Mind at Work: Een circulaire organisatie met de werkvloer aan zet

Veel bedrijven kiezen ervoor om de verantwoordelijkheid voor de omzet en de kosten bij de werkvloer te leggen. De vraag is of uitvoerende medewerkers voldoende vertrouwen van bestuurders krijgen om de organisatie zelf te dragen.

“Er zit veel energie in de organisatie”, Elly Zeef verwijst naar de coaches en psychologen, die zich bezighouden met de begeleiding van mensen naar school en werk. Zeef is directeur/bestuurder van Mind at Work en begonnen aan de laatste fase voor haar pensionering. Half 2020 gaat ze met pensioen. Het is een bewuste keuze om haar aandacht te richten op de medewerkers die het geld moeten verdienen voor de organisatie. Vroeger kregen de medewerkers opdrachten van hun managers, maar sinds kort verdelen ze de opdrachten in hun team. Mind at Work is begonnen met het opzetten van vier zelfsturende teams.

Organisch

Zeef gelooft dat de processen in een bedrijf organisch moeten groeien, ook als een bedrijf al twintig jaar actief is. Een bedrijf staat niet stil; interne en externe invloeden zorgen continu voor de nodige dynamiek. Er zijn opdrachtgevers die de kwaliteit van de dienstverlening belangrijk vinden en andere opdrachtgevers die voor de goedkoopste aanbieder gaan. Dit vraagt enerzijds om goede professionals en anderzijds om goede planners. Type medewerkers die in ieder team te vinden zijn.

De medewerkers in een zelfsturend team krijgen zeggenschap over alle zaken die ze aankunnen: zoals opdrachten waar ze zich senang bij voelen, toewijzen van opdrachten en taken aan teamleden die er goed in zijn en de tijd ervoor hebben, versterken van deskundigheid, aannemen van collega’s en monitoren van hun resultaten.

Eén belangrijk principe is wel: vertrouw in elkaars kunde en inzet. “We willen geen ellebogenwerk”, geeft Elly Zeef aan, “dat is funest. In het afgelopen jaar zien we dat teamleden elkaar goed moeten kennen en voldoende met elkaar moeten praten voordat ze elkaar kunnen respecteren en op elkaar kunnen vertrouwen. Ga eens met elkaar eten of beter nog ga een weekend met elkaar weg. Dat is nodig om geen onderhuidse problemen te krijgen”, zegt Zeef.

Transparantie

De zelfsturende teams managen hun werk zonder managers, maar wel met de ondersteuning van een controller, HR-functionaris en een business developer. Deze voeren het beleid uit dat de zelfsturende teams tezamen met de directeur/bestuurder opstellen. Het zijn de teams die vragen om transparantie in gerealiseerde omzet en kosten en die zich focussen op toekomstige opdrachten. De business developer en de directeur zorgen tezamen met de teams dat er voldoende opdrachten worden binnengehaald. De HR-functionaris zorgt dat er goede sollitanten op gesprek komen en de controller geeft signalen als de teams uit de pas lopen.

Als goed voorbeeld geldt voor Elly Zeef het bedrijf Semco. Binnen dit bedrijf is de verantwoording voor de bedrijfsvoering in de loop van de tijd op de werkvloer neergelegd. Dit past bij de manier waarop Zeef de toekomst van haar bedrijf bestendigd ziet. De teamleden zijn over het algemeen tevreden met deze ontwikkeling: ze mogen zelf contacten leggen met beslissers uit hun netwerk en kunnen met hen direct afspraken maken en de resultaten van hun inzet bespreken.

De grote vraag is natuurlijk of deze ontwikkeling beperkt blijft tot het enthousiasme van Zeef of dat de zelfsturende teams binnen Mind at Work de koers gaan bepalen en de problemen die zij op de werkvloer tegenkomen op hun eigen manier oplossen? En of er ook nadelen zijn in het werken zonder managers? Want waarom is anders de vroege manier van werken onder managers zo lang in stand gebleven?

Zelfsturende teams

Het verschijnsel zelfsturende teams bestaat al enige decennia. Circulair denken en de wens te betrekken bij het arbeidsproces vormen de aanleiding tot deze beweging. Een paar ervaringen met de Vliegende Brigade en de samenwerking binnen projecten waarbij het netwerk van de drie O’s (overheid, onderwijs en ondernemers) zijn betrokken, vormen de aanleiding voor horizontaal in plaats van vertikaal werken voor Zeef. Daarnaast zijn er ook bedrijfseconomische redenen voor zelfsturing: medewerkers moeten sneller inspringen op de wensen van hun opdrachtgevers. Zij winnen de ‘oorlog’ niet met goed beschreven bedrijfsprocessen, maar met flexibiliteit en maatwerk. Dit vergt een andere type organisatie. In een traditionele hiërarchische organisatie duurt het te lang voordat de nodige wijzigingen in de dienstverlening worden aangebracht. Zeef is twintig jaar geleden in Almere begonnen als een lineaire organisatie, waarin zij als directeur opdrachten verstrekte aan haar medewerkers. De directeur geloofde in de beginjaren in sturing in plaats van facilitering. Voor de beeldvorming: Mind at Work startte twintig jaar geleden met het geven van arbeidsgerelateerde psychologische begeleiding en trainingen. Deze diensten waren zo succesvol dat de deelnemers bemiddeld konden worden naar werk.

Structurele partner

In twee decennia is Mind at Work een structurele partner geworden van het onderwijs, de gemeente Almere, UWV en heel veel ondernemers. Mind at Work is nu een maatschappelijke organisatie die mooie verbindingen weet te leggen tussen het onderwijs, de overheid en de ondernemers en derhalve graag wil groeien als circulaire organisatie. Zoals hierboven beschreven, een circulaire organisatie waarin de medewerkers op de werkvloer zelf aan zet zijn en de directeur met de sector de medewerkers faciliteren.

www.mindatwork.org