5 tips om het sturen van bedrijfspost makkelijker te maken

19 september 2023 14:35

• Bedrijfsadvies

Post is nog steeds erg belangrijk voor verschillende bedrijven. Het verzenden en verwerken van brieven is echter een tijdrovend proces. De documenten moeten opgesteld worden, verzendklaar gemaakt worden en het moet dan ook nog eens op de juiste manier verstuurd worden. Denk bijvoorbeeld aan facturen, abonnementen of andere zakelijke post die je in grote getalen wil versturen. In deze blog lees je hoe je dit het beste kunt aanpakken.

1.Verstuur je post in bulk

Je kunt als bedrijf veel tijd besparen door brieven online te verzenden via een online postplatform. Je kunt ervoor kiezen om dit via een mailing te doen. In dat geval verstuur je in een keer tientallen tot honderden brieven met een klik op de knop. Doordat je voor een verzending in bulk kies, bespaar je ook nog eens geld.

2. Houd je post in de gaten met een track & trace

Het is heel vervelend als de post niet goed aankomt. Niet alleen voor jou als bedrijf, maar ook voor de ontvanger. Er zijn veel redenen waardoor post niet aankomt. Bijvoorbeeld een verkeerde frankering, of een onjuist adres. Door dit uit te besteden, hoef je zelf nooit meer een postzegel te plakken. Dit gaat namelijk allemaal automatisch als je via postbode.nu jouw zakelijke post verstuurt. Hier kun je direct kiezen voor de optie om je verzending te tracken of aangetekend te versturen.

3.Houd het veilig

Als bedrijf wil je dat je post op een veilige manier verzonden wordt. Vooral bij gevoelige inhoud, zoals officiële documenten, facturen of aanmaningen is privacy essentieel. Daarom gaat het versturen van post volledig volgens de richtlijnen van verwerking van persoonsgegevens (AVG). Zo weet u zeker dat uw documenten veilig worden verzonden. 

4.Denk aan je huisstijl

Je huisstijl is ontzettend belangrijk voor herkenning bij klanten. Personalisatie van brieven/enveloppen zorgt voor vertrouwen bij de ontvanger. De manier waarop je documenten verstuurd, draagt bij aan de loyaliteit van je klanten. Kom je betrouwbaar en correct over, dan zullen klanten geneigd zijn om sneller te reageren. Of om op tijd de openstaande facturen te betalen.

5.Digitaliseren

Door gebruik te maken van een digitaal postplatform kun je niet alleen je zakelijke stukken sneller versturen, maar je kunt ook al je zendingen bijhouden in je persoonlijke omgeving. Dit maakt de administratie een stuk makkelijker. Printen, sorteren, frankeren, het is allemaal verleden tijd, wanneer je het postproces digitaliseert.

Begin met digitale postverwerking

Klassieke post blijft voor sommige stukken nog steeds de beste optie. Vooral voor officiële documenten is het nog altijd fijn om een brief op de deurmat te ontvangen. Toch kun je het jezelf een stuk makkelijker maken door het verzenden en verwerken van de post te digitaliseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld. Een snellere verwerking en efficiëntere administratie, wie wil dat nu niet?

Bekijk daarom eens de mogelijkheden om jouw postproces uit te besteden aan een digitaal postplatform. En begin vandaag nog met digitale postverwerking.

Interessant artikel? Deel het: