Backoffice uitbesteden? Checklist voor uitzendbureaus
21 juni 2021 10:00
Ondernemers in de uitzendbranche kunnen diverse routes volgen waar het gaat om de automatisering van hun bedrijfsprocessen. Binnen die verschillende routes is het belangrijk om enkele uitgangspunten rondom de keuze voor software te respecteren. Welke uitgangspunten dat zijn? Deze blog verschaft duidelijkheid.
Specifieke software voor uitzendbureau
Er zijn veel aanbieders van software in de markt, maar slechts een klein deel heeft op maat gesneden software voor het uitzendbureau. Een dergelijk Backoffice-systeem is van grote toegevoegde waarde voor de uitzendondernemer, die daarmee de complete uitzendadministratie en de urenregistratie nauwgezet kan bijhouden. Bij sommige aanbieders vindt u software voor een geïntegreerde frontoffice en backoffice. Dit biedt voordelen voor een gesynchroniseerd verloop. Een andere mogelijkheid is dat de softwareleverancier de backoffice koppelt aan externe gespecialiseerde software op het gebied van planning, werving en selectie, urenregistratie, digitale facturatie en digitale ondertekening. In afstemming op het soort bedrijf en de groeifase waarin het verkeert, is op elk niveau een juiste samenstelling van software voor de uitzendbranche te bepalen. De keuze voor software met een mogelijkheid tot modulaire opbouw is dan erg praktisch.
Backoffice software en accountantskantoor
Het is verstandig voor uitzendbureaus om de backoffice te hebben uitgelijnd met het systeem dat het accountantskantoor hanteert. Berekeningen, verloning en facturatie zijn daarmee eenduidig en juist geregistreerd. In de ideale situatie is het accountantskantoor reeds bekend met het uitzendsoftwarepakket waarmee wordt gewerkt. Het verdient de voorkeur dat starters in de uitzendbranche hier bij de keuze voor een geschikt accountantskantoor alvast rekening mee houden. De softwareleverancier kan het beste aangeven met welke accountantskantoren probleemloos is samen te werken aan de hand van de specifieke software voor de uitzendbranche.
Verloning en facturering in eigen hand via koppeling
Als uitzendorganisatie heeft u de mogelijkheid om de verloning en facturering in eigen hand te houden. Wanneer u al over een bepaald CRM-systeem beschikt, zorg er dan voor dat de backoffice op een later moment aan dit CRM-systeem te koppelen is. Er zijn gespecialiseerde aanbieders in de markt die hun software op uw bestaande systeem kunnen laten aansluiten. Het geniet de voorkeur om vooraf al rekening te houden met deze mogelijkheid, en direct te starten met een backoffice systeem inclusief financiële administratie, afkomstig van één gespecialiseerde softwareleverancier.
Compleet en volledig geïntegreerd softwarepakket voor uitzendbranche
In de meest ideale situatie werkt u vanaf het begin met een backoffice pakket inclusief financiële administratie, voorzien van geïntegreerde modules zoals urenregistratie en werving & selectie. Een dergelijke totaaloplossing koppelt alle data van de voorzijde (recruitment) en achterzijde (backoffice) tot één systeem. Werken met een geïntegreerd systeem leidt voor het uitzendbureau tot tijdsbesparing (en daarmee op termijn ook geldbesparing) en levert veel nuttige informatie op. Zo zijn tijdens de selectie direct informatie over de CAO, het loon en zelfs een pro forma-berekening beschikbaar. Wanneer u werkt met werknemers die in het buitenland wonen en tijdelijk in Nederland werken, werpt de beschikbaarheid van een betrouwbaar ingerichte ET-regeling duidelijk vruchten af.
Auteur: Mw. Wil Ponsioen
Werk: 15 jaar ervaring op gebied van software voor de uitzendbranche
Bedrijf: Freepack Software
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.