Grip op je facturen

14 oktober 2019 16:44

Grip op je facturen

CompactOnline is de handelsnaam van Compact Online Software BV. Het bedrijf biedt betrouwbare en betaalbare online debiteurenbeheer en facturatie software aan voor MKB en ZZP en bestaat volgend jaar alweer tien jaar. Conny Oosting vertelt in dit artikel hoe het bedrijf ontstaan is en waar het nu staat.

Van een emmer patat op de markt naar het Ahold concern

Conny haar moeder komt uit een gezin met zes jongere broers. Conny’s opa (pake) had een handelsonderneming en ging wekelijks met een emmer patat naar de markt. Van daaruit hebben twee broers van haar moeder toen een horecagroothandel opgericht: Fritesspecialist in Appelscha. De hele familie werd daarbij betrokken en zo kwam Conny’s vader er in het magazijn te werken. Het bedrijf is echter begin jaren ’80  failliet gegaan door teveel openstaande debiteuren.

Conny: “Het begrip debiteurenbeheer is nog vrij jong en pas in de jaren ‘80 jaren ontstaan. Het bedrijf werd na het faillissement overgenomen door Boots Frites en verhuisde naar Oosterwolde. Mijn vader en ooms zijn daarin meegegaan. Na de lagere school heb ik een jaar brugklas op de MAVO gedaan. Die school was ook in Oosterwolde gevestigd, dus ik kwam tussen de middag vaak even kletsten bij mijn vader. Na de brugklas ben ik overgestapt naar de LEAO in Assen. Toen ik in 1985 mijn diploma haalde, kon ik als zeventienjarig meisje direct aan de slag bij Boots Frites. De meiden van kantoor hadden mij in de loop der jaren leren kennen en konden wel wat ´administratieve handjes´ gebruiken. Ik heb vervolgens naast mijn werk in de avonduren een MEAO opleiding gedaan.”

Het bedrijf verhuisde in 1999 naar Drachten. Omdat haar man een onzekere baan had bij een autobedrijf en op een gegeven moment niet meer kon rekenen op een vaste werkweek van veertig uur, besloten ze samen om met hun gezin mee te verhuizen, onder het motto dat er voor hem ook meer kans op werk was in Drachten. Conny heeft er tot haar negenendertigste gewerkt en tussen 1999 en 2007 twee fusies meegemaakt. Boots Frites werd overgenomen door Horecagroothandel Gastronoom wat vervolgens weer overgenomen werd door Deli XL van het Ahold concern. Tegenwoordig heet het Bidfood.

“In de loop der jaren had ik veel meer verantwoordelijkheden gekregen”, aldus Conny: “en de laatste acht jaar in Drachten was ik de rechterhand van het hoofd van de financiële administratie. Door de fusies werd alles steeds uitgebreider en kwamen er meer afdelingen. Mijn werk verschoof van algemeen administratief werk naar debiteurenbeheerder, wat ik ontzettend leuk vond om te doen. Maar toen ik bijna veertig was, en de zekerheid had dat ik er wel tot mijn zeventigste zou kunnen werken, vroeg ik mezelf af of ik daar nou zo gelukkig van zou worden. Ik had meer ambities. Toen kwam men vanuit Deli XL met het voorstel dat ik in de vestiging Groningen het toenmalige Hoofd Administratie zou gaan opvolgen, want deze oudere werknemer ging bijna met pensioen. Daarnaast zou ik, totdat het zover was, het debiteurenbeheer op me nemen. De functie als Hoofd Administratie heb ik uiteindelijk afgewezen. Ik wist al dat ik veel te eigenwijs zou zijn en het met veel directie beslissingen vanuit het hoofdkantoor niet eens zou zijn.”

“Mensen die veel geld in de broekzak hebben, geven het vaak te spontaan uit”

In de vestiging in Groningen was een interim debiteurenbeheerder werkzaam voor de wat zwaardere cases. Naarmate Conny langer met hem samenwerkte, trok het haar ook steeds meer aan om het debiteurenbeheer voor meer dan één bedrijf te verzorgen, waardoor ze telkens een nieuwe uitdaging zou krijgen om de debiteurenportefeuille op orde te maken.

De situatie deed zich toen voor dat Deli XL Groningen een klant had met een fors bedrag aan openstaande facturen. Deze kleinere horecagroothandel had zelf ook veel openstaande vorderingen en kon daardoor niet aan de betalingsverplichtingen voldoen. De interim debiteurenbeheerder was op de hoogte van Conny haar ambities en na overleg met de directie en de klant mocht zij bij de klant aan de slag gaan. Conny heeft zich toen in november 2007 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en startte met Debiteuren Service Oosting.

