Je kantoor Coronaproof inrichten
28 mei 2020 14:46
Dat kan in slechts 5 stappen. Thuiswerken is geweldig en biedt zeker kansen. Maar er zijn natuurlijk ook nadelen, zoals persoonlijk contact, de stuwende en creatieve kracht van collega’s en de interactie. Thuis blijven is uiteraard nog het advies, maar ik merk aan onze klanten dat ondernemers graag dat leegstaande kantoorpand weer iets meer levend willen zien. Om de positieve punten van het samen werken te combineren met het thuiswerken. Het beste van twee werelden.
Welke corona maatregelen en risico’s zijn er eigenlijk en hoe zou je dat kunnen oplossen, lees het hieronder in 5 punten. Uiteindelijk is het allemaal terug te brengen tot afstand houden, handen wassen en hygiëne: kantoor inrichting om te voldoen aan de corona maatregelen een hele uitdaging en voor iedere situatie anders.
Lees hier onze corona blogs voor specifieke branches of kijk op de website.
De vijf verschillende gebieden voor corona kantoor inrichten:
- Werkplekken
- Vergaderen
- De entree hal, receptie
- Gangen en menselijk verkeer
- WC’s, kantines en gedeelde ruimtes.
Stap 1: de werkplekken
Wat doe je met al die werkplekken, anderhalve meter en hygiëne in je kantoor?
Laten we realistische zijn; elk bureau bezet zal er de komende tijd niet in zitten met alle corona maatregelen. De vraag is hoe kunnen we de samenwerking maximaliseren.
Kijk als eerste naar de kamerindeling en bureau’s. Het beste is om 1,5 meter afstand te hebben tussen elke werkplek. Als dit niet kan, bepaal dan welke werkplek er gebruikt kan worden en welke niet, zodat er 1,5 meter tussen elke gebruikte werkplek ontstaat. Maak flexplekken van deze bureau’s, dit vergroot de flexibiliteit van je kantoorruimte. Haal de stoelen weg van de bureau’s die niet gebruikt mogen worden. Of plak een groen vinkje of rood kruisje als op het bureau of op de vloer. Hierdoor is het direct duidelijk welke werkplek wel of niet gebruikt kan worden. Markeer eventueel met stippen een veiligheidszone rondom de werkplek. Zodat de gebruiker weet hoever je met een stoel naar achteren kunt om binnen de veilige ruimte te blijven. Zo creëer je een veilige werkruimte voor iemand en heeft iedereen die een collega op zoekt direct door tot waar hij of zij kan lopen.
Gaat ander halve meter niet tussen de werkplekken of staan bureau’s tegen over elkaar. Dan kun je kuchschermen plaatsen van plexiglas of normaal glas. Maar bedenk ook, dat als iedereen weer op kantoor aanwezig is, je ook de verkeersstromen vergroot en daarmee je logistieke uitdaging. De coronaproof kantoorinrichting wordt eenvoudiger als je minder mensen hebt.
Werkplek en hygiëne
Spreek af dat er vanaf nu een strikt clean desk policy is en zorg dat bureau’s schoon zijn. Ja hier is je kans om een clean desk policy door te voeren. Laten we hopen dat je collega’s dit als positief ervaren en de voordelen zien.
Met een leeg bureau is schoonmaken eenvoudiger voor de schoonmakers. Of nog beter: zorg voor schoonmaakmiddelen en laat iedere collega zelf zijn of haar bureau bij vertrek schoonmaken.
Biedt wel mensen de ruimte om hun materialen op te bergen, anders werkt clean desk niet.
Stap 2: to vergader of not vergader
Is de vergadering wel echt nodig? Natuurlijk is het prettig en draagt het bij aan een stuk positiviteit, maar denk aan een wijziging in frequentie en vermindering van het aantal personen. Nodig alleen de collega’s uit die écht belang hebben aan de vergadering. Sommige vergadering zijn prettig, omdat de creativiteit en de interactie live groter is dan via een scherm. Ik stel voor, vergader 3 keer per maand via een scherm en 1 keer live. Richt de vergadering qua agenda dan ook anders is, zodat je het maximale uit je live tijd haalt.
Voor een overleg is het natuurlijk belangrijk je vergaderruimte in te richten. Richt je vergaderzaal zo in dat er continu twee meter tussen elke stoel zit. Verwijder alle andere stoelen. Visualiseer met een leuke sticker op de vloer of de tafel waar de stoel hoort, zodat de twee meter afstand blijft bestaan.Mocht de tafel niet 2 meter breed zijn, hang dan kuch schermen in het midden. Zorg voor ontsmettingsmiddelen en laat iedereen de vergadertafel schoon maakt als ze weggaan. Probeer hier ook een visuele herinnering en hang deze bijvoorbeeld op de deur.
Zorg voor voldoende lucht circulatie en frisse lucht. Zet een raam open en een deur. De rond gang van frisse lucht verminderd volgende de laatste berichten de kans op corona besmetting
Stap 3 de entreehal en receptie
De entreehal, dit is misschien wel het minst te controleren gebied en daarmee een grote uitdaging om corona veilig te zijn. Het is onbekend wie de bezoekers zijn en hoe hun gezondheid is. De receptionist(e) heeft veel contact met bezoekers en collega’s. De bezoekers kennen jullie specifieke afspraken niet en zijn hiernaar op zoek. Hier zijn verschillende oplossingen te bedenken om voor het inrichten van je corona proof kantoor;
- Voorkom bezoek, is het fysieke overleg daadwerkelijk nodig?
- Maak in de entreehal duidelijk wat de corona maatregelen binnen jullie bedrijf zijn. Visualiseer al je maatregelen met stickers op de vloer. Creëer wachtstrepen, pijlen en routes en dergelijke om mensen jouw corona maatregelen duidelijk te maken.
- Verplicht de bezoeker bij binnenkomst zijn handen te ontsmetten.
- Plaats een kuchscherm tussen de receptioniste en de bezoeker, zoals in vele winkels nu gebeurt.
- Reserveer ruimtes die dichtbij de entree zijn en richt deze in als vergaderzaal. Hierdoor kun je het verkeer minimaliseren. Koffie? De gastheer kan deze zelf meenemen voor de gast.
- Pakketjes en bezorgingen. Plaats een kast of stelling en laat pakketbezorgers de pakketjes daar plaatsen en eventueel ophalen.
STAP 4 De verkeersstromen
De werkplekken en de receptie zijn geregeld Dan moet iedereen nog naar hen werkplek toe. Dat kan nog best een uitdaging zijn.. Hoe organiseer je dit? Nou heel simpel, maak gebruik van de verkeersregels zoals we die in het dagelijks verkeer doen. Want ja, daar worden veel complexere situaties al jaren goed geregeld. Maar voordat je nu een stoplicht koopt.
Begin hiermee:
Welke gang en trap zijn breder dan 3 meter 10? Een gemiddeld mens heeft 60 cm nodig in de breedte. Dus bij passeren op 1,5 meter is 3,10 meter nodig. Als je dit hebt, dan kun je met pijlen, voetstappen geplakt naast de muur aangeven dat iedereen rechts moet blijven, of met tape een looppad maken.- Voor alle gangen en trappen die smaller dan 3,10 zijn: hier is het de vraag of je een route kan aanleggen door je bedrijf van éénrichtingsgangen. Passage probleem opgelost. Markeer dit met duidelijke stickers op deuren of vloeren.
- Als dit niet gaat, dan moet je bepalen wie er voorrang krijgt in de gang. Laat degene die goed zicht heeft op de gang voorrang verlenen aan de ander. Gebruik hiervoor ook de verkeersborden.
- Laat deuren zoveel mogelijk openstaan zodat iedereen aan de andere kant kan zien wat er gebeurt. Of regel een andere manier van visualiseren.
STAP 5 de gezamenlijke ruimte
Laat je medewerkers hier zo min mogelijk en anders zo gecontroleerd mogelijk gebruik maken van kantines, WC’s, kopieerapparaten en koffie machines. Bepaal je deurbeleid per ruimte en maak dit duidelijk middels een sticker op de deur. Hoe communiceer je dat een ruimte “vol” is? Gebruik de middelen die je hebt; laat de deur open staan als de ruimte nog niet vol is, sluit de deur als de ruimte vol is.
Zorg dat je collega’s voor dat ze binnen gaan hun handen wassen, plaats een tafel met ontsmettingsmiddel. Laat mensen ook voor vertrek hun handen wassen. In principe hoef je dan de deurklink nu niet te ontsmetten, dat is weer een probleem minder. Help ze te herinneren door stickers en vloerstickers te plakken. Dit geld ook voor de ruimte waar de kopieermachine staat.
Als laatste; nodig wat collega’s uit en speel je situaties na. Visualiseren en testen is belangrijk.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.