Een onnodig ondernemersrisico

20 augustus 2025 10:04

• Financieel & Juridisch

Veel ondernemers steken hun energie in productontwikkeling, klanten en groei. Dat is begrijpelijk: zonder die factoren komt er geen omzet en geen toekomstperspectief. Toch wordt de notaris vaak pas ingeschakeld wanneer de eerste investeerder op de stoep staat of er problemen ontstaan binnen de aandeelhouderskring. Dan blijkt de juridische basis niet op orde te zijn, met vertraging, extra kosten of zelfs persoonlijke aansprakelijkheid tot gevolg.

Het opvallende is dat het vaak om dezelfde fouten gaat. Het zijn zaken die in een vroeg stadium relatief eenvoudig geregeld hadden kunnen worden, maar die in een later stadium ineens grote obstakels blijken te vormen. Hieronder staan vijf van de meest voorkomende fouten besproken die ondernemers maken door niet of te laat een notaris in te schakelen – en de mogelijke schade die daaruit voortvloeit.

Wachten

Een eerste veelvoorkomend probleem is het te lang wachten met het oprichten van een besloten vennootschap. Veel ondernemingen starten als eenmanszaak of vennootschap onder firma en blijven in die rechtsvorm actief, ook wanneer er al substantiële omzet, contracten en personeel in het spel zijn. Zolang de BV ontbreekt, zijn de ondernemers privé aansprakelijk voor verplichtingen en schulden. Dat betekent dat een claim of faillissement rechtstreeks kan doorwerken in het privévermogen. Ook kan het overzetten van contracten, activa en werknemers naar een BV later ingewikkeld en kostbaar zijn, terwijl er bovendien fiscale voordelen worden gemist. Een tijdige oprichting via de notaris voorkomt deze risico’s en zorgt voor een solide juridische basis.

Akte

Een tweede fout ontstaat vaak in de fase waarin ondernemers investeerders aantrekken. Term sheets worden getekend, geld wordt soms al overgemaakt, maar de noodzakelijke notariële aandelenuitgifte ontbreekt. Zonder notariële akte is een aandelenuitgifte juridisch ongeldig en staat de investeerder feitelijk met lege handen. Dit ondermijnt vertrouwen, veroorzaakt vertraging en kan een zorgvuldig voorbereide deal zelfs doen mislukken. Daarbij komt dat bij grotere investeringen vrijwel altijd de statuten moeten worden aangepast, bijvoorbeeld voor de invoering van preferente aandelen, bijzondere zeggenschapsrechten of beschermingsconstructies. Wanneer die pas in de eindfase geregeld worden, leidt dat tot extra juridische en administratieve druk, en vaak tot teleurstelling bij investeerders.

Beloningen

Ook bij personeelsbeloningen gaat het regelmatig mis. Steeds meer startups en scale-ups willen hun medewerkers binden door aandelen of opties toe te kennen. Dat is een waardevol instrument, maar alleen wanneer de juridische structuur klopt. In de praktijk gebeurt het vaak dat er wel beloftes worden gedaan, maar dat er geen aandelenpool, geen machtiging voor aandelenuitgifte of geen stichting administratiekantoor (STAK) aanwezig is. De consequentie is dat de afspraken niet uitvoerbaar blijken, of dat medewerkers met een schijnzekerheid worden opgezadeld. Dit leidt tot frustratie en kan talent zelfs doen vertrekken. Voor investeerders is het bovendien een rode vlag wanneer blijkt dat de cap table rommelig of ondoorzichtig is. Een notaris kan zorgen voor een heldere structuur en uitvoerbare regelingen, zodat beloftes ook daadwerkelijk worden waargemaakt.

Instap

Een vierde probleem ontstaat bij de in- en uitstap van aandeelhouders. Ondernemers spreken onderling af dat iemand een belang krijgt of juist wordt uitgekocht, en leggen dit vast in een contract of zelfs mondeling. Maar bij een BV kan overdracht van aandelen uitsluitend via een notariële akte plaatsvinden. Zonder die akte is de overdracht ongeldig. Dit leidt tot grote problemen bij een volgende financieringsronde of verkoop van het bedrijf. Potentiële investeerders of kopers haken af wanneer blijkt dat de eigendomsverhoudingen niet helder zijn. De schade kan variëren van langdurige juridische procedures tot het volledig mislopen van een transactie.

Governance

Ten slotte zijn er de meer verborgen risico’s: governance-afspraken, leaver-regelingen en de overdracht van intellectueel eigendom. Ondernemers leggen onderling vaak afspraken vast in een side letter of e-mail, bijvoorbeeld over wat er gebeurt als een oprichter vertrekt, of over de overdracht van auteursrechten en technologie. Zonder statutaire verankering zijn zulke afspraken vaak niet afdwingbaar. Een vertrokken oprichter kan daardoor zijn aandelen behouden en invloed blijven uitoefenen, wat de onderneming kan blokkeren. Nog ernstiger is de situatie waarin blijkt dat het intellectuele eigendom niet bij de BV ligt, maar bij een oprichter of freelancer. Tijdens een due diligence kan dit een directe reden zijn voor investeerders om af te haken. Achteraf repareren is vaak duur, tijdrovend en soms zelfs onmogelijk.

De rode draad in al deze voorbeelden is dat ondernemers deze risico’s onderschatten. De schade is vaak vele malen groter dan vooraf gedacht. Persoonlijke aansprakelijkheid, gemiste fiscale voordelen, teleurgestelde medewerkers en stukgelopen investeringsrondes zijn geen uitzondering. De notaris inschakelen wanneer de problemen zich al hebben voorgedaan, betekent meestal repareren onder tijdsdruk en met hoge kosten.

In zekere zin geldt dat het goedkoper is om een notaris vroeg in te schakelen dan laat. Om notariskosten beheersbaar te houden helpt het dan ook om de notaris niet te zien als sluitstuk, maar als strategische partner vanaf de start. Bij de oprichting van een BV, het betrekken van investeerders, het opzetten van personeelsopties of het vastleggen van afspraken tussen aandeelhouders: hoe eerder de notaris wordt betrokken, hoe sterker en betrouwbaarder de juridische basis van de onderneming is. Daarmee worden niet alleen risico’s vermeden, maar krijgen ook investeerders, medewerkers en partners het vertrouwen dat de onderneming klaar is voor de volgende fase van groei.

Mr Geert Janssen MRE MBA is notaris bij MAES notarissen

Interessant artikel? Deel het: