Kwaliteitsmanagementsysteem helpt om bedrijfsprocessen te optimaliseren
26 januari 2022 16:07
Kwaliteitsmanagement strekt zich uit over alle afdelingen die zich bezighouden met het verbeteren, controleren en beheer van de kwaliteit binnen een bedrijf. Daarbij gaat het om het niveau van de geleverde en gefabriceerde producten en diensten, de service, de werkomgeving, de werkprocessen, enzovoorts. Om die kwaliteit continu te kunnen bewaken en waar mogelijk te verbeteren maken bedrijven gebruik van kwaliteitsmanagementsystemen (ook wel KMS genoemd).
Wat is een KMS?
Kort gezegd is een kwaliteitsmanagementsysteem een (geautomatiseerd) systeem waarmee je op een eenvoudige en transparante manier de kwaliteit van de bedrijfsvoering kunt monitoren. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van de diensten of producten, de processen binnen het bedrijf (efficiency) en de kwaliteit van de service die de organisatie biedt.
De voordelen van het inzetten van dergelijk digitaal systeem zijn groot. Waar je voorheen de informatie bij verschillende afdelingen, bedrijfsonderdelen of vestigingen moest ophalen en interpreteren, wordt nu alles ondergebracht in één systeem. Op deze manier kan iedereen die het aangaat met een paar muisklikken de gewenste informatie op zijn of haar beeldscherm toveren. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken om verbeteringen of aanpassingen binnen de organisatie door te voeren.
Wanneer een KMS?
Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten kan om verschillende redenen een goed idee zijn. Bijvoorbeeld als een bedrijf relatief veel klachten ontvangt over de kwaliteit van haar diensten of producten, of als er een hoog verloop is onder het klantenbestand. Een andere reden kan de wens zijn om de organisatie naar een dusdanig niveau te tillen dat het behalen van kwaliteitscertificaat, zoals ISO 9001, mogelijk wordt. Opdrachtgevers willen dat nogal eens als eis stellen voordat ze orders bij opdrachtnemers uitzetten.
Een kwaliteitsmanagementsysteem maakt bovendien inzichtelijk waar de problemen zitten als er sprake is van een te lage efficiency van de organisatie. Dat merk je wanneer de kosten structureel hoog blijven of de winst juist te laag is voor de gewenste bedrijfsvoering. Door het systematisch bijhouden van allerlei belangrijke informatie over de kwaliteit van de bedrijfsvoering, krijg je inzicht in de knelpunten en struikelblokken, maar ook in de bedrijfsprocessen die wel goed verlopen. Vervolgens kun je aan de hand van feiten verder bouwen aan het optimaliseren van de organisatie, daar waar dat nodig is.
Welk KMS schaf je aan?
Een kwaliteitsmanagementsysteem wordt niet zomaar aangeschaft op het moment dat de kwaliteitsmanager of consultant de prestaties van de desbetreffende organisatie wil verbeteren. Met het juiste systeem kun je namelijk de kwaliteit beter waarborgen voor de klanten, zorg je ervoor dat het kwaliteitsmanagementsysteem efficiënter en transparanter wordt en wordt het makkelijker om aan alle eisen en voorwaarden rondom kwaliteitsmanagement te voldoen.
LeanForms
LeanForms is een software ontwikkelings- en consultancybedrijf, opgericht in 2010 en gevestigd te Breda. Na jaren van testen en ontwikkelen kunnen zij met de ontwikkelde software een eigen workflow managementsysteem aanbieden.
Dat bestaat uit slimme digitale formulieren en software, waarmee organisaties en afdelingen ‘lean’ kunnen samenwerken en hun bedrijfsprocessen verder optimaliseren. Vandaar de naam LeanForms. Deze formulieren zijn zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig te gebruiken, ook wanneer men geen ICT-achtergrond heeft. De gebruiker bepaalt de inhoud van het digitale formulier. De software van LeanForms wordt al door meer dan 10.000 gebruikers toegepast. Je kunt op de website van LeanForms vrijblijvend een demo aanvragen om een goede eerste indruk te krijgen.
Tekst: Peter van den Boom
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.