Gepubliceerd op 21 december 2018

Wegwijzertjes door het kantoor

Het kantoor is misschien niet het hart maar wel het hoofd van het bedrijf. Hier wordt de factuur gemaakt als de opdracht klaar is, de correspondentie gevoerd over de voortgang ervan, de BTW afgedragen als de rekening betaald is. Zoals de raderen in uw ondernemershoofd draaien, zo bewegen hier uw vingers over het toetsenbord, openen en sluiten uw handen dossierladen, duwt uw onderrug tegen de leuning van de verrijdbare bureaustoel. Soms is ’s avonds laat het enige geluid dat nog hoorbaar is in het kantoor uw zucht van opluchting, omdat er wéér een klus tot een goed einde is gebracht.

Maar het kantoor is ook de plek waar ideeën worden besproken en vorm krijgen. En de eerste stap naar succes is vaak de vastlegging daarvan. Die briljante ingeving moet genoteerd worden, de ruwe schets van een samenwerking hoort in een dossiermap, een contract uitgeprint voor het ondertekend kan worden. Ook in een tijd waarin hele boekhoudingen in de cloud plaatsvinden en nieuwe werknemers online gezocht worden, blijft papier de ultieme afsluiter. Faxen doen we niet meer, maar printen nog altijd. We scannen massa’s documenten in, om ze te verzenden, niet om ze te vervangen. Het papierloze kantoor is een illusie uit de jaren tachtig. We gebruiken misschien minder papier, we gebruiken het verstandiger, maar we kunnen er niet zonder. Dat hadden we dertig jaar terug ook kunnen bedenken. Als iemand toen het papierloze toilet had voorspeld zouden we naar ons voorhoofd hebben gewezen.

Papier is geduldig, maar het wordt niet voor niets gemaakt van hout. Om door de bomen het bos te blijven zien heeft u behoefte aan ordening. Die krijgt u via etiketten en labels. Een dossiermap is anoniem tot er een etiket op kleeft met de vermelding van de inhoud. Labels brengen ordening in de lades en de kasten. Het kantoor wordt een chaos zonder etiketten en labels, die als minieme bordjes de weg wijzen door het geheugen van uw werkzaamheden, van de papiertjes met ruwe ideetjes tot de gedetailleerde offertes. Dankzij die kleine klevertjes functioneert het kantoorbrein als een geoliede machine, maar zonder als een haperende.

Voor een ruim aanbod van ‘wegwijzertjes’, ga naar: www.etikettenkoning.nl

Onze partners