Conny: “Toen ik bij die klant begon, kwam ik er voor het eerst achter dat als de administratie niet op orde is, je het overzicht kwijtraakt en dat dat consequenties heeft op de openstaande verkoop- en inkoopfacturen. Ik ben toen het hele vorige boekjaar opnieuw gaan inboeken. Er was een grote schuld aan Deli XL en het leek op het eerste gezicht dat deze met de openstaande debiteuren ingelopen kon worden. Maar niets was minder waar. Na het boeken van de administratie bleken de openstaande posten zo’n twee ton lager te zijn dan verwacht. Dat was een grote aderlating voor zowel de klant als Deli XL.”

Het bedrijf is uiteindelijk, met het personeel, overgenomen door Deli XL. “De omzet was er wel, maar er werd veel contant afgerekend en de kas werd niet goed bijgehouden.”, aldus Conny: “Dat zie je wel meer bij bedrijven: mensen die regelmatig contant geld krijgen en dus veel geld in de broekzak hebben, geven het vaak te spontaan uit aan bijvoorbeeld privé opnamen of impulsaankopen. Verder wordt er bij schulden vaak meer afgelost aan de degenen die het hardst om hun geld vragen, terwijl de draagkracht er niet naar is. Als je je inkomsten en uitgaven dan niet goed noteert, raak je het overzicht kwijt.”

Na die eerste klant is Conny zich in eerste instantie meer gaan richten op administratie voor klanten, veelal op locatie, omdat de vraag daar meer naar was. Ze voegde wel een handelsnaam toe aan haar bedrijfsnaam Debiteuren Service Oosting, namelijk de afkorting DSO. Deze initialen van haar oorspronkelijke bedrijfsnaam staan ook voor de afkorting van een term in het debiteurenbeheer, namelijk Days Sales Outstanding. Zo hield ze beide diensten onder de aandacht. De DSO-ratio geeft via een ouderdomsanalyse het aantal dagen aan waarin je facturen gemiddeld openstaan. Hoe hoger dit aantal is, hoe later jij je klanten laat betalen.

Als je niet in je naam zet wat je doet, snapt niemand wat je bent

In 2008 werd Conny ingehuurd als interim door Deli XL Drachten, om daar mee te werken aan de implementatie van Onguard, een nieuw systeem voor debiteurenbeheer, en de vervanging van het financiële programma Exact Financials door SAP, omdat ze daar in Groningen nauw bij betrokken was geweest.

In 2009 had ze inmiddels aardig wat bekendheid verworven en was haar klantenkring behoorlijk gegroeid. De bedrijfsnaam werd uitgebreid tot DSO Administratie en Debiteurenbeheer, onder het motto dat als je niet in je naam zet wat je doet, niemand snapt wat je bent. In dat jaar is ze ook begonnen te werken vanuit haar eigen kantoor aan de Ampérelaan in Drachten. Conny: “Als je als vrouw serieus genomen wilt worden, moet je een eigen kantoor hebben. Ik was full time ondernemer en dat wilde ik ook uitstralen.”

In 2013 kwam er een werknemer bij voor vier dagen in de week. Omdat Conny de groeispurt door wilde zetten, nam ze in 2014 nog iemand aan. “Je bent zelf veel minder declarabel als je personeel hebt”, aldus Conny: “omdat je veel meer aan het managen bent. Het leek me daardoor beter om twee mensen in loondienst hebben in plaats van één, maar ik werd er alleen maar ongelukkig van.”

Na twee jaar wist Conny voor zichzelf heel zeker dat dit niet de manier was waarop ze haar bedrijf wilde voeren en omdat de contracten van haar werknemers ten einde liepen, ging ze vanaf eind 2015 weer alleen verder.

Door SnelStart besefte Conny dat ze iets bijzonders had bedacht

De eigenlijke start van CompactOnline vond plaats in 2010 nadat Conny een ontwikkelaar had ontmoet en haar idee over een online facturatieprogramma met hem besprak. Conny beschreef haar idee in een functioneel ontwerp en de ontwikkelaar maakte hiervan het technische ontwerp. CompactOnline 1.0 is een online factuurbeheer programma dat na het maken van de factuur het verloop van de factuur volgt tot de betaling is gedaan. Als de betalingstermijn is verstreken, wordt er door het systeem automatisch een herinnering aangemaakt.

