Als ondernemer zit je niet te wachten op een hoop administratie. Er zijn tal van ondernemingen die zelfs een dag in de week inboeken om hun administratie door te lopen. Het is onvermijdelijk dat je vroeg of laat een formulier voor een klant moet maken. Bijvoorbeeld voor het opvragen van een offerte, voor het uitvoeren van een inspectie of voor het maken van een checklist. Stel: je levert apparatuur aan een opdrachtgever. Dan wil je uiteraard zeker weten dat je de juiste spullen levert en niets vergeten hebt. Zo’n checklist komt dan goed van pas.

Maar het is niet nodig om zo’n checklist volledig uit te werken in een programma als Word of Excel (of een gratis alternatief). Er zijn gemakkelijkere manieren om overzicht te houden. Bijvoorbeeld door een custom formulier in een digitaal programma te maken. Deze kan dan via de mobiele telefoon worden afgewerkt.

Custom formulier

Een custom formulier is een formulier dat je gemakkelijk aan kunt maken en aan kunt passen. Op deze manier is het mogelijk formulieren te gebruiken voor ieder doel. Of het nu gaat om het opnemen van een offerte, het verschaffen van een werkbon of het uitvoeren van een audit op werkprocessen. Custom formulieren kunnen helpen overzicht te houden. Wanneer je zelf een custom formulier maakt in een programma, is de kans groot dat je steeds opnieuw formulieren moet maken en deze apart moet opslaan. Er zijn diverse tools die kunnen helpen om gemakkelijk custom formulieren voor verschillende doelen aan te maken.

Digitale formulieren worden namelijk een stuk sneller ingevuld. Een mobiele app kan eenvoudig data verzamelen via bijvoorbeeld de smartphone op tablet. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een inspectieformulier. Je medewerker moet dan aan de hand van dit formulier kunnen aantonen welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd en waarom. Bijvoorbeeld als er een kabel moet worden aangelegd in de tuin. Het is dan nodig dat de werknemer laat zien dat hij de tuin netjes heeft achtergelaten en dat de klant tevreden is. Juist om deze reden is het mogelijk foto’s te bewerken via de app van een dienst als Incontrol en deze in het formulier bij te voegen.

Elementen

De naam ‘custom formulier’ doet denken dat je gemakkelijk zaken aan kunt passen. Dit is inderdaad het geval. Met een custom formulier kun je een formulier volledig digitaal op maat maken. Het maakt dus niet uit waar je een formulier voor gaat gebruiken, er zijn verschillende redenen om met een digitaal formulier te werken. Dit kun je doen door verschillende elementen te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een adresveld, het toevoegen van foto’s of audits, maar ook aan dingen waar je minder snel aan gedacht hebt. Zoals bijvoorbeeld coördinaten van de locatie waar de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Of een eenheid van producten die je levert. Deze elementen zijn gemakkelijk te gebruiken, zonder dat daarvoor allerlei formules hoeven te worden gebruikt.

Checklist

Als ondernemer wil je zeker weten dat het werk goed wordt uitgevoerd. Het is immers belangrijk dat de opdrachtgever tevreden is. Daarom kun je ervoor kiezen een checklist als custom formulier te maken. De eisen kun je dan zelf volledig uitwerken. Bijvoorbeeld door verschillende onderdelen in een checklist te zetten. Is alle rommel na werkzaamheden wel netjes opgeruimd? Is de klant ook tevreden? Is er voldaan aan voorwaarde A en B? Heeft de klant zijn handtekening gezet om het formulier goed te keuren? Zulke zaken komen allemaal in een checklist aan bod.

Inspectie

Het is vrij eenvoudig om van een custom formulier een inspectie of audit te maken. Bijvoorbeeld door verplichte waardes te selecteren. Deze waardes komen dan onder de vraag te staan. Wanneer je al een set van gegevens hebt, kunt je deze in het element ‘audit’ weer selecteren. Bij zo’n audit komen vaak dingen aan het licht die nog beter kunnen. Deze resultaten kun je dan weer omzetten in een taak en toewijzen aan een medewerker. Op die manier is het mogelijk snel te kunnen reageren op zaken die zich voordoen in je onderneming.

Geen zin om het zelf te doen? Gebruik een template

Natuurlijk is er een grote kans dat je je tijd liever anders besteedt en geen tijd of zin hebt om alle formulieren zelf in elkaar te klikken. Meestal is het niet nodig om het wiel twee keer uit te vinden. In sommige gevallen is er een template store/keuzemenu, hier staan de vaakst voorkomende formulieren al weergegeven. Je kunt deze gemakkelijk inladen en waar nodig aanpassen. Zo kun je al je werknemers en klanten snel voorzien van het juiste formulier, wat je doel ook is.

Interessant artikel? Deel het: