Goed dossieropbouw essentieel bij ontslag

12 oktober 2016 09:57

Bij het thema ‘Financieel en juridisch’ moet ik al snel denken aan het ontslagdossier en de transitievergoeding. Van alle wijzigingen in het arbeidsrecht de afgelopen jaren, zijn dit wel de meest ingrijpende. De ervaring leert dat een goed dossier steeds belangrijker, zo niet essentieel wordt. In dit artikel daarom aandacht voor het opbouwen van een goed dossier.

Ik wil mijn medewerker ontslaan

Medewerker functioneert niet, u praat al maanden met hem, niets lijkt te helpen en uw geduld raakt op. Op enig moment denkt u: “Hij moet vertrekken, ik ben er wel klaar mee”.

U meldt zich bij uw advocaat of bij de afdeling personeelszaken en het eerste dat zij vragen is: “Waar is het dossier?” Wat nou dossier? Iedereen ziet toch dat het niet gaat, hij heeft meer dan genoeg kansen gehad.

Herkenbaar? Ik kom dit regelmatig tegen in de praktijk en ik kan maar 1 ding zeggen: zorg voor een goed dossier bij ontslag. Met het nieuwe ontslagstelsel is het opbouwen van een dossier namelijk essentieel om een ontslagvergunning te krijgen. Nu al blijkt uit jurisprudentie dat rechters hier erg zwaar aan tillen. Zonder goed dossier wordt u terug gestuurd met de opdracht: “Gaat u eerst uw huiswerk maar doen”.

Dossieropbouw bij ontslag

Het opbouwen van een goed dossier begint al in een vroeg stadium, wanneer er nog niets aan de hand is en u denkt; met een goed gesprek los ik het wel op. Op dat moment gaat u er niet van uit dat u ooit een dossier nodig zult hebben, maar achteraf kunt u niet meer repareren.

Zorg dus bij dat eerste gesprek al voor een goed verslag. Ook verslagen van de reguliere functionerings- en beoordelingsgesprekken helpen bij het opbouwen van een dossier. Het belangrijkste is goed vast te leggen wat u heeft besproken. Dit hoeft geen ellenlang verslag te zijn met een weergave van het gesprek, maar zorg dat de volgende punten er wel in staan:

1.    datum + wie aanwezig

2.    aanleiding van het gesprek -> wat deed medewerker niet goed

3.    verwachtingen -> wat wilt u wel graag zien

4.    afspraken -> wat gaan jullie doen om het te verbeteren

5.    consequenties -> vertel wat de consequenties zijn als het niet verbetert

6.    evalueren -> maak een afspraak wanneer u gaat evalueren (datum en tijd)

a. medewerker weet dan dat hij gecontroleerd wordt (stok achter de deur)

b. als het niet goed gaat, heeft u direct weer een nieuw moment om uw dossier verder op te

bouwen

Blijf in gesprek, blijf vastleggen, laat daarin zien wat u doet, ook als werkgever heeft u hierin dus een verantwoordelijkheid. Als u alleen maar “foei” roept, maar niet uitlegt wat u wel verwacht en de medewerker daarbij ook niet begeleidt, zal geen rechter u een ontslagvergunning geven.

En voer de consequenties ook echt uit. Dreigen met 1 dag onbetaald (als voorbeeld) en het vervolgens niet uitvoeren, zal uw medewerker echt niet motiveren om zijn gedrag te verbeteren. Klinkt logisch, maar ik zie in de praktijk vaak anders. U heeft hem gewaarschuwd, dan kan het ook niet als een verrassing komen. Toch?

Ten slotte moet u alles wat u bespreekt en vastlegt ook aan de medewerker communiceren (door middel van een kopie van het verslag of een brief aan de medewerker).

Houd u dit consequent vol (en dat is lastig met de overvolle agenda die u toch al heeft , dan bouwt u een goed dossier op en is het verkrijgen van een ontslagvergunning makkelijker.

Ontslagvergoeding

Ook in de ontslagvergoeding is e.e.a. veranderd. Allereerst de naam; transitievergoeding. Dit omdat de bedoeling van de vergoeding is om medewerker te helpen van werk naar werk (transitie). De vergoeding kan worden ingezet voor het inkopen van scholing, training, outplacement, enz. Als werkgever kunt u dit ook verzorgen en het dan verrekenen met de vergoeding die u uiteindelijk aan de medewerker betaalt.

Kenmerk van de transitievergoeding is dat deze van tevoren al vaststaat. In de oude situatie werd deze deels bepaald door de rechter d.m.v. de correctiefactor, maar dat is niet meer zo. Ook al heeft medewerker het heel erg verprutst, dan nog betaalt u een transitievergoeding. Hierop zijn wel wat uitzonderingen, maar het voert te ver om daar nu over uit te wijden.

Berekening transitievergoeding

De transitievergoeding wordt bepaald door het maandsalaris en het aantal dienstjaren:

•    Een derde van het maandsalaris per dienstjaar voor de eerste tien dienstjaren

•    De helft van het maandsalaris per dienstjaar na het tiende dienstjaar

De transitievergoeding bedraagt maximaal € 76.000 of het jaarsalaris als dat hoger is dan € 76.000.

U kunt dus van tevoren uitrekenen wat u uw medewerker aan transitievergoeding mee dient te geven.

Conclusie

Het ontslagrecht is meer vastomlijnd geworden, dat maakt het makkelijker. De uitvoering van het traject vraagt voor veel werkgevers echter extra wek, tijd en soms ook vaardigheden.

Wilt u hulp bij het opbouwen van een dossier, het ontslaan van uw medewerker, het opstellen van een vaststellingsovereenkomst of het voeren van gesprekken met uw medewerker, laat u dan bijstaan door Trubkin Personeelsadvies. Ik kan u adviseren, aanschuiven bij gesprekken en helpen met het opbouwen van het dossier. Bel me even, dan bekijken we samen waar ik u het beste mee van dienst kan zijn.

Anouschka Trubkin, 06-23440672, info@trubkinpersoneelsadvies.nl, www.trubkinpersoneelsadvies.nl/contact.

Interessant artikel? Deel het: