7 tips voor een succesvol evenement

14 september 2022 11:09

• Bedrijfsadvies

Het succes van een evenement staat of valt met de systemen die op de achtergrond hun werk doen. Iedere technische schakel in de keten moet perfect werken: van toegangscontrole tot betalingen, van logistieke zaken tot crowd management. Een weinig besproken maar essentieel onderdeel in deze keten zijn de dragers van deze techniek, zoals keyfobs, passen of tickets.

De onmisbare rol van dragers als pasjes en labels

Als bezoeker van een evenement realiseer je je niet altijd hoeveel techniek er achter de schermen meespeelt. Als alles op rolletjes loopt, kan je moeiteloos naar binnen, reken je eenvoudig je drankjes af en kun je eventuele waardevolle spullen in een kluisje opbergen. Om al dit soort handelingen mogelijk te maken, is er een technisch proces actief met daarin verschillende schakels.

Op evenementen zie je vaak systemen die te gericht zijn op:

·        Betalingen (kassasystemen)
·        Toegangscontrole
·        Crowd management
·        Inzicht in logistiek en horeca voorzieningen

Het technische gedeelte van het opzetten en inrichten van dit soort systemen wordt vaak neergelegd bij systeemleveranciers die gespecialiseerd zijn in bijvoorbeeld betalingsoplossingen, automatisering van ICT-processen of toegangscontrole. Maar de systemen kunnen nog zo mooi ontworpen zijn, je bent nergens als je niet de juiste drager voor de techniek selecteert. Dragers als pasjes, labels en tickets zijn onmisbaar voor de bezoekers. Ze spelen een essentiële rol om de actie (zoals toegang verlenen of betalen) ook daadwerkelijk te laten slagen. Het laatste dat je wilt is immers dat het hele systeem faalt doordat de techniek in de drager niet naar behoren werkt. Goed dus om de rol van deze dragers eens onder de loep te nemen. En te kijken welke mogelijkheden ze bieden om van elk evenement een succes te maken.

7 tips voor een succesvol evenement

1. Selecteer de juiste drager: een keyfob, plastic pas, label, ticket of polsbandje. Elke drager heeft z’n eigen specifieke eigenschappen en kent daardoor voor- en nadelen. Een keyfob is bijvoorbeeld robuust, maar biedt minder ruimte voor bedrukking. Een ticket biedt meer ruimte voor informatie, maar verdwijnt na de toegangscheck algauw in een tas of broekzak. Een plastic pas aan een lanyard is altijd binnen handbereik, maar kost vaak weer meer dan een label.

2. Kies voor gelaagde toegangsmogelijkheden van de bezoekerspassen (of andere dragers). Zo bepaal je precies welke bezoeker toegang krijgt tot welke ruimtes en locaties. Immers, niet iedereen mag zomaar backstage en de VIP room is er alleen voor speciale gasten.

3. Zorg voor optimale veiligheid met een waterdicht betalingssysteem. Als verschillende partijen een deel van het proces uitvoeren en elke partij een eigen beveiligingslaag inbouwt, ontstaat een zogenoemde ‘closed loop’ betalingssysteem, waarmee het praktisch onmogelijk wordt om een betaalpas na te maken. Zo voorkom je fraude.

4. Zet je toegangspassen of tickets ook in als marketinginstrument. Door ze (aan beide kanten) te bedrukken met een ontwerp dat indruk maakt, versterk je de uitstraling van je event. Wie weet wordt het zelfs een collector’s item. Als je hierbij de huisstijl van jouw bedrijf toepast, vergroot je daarmee ook nog eens de naamsbekendheid van je merk. En met gepersonaliseerde elementen van de bezoeker (denk aan naam, bedrijfsnaam of dieetwensen) maak je nog meer indruk.

EXTRA TIP: De ExpoBadge is hier ideaal voor. De ExpoBadge is een papieren etiket dat je bij de toegang van je evenement full colour kunt bedrukken. Vervolgens vouw je hem dubbel, plak je de uiteinden aan elkaar en bevestig je hem heel gemakkelijk aan een keycord.

5. Kies voor gemak: voeg alle systemen van verschillende leveranciers samen in één pas (of andere drager). Zo heeft je bezoeker nog maar één pas nodig om alles te regelen. Van parkeren tot toegang en van betalen voor een drankje tot het opbergen van spullen in een kluisje.

6. Volg je publiek. Als je kiest voor passen of keyfobs met traceerbare RFID-chips krijg je realtime inzicht in horecaverbruik en publieksspreiding. Zo kun je bijvoorbeeld voorraden in de gaten houden en eventueel beslissen om de horecaprijzen aan te passen als de verkoop achterblijft. En natuurlijk levert dit ook waardevolle informatie op over het gedrag van je bezoekers. Een analyse van deze gegevens kan helpen om volgende evenementen nog beter te maken.

7. Benut de techniek in je systemen optimaal. Met voorgeprogrammeerde chips geef je bezoekers toegang tot de juiste plekken. Waarom gebruik je dezelfde techniek ook niet om ze een persoonlijke begroeting (en afscheidsgroet) te laten zien? Zo maak je hun bezoek extra persoonlijk en onvergetelijk.

Hulp nodig? Schakel een specialist in

Je ziet het; er is heel veel mogelijk. Dan is het fijn als je een specialist kunt inschakelen om je te helpen de beste oplossing te bepalen voor jouw evenement. DCP uit Groningen is zo’n specialist. Zij koppelen jouw wensen en technische randvoorwaarden aan de vele mogelijkheden van passen en labels. Zo komen ze samen met jou tot een totaaloplossing voor alle geautomatiseerde systemen voor jouw evenement. Of het nu gaat om beveiliging, koppeling van databases, marketing, bedrukking of fulfilment – DCP helpt je graag om jouw evenement tot een succes te maken.

BEDRIJFSGEGEVENS

DCP
Aarhusweg 7
9723 JJ Groningen
Tel. 050 579 00 84

E-mail: info@dcp.nl
www.dcp.nl

Interessant artikel? Deel het: