Evenement locatie | De sleutel tot succes

29 juni 2020 09:29

• Bedrijfsadvies

Wat je ook maar wilt bereiken, je evenement valt of staat met de plek waar je dit wilt gaan doen. Welke eisen mag je dan precies stellen?

Dat zijn er behoorlijk wat! Want of je nu op zoek bent naar geschikte congreslocaties in Tilburg of naar ruimtelijke vergaderlocaties in Den Haag, je komt samen met een grote groep mensen en die zijn daar allemaal met een doel. Er is in beide gevallen wel iemand die een bepaalde boodschap wil overbrengen en daarvoor moet gewoon alle ruimte zijn. Dat betekent dat je waarschijnlijk zelf de scepter wilt kunnen zwaaien over de indeling van jouw zakelijke evenement. En dat kunnen we je moeilijk kwalijk nemen.

Misschien heb je wel hele persoonlijke eisen en wensen omtrent jouw evenement locatie, maar hieronder bespreken we een aantal zaken die je er sowieso van mag verwachten. Neem geen genoegen met minder!

Omgeving

Hiermee bedoelen we zowel binnen als buiten. Waarom is buiten zo belangrijk wanneer je toch binnen zit? Omdat het gaat om de totaalervaring. Zodra je bezoekers het gebouw van jouw keuze binnen stappen, wil je niet dat ze dat tegen hun zin in doen. Er moet enthousiasme zijn, de wens om te luisteren en de drang om samen te werken. En die zaken zijn binnen handbereik wanneer het pand waar jullie samenkomen er van zichzelf al aantrekkelijk uitziet! Net als de omgeving waarin het gebouw staat.

Verder is de indruk van de ruimte(s) zelf minstens zo belangrijk. Met een beetje geluk zitten jullie aan één of meerdere grote vensters, waar natuurlijk licht naar binnen kan vallen - toegegeven, dan moeten jullie het weer wel een beetje mee hebben. Maar de zaal hoort in ieder geval een positieve en inspirerende weerslag op alle aanwezigen te hebben. Dat betekent ook dat de aankleding niet te druk mag zijn, want dat leidt weer af. Let hierop bij het uitkiezen van jouw ideale zaal.

Ruimte

Daarnaast moet er ook genoeg plek voor iedereen zijn. Want tel je dat slechts op met behulp van het aantal stoelen, dan maak je de aanwezigen wellicht heel erg ongelukkig. Er bestaat in dat geval kans dat iedereen volledig op elkaar gedrukt zit en daar wordt niemand blij van. Het liefste kies je dus een zaal uit waar je de toestemming krijgt van de beheerders om de indeling praktisch aan te passen aan jouw wensen.

Bereikbaarheid

Komen er veel mensen van buiten de stad waar jouw zakelijke evenement wordt gehouden? Dan is het wel heel belangrijk dat alle genodigden de locatie met gemak weten te vinden. Zorg dat iedereen een routebeschrijving krijgt toegestuurd, met daarop duidelijk het adres vermeld - wellicht zelfs een foto van het gebouw. Idealiter is hier ruim voldoende parkeergelegenheid aanwezig en is de plek van jouw event eenvoudig bereikbaar met behulp van het openbaar vervoer. Dat zou betekenen dat er stations en haltes in de buurt zijn. Voeg de routes vanaf de dichtstbijzijnde hiervan ook aan de routebeschrijving toe.

Faciliteiten

Om je punt duidelijk te maken, kunnen audiovisuele hulpmiddelen onmisbaar zijn. Denk aan laptops, beamers, schermen, microfoons en speakers. Dat zijn over het algemeen de belangrijkste. Misschien heb je die zelf al, maar kun je op een gemakkelijke manier voorkomen dat je dat allemaal hoeft mee te sjouwen. Namelijk kiezen voor een locatie waar deze zaken al aanwezig zijn! Laat je over dergelijke mogelijkheden tijdens je zoektocht naar de ideale zaal dan ook uitgebreid informeren.

Catering

Behalve er een fijne en informatieve bijeenkomst van te maken, is het heel belangrijk dat je ook denkt aan het inwendige der mens. Oftewel, na een tijdje informatie vergaren en uitwisselen krijgen de aanwezigen honger en dorst! Vaak kun je van buitenaf catering laten aanrukken, maar het is wel zo fijn als die al bij de prijs van de zaalhuur is inbegrepen. Want in sommige gevallen verzorgt zo’n zalencentrum dit zelf! Ook iets om goed naar te kijken.

Heel veel succes en plezier met de organisatie van jouw evenement!

Interessant artikel? Deel het: