan. Deze software laat namelijk precies zien waar je een contract hebt afgesloten en wat de looptijd van het contract is. Hierdoor ontstaat er overzicht en weet je precies wanneer je een contract op moet zegen als je deze niet wenst te verlengen.
2. Geen contracten meer op papier
Voordat je een contract afsluit, moet je hier een handtekening voor zetten. Daarom krijg je een contract meestal per post toegestuurd. Gevolg hiervan is dat een contract vaak alleen maar op papier beschikbaar is. Hierdoor houd je het papieren archief van jouw bedrijf in stand. Wil je digitaliseren? Dan wil je zo’n contract ook digitaal hebben. Contractmanagement software biedt in dat geval uitkomst. Je kunt een contract namelijk toevoegen aan deze software. Hierdoor is het contract niet alleen op papier beschikbaar, maar ook digitaal.
3. Altijd en overal inzicht in contracten
Gebruik je contractmanagement software en voeg je hier alle contracten aan toe? Dan zijn deze niet alleen inzichtelijk als je op de werkvloer bent. Contractmanagement software is namelijk online toegankelijk. Hierdoor heb je ook toegang tot de contracten als je vanuit huis werkt. Uiteraard is het niet wenselijk dat jouw voltallige personeel inzage heeft in de contracten. Gelukkig hoef je hier niet bang voor te zijn. Contractmanagement software maakt namelijk gebruik van zogeheten rolgebonden toegang. Dit betekent dat je zelf aangeeft wie er wel en niet inzicht heeft in de contracten. Op deze manier voorkom je dat de verkeerde mensen de contracten onder ogen krijgen.
4. Automatisch betalen mogelijk
Contractmanagement software geeft jou niet alleen inzicht in de contracten die je hebt lopen. Nee, want je kunt de software namelijk aan verschillende systemen koppelen. Je kunt de software onder meer koppelen met factuurverwerking. Waarom je dit zou doen? Omdat contractmanagement software de facturen dan automatisch koppelt aan contractuele afspraken. Grote voordeel hiervan is dat handmatig betalen niet langer nodig is. Als de factuur volledig matcht met de contractafspraken, wordt het bedrag automatisch overgeschreven. Hierdoor kun je de periodieke kosten nooit meer te laat betalen.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.