Conny: “CompactOnline is een online oplossing voor ondernemers die zelf niet willen of kunnen boekhouden. Ze moeten de factuur wel zelf maken en bijhouden of deze wordt voldaan. Maar via onze software is dat heel eenvoudig en wij helpen deze ondernemers verder door ze een Startersmap te geven met daarin een overzichtelijke handleiding hoe de administratie zelf handmatig bij te houden is.”

Na een aantal afspraken met iemand van SnelStart, besefte Conny dat ze iets bijzonder in handen had. SnelStart had toen nog geen online facturatiemodule of boekhouding. Je kreeg jaarlijks een CD opgestuurd, die je op je pc kon installeren.

De opstartfase liep bepaald niet vlekkeloos. Financieel was het lastig om de software in de markt te zetten. De ontvangen subsidie moest worden terugbetaald, omdat volgens het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) de regels van de toekenning niet goed waren toegepast. In 2017 ontmoette zij, via een klant van haar, pas haar huidige zakenpartner Bram Niemendal. Mede met behulp van Bram Niemendal en de Friese Ontwikkelingsmaatschappij (FOM) kon er toen een nieuwe start worden gemaakt. CompactOnline 1.0 werd opnieuw gemaakt en in een moderner jasje gestoken en sinds begin 2018 staat CompactOnline 2.0 online.

“Ik heb er bewust voor gekozen dat de software geen boekhoudprogramma is”, aldus Conny: “en dat het niet volledig geautomatiseerd is. De gebruiker moet handmatig de herinneringsacties uitvoeren en de betaalde facturen uitvinken. Onze software is heel goed naast een boekhoudprogramma van de boekhouder te gebruiken. Zo behoudt het programma zijn eenvoud. Als een factuur niet betaald is, dan blijven de herinneringsacties in de agenda staan, waardoor je op een eenvoudige manier geholpen wordt om je klanten sneller te laten betalen. Betalen ze uiteindelijk niet, dan kan vanuit het programma het dossier ter incasso worden gegeven aan een van onze partners of aan je eigen incassobureau.”

In vijf muisklikken je factuur maken

Op mijn vraag of niemand anders ooit op het idee gekomen is om een dergelijk systeem als CompactOnline te bedenken, antwoord Conny: “Er zijn heel veel pakketten op de markt om facturen in te maken en herinneringen en aanmaningen uit te draaien, maar de meeste zijn heel uitgebreid en dat is onnodig voor de gemiddelde ondernemer. En met die pakketten kom je eigenlijk niet verder dan traditionele brieven versturen. Ons pakket zorgt daarentegen voor veel meer grip op je facturen, doordat er ook belacties worden aangemaakt en je snel kunt zien wie je een herinnering of aanmaning moet sturen. Onder het motto ‘Less is more’ heb ik het bewust compact en klein gehouden. Het is dan ook geen boekhoudprogramma en daarom zit er niets in om inkoopfacturen, bankregels en btw aangiften te verwerken. De administratie verzorg jezelf en de boekhouding verzorgt de boekhouder of accountant wel voor je. Met ons pakket kun je in vijf muisklikken je factuur maken. Zoals ik al aangaf, zijn de traditionele boekhoudpakketten voor veel ondernemers veel te uitgebreid. En als ze het al gedeeltelijk gebruiken, zie ik in de praktijk dat ze dat vaak verkeerd doen. Zo zie ik veel fouten in de administratie van ondernemers die boekouden in bijvoorbeeld Moneybird of Moneymonk. Wij willen uiteraard wel dat iedereen zijn administratie bijhoudt, maar niet iedereen kan ook boekhouden.”

Vorig jaar heeft Compact Online Software BV nog een pakket gelanceerd: Online Debiteurenbeheer. Dit pakket is speciaal voor het MKB ontwikkeld en naast elk willekeurig boekhoudpakket te gebruiken. Door het importeren van de openstaande facturen ontstaan real time de uit te voeren bel- en briefacties in de agenda. Voor een administratieve medewerker levert dit niet alleen tijdwinst op, maar kan er ook veel efficiënter debiteurenbeheer en after sales worden uitgevoerd. Zo helpt het bedrijf het MKB om grip te krijgen op hun facturen.

CompactOnline biedt meerdere mogelijkheden voor gunstige tarieven. ZZP’ers en Starters kunnen al voor negentig euro per jaar facturen maken en met uitbreiding van de herinneringen betalen ze honderdtachtig euro per jaar. Zaterdag 2 november kun je op de KvK Startersdag kennismaken met CompactOnline in Groningen en in Utrecht.

Tekst: Leo Singor

terug

Reacties op dit bericht

Reactie plaatsen? Log in met uw account.