Hoe bepaal je intranetdoelen voor jouw organisatie?

2 maart 2022 09:45

• Bedrijfsadvies

Door het hybride werken is de behoefte aan goede interne communicatie groter geworden, en daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor het intranet. Voor het delen van kennis, als vindplaats van informatie en om nieuws te lezen, is een intranet namelijk een relevant intern communicatiemiddel. Het selecteren en introduceren van een intranet kan echter een hele uitdaging zijn. Heeft jouw organisatie ook behoefte aan een nieuw intranet? Een van de te nemen stappen is het bepalen van de doelen van het intranet. Daarbij is het de vraag wat je met het nieuwe intranet wilt bereiken. Wil je de interne communicatie verbeteren of zijn er meer doelen? In dit artikel belichten we de manier om intranetdoelen te formuleren en geven we een aantal voorbeelden van deze doelen.

Aanleiding en noodzaak

Om vast te stellen welke doelen bij jouw organisatie passen, is het wijs om eerst twee vragen te beantwoorden. Ten eerste is dat: wat zijn de aanleiding en de noodzaak van een nieuw intranet? Ten tweede is het de vraag wat de toegevoegde waarde is van een intranet. Het is vaak een aanleiding dat de techniek van het huidige intranet niet langer wordt ondersteund en het intranet is verouderd. Daarnaast komt het veelvuldig voor dat het huidige systeem omslachtig is en het daardoor een tijdrovende bezigheid is om het relevant en actueel te houden. Dit heeft tot gevolg dat de organisatie een efficiëntere werkwijze wenst. Ook komt het voor dat een organisatie anders gaat werken. In dat geval dient een social intranet de (nieuwe) organisatiecultuur te ondersteunen en te helpen om elkaar te vinden.

Er zijn nog meer aanleidingen om te kiezen voor een nieuw intranet, bijvoorbeeld omdat actuele informatie niet vindbaar is, het bestaande intranetplatform kostbaar is, medewerkers onvoldoende worden bereikt met het bestaande intranet, de nieuwe generatie moderne tools verwacht en het communicatiemiddelen-landschap te divers is.

Toegevoegde waarde

Wat is voor jouw organisatie de toegevoegde waarde van het nieuwe intranet? Hoewel de aanleiding een fijne basis is, heb je hiermee nog geen antwoord op de vraag waarom een intranet belangrijk is. Als je wilt vaststellen wat de toegevoegde waarde van intranet voor de organisatie is, is het belangrijk om de relatie te benoemen met de buitenwereld, zoals: leveranciers, klanten, de samenleving en partners. Daarnaast is het relevant je te verdiepen in de visie op interne communicatie, de organisatiedoelen en in de doelgroep - namelijk je collega’s - om het belang van intranet voor jouw organisatie scherp te krijgen.

Vier doelen voor interne communicatie

Als je helderheid hebt verkregen over welke rol het intranet in jouw organisatie kan vervullen, heb je de input om de intranetdoelen te formuleren. Je wilt je doelen koppelen aan je interne communicatiedoelen en organisatiedoelen. Er zijn in het algemeen vier doelen voor interne communicatie te benoemen: betekenis geven aan beleid, het binden en boeien van medewerkers, je werk kunnen doen en samenwerken en het delen van kennis faciliteren. De doelen die je voor het intranet hebt passen hier vaak in. Hoe je jouw doelen meetbaar maakt, is een aanvullende stap die helaas vaak wordt overgeslagen. Je wilt uiteraard ook graag weten of jouw doelen worden behaald. Om erachter te komen of het intranet succesvol is, is het belangrijk dat je gaat monitoren en meten. Dat kun je het beste doen op het niveau van de vier interne communicatie-functies. Manieren waarop je kunt meten zijn: handmatige telling (dit is soms helaas nog de enige manier), analyse van de statistieken en door het stellen van vragen aan medewerkers (enquête, regelmatige pulse-metingen en interviews).

Hulp van een intern communicatiebureau

Pas op het moment dat je de doelen voor het intranet helder hebt, kun je gaan kijken naar wat jouw intranet moet kunnen. Hier ga je aan de slag met user stories, het beschrijven van de functionaliteiten en toptaken. Wil jij ook aan de slag met het implementeren van een nieuw intranet? Zoals je kunt lezen, is dit geen sinecure. De adviseurs van een intern communcatiebureau helpen je graag om het project tot een succes te maken, zodat het intranet daadwerkelijk waarde toevoegt voor de gebruikers en dit in goede relatie staat tot de andere communicatiekanalen.

Interessant artikel? Deel het: