Eens per twee jaar langs de notaris

11 februari 2019 11:21

• Financieel & Juridisch

Sinds de jaren ’50 is er aan de Zuidoostersingel 51 in Harlingen al een notariskantoor gevestigd, waar in 1985 Otto Jelsma zijn notarispraktijk startte. In 1993 kwam notaris Theo Koelma erbij en werd het een maatschap onder de naam Jelsma Koelma Notarissen en Juridisch Adviseurs met, naast de vestiging in Harlingen, een notariskantoor aan de A.M. Van Schurmansingel 51-53 in Franeker. De praktijk in Harlingen wordt sinds 1 januari 2009 gerund door notaris Henk Jan Hettema, als opvolger van Otto Jelsma, en de maatschap heet tegenwoordig Jelsma Koelma Netwerk Notarissen. In beide kantoren werken, inclusief Koelma en Hettema zelf, in totaal tien mensen: twee notarissen, drie kandidaat-notarissen, twee notarisklerken, één notarieel medewerker en twee administratief medewerksters.

Altijd objectief en onafhankelijk

Het interview met Henk Jan Hettema is bij aanvang direct al leerzaam, als hij me vertelt dat een notaris een openbaar ambtenaar is die benoemd en ontslagen wordt door de regering. Hij legt uit: “Wij zijn openbaar ambtenaar en heel mooi gezegd worden we benoemd door de Kroon; de Koning in dit geval. Als we zeventig jaar oud zijn, moeten we stoppen en krijgen we leeftijdsontslag. Dat is bij rechters hetzelfde. Als je zelf eerder wilt stoppen, doe je een verzoek om ontslagen te worden. Dat klinkt een beetje vreemd, maar het is niet zo dat ik morgen opeens kan beslissen ‘Ik stop ermee’. Ik moet dan eerst wel het een en ander goed geregeld hebben en ervoor zorgen dat er een opvolger is. Je zou het een hybride vorm kunnen noemen: aan de ene kant ben ik gewoon ondernemer met personeel wat ook betaald moet worden en wil ik graag dat bij mij de schoorsteen ook blijft roken, maar aan de andere kant ben ik een openbaar ambtenaar die benoemd is door de overheid wat de nodige verplichtingen schept. Dit geldt ook voor deurwaarders. We zijn niet in dienst van de overheid, maar door de benoeming hebben we wel een wettelijke taak opgedragen gekregen.”

Een belangrijke kernwaarde van het notariaat is dat de notaris altijd objectief en onafhankelijk is. Hettema noemt als voorbeeld een onroerend goed transactie: “Ik behartig niet de belangen van de verkoper en ook niet die van de koper, maar ik treed voor beiden op. Eigenlijk ben ik het smeermiddel tussen beide partijen.”

Een tweede belangrijke pijler is de geheimhoudingsplicht. “Alles wat hier op kantoor besproken wordt, blijft binnenkamers.”, aldus Hettema: “Denk maar aan een testament. Dat wordt pas openbaar op het moment dat iemand komt te overlijden.”

e

Drie rechtsgebieden

Er zijn drie rechtsgebieden in het notariaat waar Jelsma Koelma Notarissen werkzaam in is, te weten Onroerend Goed, Persoon & Familierecht en Rechtspersonenrecht, ook wel Vennootschapsrecht genoemd. Onroerend Goed beslaat ongeveer zestig procent van de werkzaamheden en de andere twee rechtsgebieden elk zo’n twintig procent. Hettema gaat er dieper op in: “Bij Onroerend Goed moet je denken aan hypotheken en overdracht van woningen en bedrijfspanden. Bij Persoon & Familierecht gaat het over alles rondom een testament, huwelijkse voorwaarden en de afwikkeling van nalatenschappen en erfenissen. En tot slot heb je bij Rechtspersonenrecht te maken met alles rondom Bv’s, verenigingen en stichtingen. Bij Bv’s heb je het dan specifiek over de oprichting ervan, aandelenoverdrachten, reorganisatie van bedrijven en al dat soort zaken.”

Qua de reorganisatie van bedrijven legt hij uit dat het dan om een juridische herstructurering gaat: “Er zijn diverse mogelijkheden. Om er een paar te noemen: iemand zoekt een opvolger waardoor er een tweede aandeelhouder bij komt, de eigenaar van een eenmanszaak wil zijn bedrijf omzetten in een bv, twee bedrijven gaan fuseren of er is sprake van uittreding of intreding van aandeelhouders. Wij zorgen er dan voor dat de onderneming ‘een nieuwe juridische jas’ krijgt.”

Een aparte tak van sport

Jelsma Koelma Notarissen heeft naast de drie rechtsgebieden nog twee specialismen. Enerzijds is dat, doordat er een kantoor in Harlingen gevestigd is, de schepenpraktijk met alles wat te maken heeft met de overdracht en financiering van schepen en anderzijds, doordat het kantoor in Franeker middenin een agrarisch gebied opereert, de agrarische sector waarbij het gaat om de overdracht en financiering van landerijen en bedrijven in die sector.

Hoewel de schepenpraktijk onder onroerend goed valt, is het volgens Hettema wel een aparte tak van sport. Schepen staan net als woningen ingeschreven in het Kadaster, waardoor ze niet gekocht of verkocht kunnen worden zonder de tussenkomst van een notaris. Dat geldt ook wanneer een schip gefinancierd moet worden. “Een schip is eigenlijk een bedrijf, zo moet je dat zien.”, aldus Hettema: “En als er dan een financiering nodig is, wordt er een hypotheek opgezet en daarvoor moet de eigenaar van een rederij dan, net als bij een bedrijfspand, naar de notaris om dat schip in onderpand te geven aan de bank. En als hij dat schip gaat overdragen of er komt een nieuw schip bij, zal dat ook via de notaris gaan.”

Generatiewisseling

Alle drie genoemde rechtsgebieden zijn van belang voor ondernemers en hoewel je zou verwachten dat Persoon & Familierecht dan het minst belangrijk is, licht Hettema dat onderdeel er juist uit: “Het is goed als een ondernemer zich afvraagt ‘Wat gebeurt er met mijn onderneming als ik kom te overlijden?’ Daarvoor zul je bij de notaris wel het een en ander op papier moeten laten zetten in de vorm van een testament om ervoor te zorgen dat er niet onnodig veel belasting betaald wordt. En vaak rijst dan de vraag op waar het bedrijf naar toe gaat. ‘Blijft het binnen de familie of gaat het in het geval van een VOF of een Bv naar een mede-ondernemer?’ Dan heb je automatisch toch te maken met Familierecht. En deels natuurlijk ook met Rechtspersonenrecht, omdat er vaak al bepaalde afspraken over gemaakt zijn. Maar voor ondernemers is met name dat deel van Persoon & Familierecht wel van belang om de opvolging goed geregeld te hebben. Daarbij adviseer ik altijd om het testament eens per tien jaar tegen het licht te houden om te kijken of het nog actueel is, omdat er op fiscaal gebied nogal eens wat veranderingen plaatsvinden.”

Hettema voegt hieraan toe dat dit momenteel behoorlijk actueel is, omdat de naoorlogse generatie ondernemers zo langzamerhand tegen hun pensioen aanzitten of de vijfenzestig al voorbij zijn, waardoor er nu een generatiewisseling plaatsvindt: “De oude garde neemt afscheid en de nieuwe neemt het over. En dan komen wij in beeld.”

Bij de overdracht van een bedrijf is er volgens Hettema vaak sprake van een langere aanlooptijd en gaat het in fases. Hettema: “Het is over het algemeen niet zo ‘Ik ga mijn bedrijf overdragen’ en volgende week is het geregeld. Meestal moet je eerst iemand vinden die je bedrijf kan en wil overnemen. De nieuwkomer moet dan vaak langzaam ingroeien en krijgt bijvoorbeeld elk jaar meer percentages van de aandelen waarbij de uittreder percentages van zijn aandelen inlevert. Dit noem je een ingroeiregeling en omdat aandelen alleen notarieel overgedragen kunnen worden en elke nieuwe stap formeel vastgelegd moet worden, komt men dan steeds weer bij ons terecht. Uiteraard gebeurt het ook dat een ondernemer een geschikte opvolger heeft en zijn bedrijf in één keer overdraagt, maar hoe de overdracht ook verloopt, men moet altijd langs de notaris.”

Een levenstestament

Wat tegenwoordig ook actueel is en wat op notarieel gebied eigenlijk in het verlengde van het testament ligt, is de mogelijkheid dat een ondernemer bijvoorbeeld een beroerte of een hersenbloeding krijgt of dement wordt. Tijdens de opstelling van testamenten heeft Hettema al een aantal keren van ondernemers de vraag gekregen wat er dan gebeurt: ‘Wie kan er dan namens mij beslissingen nemen?’

Hettema: “Als je daar niets voor geregeld hebt, moeten de belanghebbenden, meestal de echtgenote en/of de kinderen, naar de rechtbank om een benoeming van een bewindvoerder aan te vragen. Om dat te voorkomen, kun je in het testament laten opnemen dat, wanneer je in een toestand komt waarin je geen eigen beslissingen meer kunt nemen, je echtgenote of één van je kinderen je vertegenwoordigt als dat nodig is.”

Dit noem je een levenstestament. Hettema zou het verstandig vinden als meer ondernemers een levenstestament aan hun bestaande testament zouden toevoegen. Verder is het volgens hem sowieso goed om één keer in de zoveel tijd eens bij de notaris langs te gaan om het bestaande testament te updaten. Hij gaat daarin nog een stap verder door te stellen dat ondernemers eigenlijk aangaande al hun notarieel vastgelegde zaken eens per twee jaar naar een notaris zouden moeten gaan om te kijken of alles nog actueel is, of dat het wijs is om bepaalde zaken juridisch anders vast te leggen.

Tekst: Leo Singor

Interessant artikel? Deel het: