Gepubliceerd op 30 april 2020

Bedrijfsprocessen optimaliseren: 3 tips

Een bedrijf functioneert niet goed zonder duidelijke processen. Deze maken het immers mogelijk om efficiënt te kunnen werken en effectief te kunnen reageren op gebeurtenissen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat deze processen zo georganiseerd zijn dat ze weinig kosten in de zin van tijd, geld en arbeid en zoveel mogelijk opbrengen. Aangezien bedrijven continu in beweging zijn is het daarom belangrijk om de gebruikte bedrijfsprocessen continu te evalueren. Wat gaat er goed en wat kan eenvoudiger of wat kan effectiever? Ook de bedrijfsprocessen van je organisatie analyseren en optimaliseren? Maak gebruik van onderstaande tips!

1. Stel het overkoepelende doel van de optimalisatie vast

Nadat bepaalde processen zijn opgetuigd en aangenomen, vervalt een organisatie in een bepaalde routine. De wereld is echter continu in verandering, waardoor er altijd nood zal zijn aan de optimalisatie van deze processen. Voordat je gaat optimaliseren is het wel belangrijk om vast te stellen op welk gebied er veranderingen nodig zijn. Zo kunnen bedrijfsprocessen worden aangepast omdat er behoefte is aan vereenvoudiging: procesvereenvoudiging is erop gericht bepaalde interne handelingen simpeler te maken. Ook kan het zijn dat er behoefte is aan procesverbetering: interne bedrijfsprocessen moeten dan efficiënter en effectiever gemaakt worden. Niet zelden is echter procesafstemming cruciaal: de interne bedrijfsprocessen moeten in dat geval beter op elkaar worden afgestemd.

2. Inzicht verkrijgen in huidige processen

Een grote valkuil van veel organisaties is om te voortvarend aan de slag te willen gaan met het verbeteren van de processen. Dit is echter niet mogelijk zonder eerst de huidige bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Wat is eigenlijk de werkwijze binnen het bedrijf en in hoeverre zijn deze processen vastgelegd en geautomatiseerd? Wordt er bijvoorbeeld al gebruik gemaakt van business software om de processen goed te laten verlopen? En welke behoeftes zijn er op dit vlak? Pas als je de huidige processen inzichtelijk hebt gemaakt en weet wat er wel of niet goed werkt is het tijd om te gaan optimaliseren.

3. Specifieer taken en deadlines

Inzichtelijk is nu wat het nulpunt is vanaf waar de optimalisatie moet beginnen en wat de te behalen doelen zijn. Nu is het zaak om de taken te verdelen en deadlines te stellen. Formuleer iedere uitdaging altijd smart: een optimalisatie taak moet specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsspecifiek zijn. Ook is het nodig om rolonduidelijkheid te voorkomen: iedereen binnen de organisatie moet weten wat er van hen verwacht wordt. Stel daarom een procesverantwoordelijke aan die taken en verantwoordelijkheden verdeeld en ervoor zorgt dat iedereen binnen de organisatie zich bij het project betrokken voelt.