Hoeveel mag ik mijn werknemers cadeau geven? Alles wat u moet weten

14 juli 2025 12:02

Financieel & Juridisch

Wanneer u als werkgever uw werknemers iets wilt schenken, bijvoorbeeld met de feestdagen of bij een jubileum, is het belangrijk om te weten hoeveel u belastingvrij cadeau mag geven. In dit artikel leggen we uit wat de regels zijn, welke vrijstellingen gelden en hoe u dit fiscaal slim kunt regelen.

Werkkostenregeling (WKR) als uitgangspunt

Sinds 2015 geldt in Nederland de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling bepaalt hoeveel u aan uw werknemers mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat zij hierover belasting hoeven te betalen.

Binnen de WKR geldt een zogenaamde vrije ruimte. Binnen deze vrije ruimte mag u onbelaste vergoedingen en verstrekkingen doen. Voor 2025 geldt:

1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000;
1,18% van het bedrag boven € 400.000.

Voorbeeld: Heeft uw bedrijf een loonsom van € 500.000, dan mag u:

1,92% van € 400.000 = € 7.680;
1,18% van € 100.000 = € 1.180;
Totaal: € 8.860 vrije ruimte.

Wat valt binnen de vrije ruimte?

Binnen de vrije ruimte kunt u onder andere geven:

Cadeaubonnen;
Pakketten met eten, drinken of luxe artikelen;
Reischeques of andere waardebonnen;
Bloemen of planten;
Sieraden of elektronica.

Let op: Contant geld en contante waardebonnen (zoals prepaid creditcards) vallen hier niet onder en worden vrijwel altijd als loon belast.

Overschrijding van de vrije ruimte: eindheffing

Komt u boven de vrije ruimte uit? Dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte. Dit kan dus een kostbare zaak worden.

Specifieke vrijstellingen en nihilwaarderingen

Niet alles hoeft binnen de vrije ruimte te vallen. Er zijn ook gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Enkele voorbeelden:

Personeelsfeest op de werkplek: valt onder nihilwaardering.
Consumpties tijdens werktijd: koffie, thee, water en kleine snacks zijn onbelast.
Kerstpakket: valt onder de vrije ruimte, tenzij het op de werkplek plaatsvindt en in natura wordt verstrekt.

Feestdagen en jubilea

Het is gebruikelijk werknemers tijdens feestdagen of bij jubilea iets extra’s te geven. Voorbeelden:

Bij 25-jarig dienstverband: belastingvrije jubileumuitkering van maximaal het loon over één maand.
Kerstcadeau: meestal ondergebracht in de vrije ruimte.

Voorbeeldberekening kerstcadeau

Stel u wilt elke werknemer een kerstpakket van € 75 geven. U heeft 20 werknemers:

20 x € 75 = € 1.500.
Past dit binnen uw vrije ruimte? Zo ja, geen belasting.
Zo niet, betaalt u over het meerdere 80% eindheffing.

Fiscaal aantrekkelijk regelen

Enkele tips om slim om te gaan met cadeaus aan werknemers:

Houd de administratie netjes bij. Noteer voor de Belastingdienst precies wat u geeft en aan wie.
Controleer jaarlijks uw vrije ruimte. Zo voorkomt u verrassingen bij de eindafrekening.
Maak gebruik van collectieve evenementen op de werkplek, want deze zijn vaak voordeliger geregeld binnen de WKR.

Praktische aandachtspunten

Geef liever geen cash geld of prepaid cards.
Cadeaubonnen zijn toegestaan, mits niet inwisselbaar voor contanten.
Hou rekening met de CAO: sommige CAO’s stellen specifieke regels over personeelscadeaus.