Wat kost een werknemer in 2025? Alle kosten op een rij

8 juli 2025 12:04

• Financieel & Juridisch

Een werknemer kost meer dan alleen het afgesproken brutoloon. Als werkgever betaal je ook sociale premies, pensioenbijdragen, vakantiegeld en soms aanvullende verzekeringen of opleidingskosten. In dit artikel krijg je een compleet en actueel overzicht van wat een werknemer je in 2025 écht kost.

Waarom deze informatie cruciaal is

Of je nu je eerste medewerker aanneemt of je team uitbreidt: een verkeerde inschatting van de loonkosten kan je cashflow onder druk zetten. Door vooraf goed te berekenen wat een werknemer kost, voorkom je verrassingen én kun je strategische keuzes maken.

Basisonderdelen van de loonkosten in 2025

We maken onderscheid tussen directe en indirecte kosten.

1. Brutoloon

Dit is het salaris dat je met je werknemer afspreekt. Dit vormt de basis van alle verdere kosten.

Voorbeeld: een administratief medewerker verdient € 3.000 bruto per maand.

2. Vakantiegeld

In Nederland is 8% vakantiegeld verplicht over het brutoloon.

Kosten:
€ 3.000 × 0,08 = € 240 per maand
= € 2.880 per jaar

3. Werkgeverslasten sociale premies

Je betaalt als werkgever verschillende premies aan de Belastingdienst, waaronder:

• WW (werkloosheid)
• Zvw (zorgverzekering)
• WAO/WIA (arbeidsongeschiktheid)

Gemiddeld liggen de werkgeverslasten rond de 25% tot 30% van het brutoloon. Dit kan verschillen per sector en contractvorm.

4. Pensioenbijdrage

Veel branches hebben een verplichte pensioenregeling (cao). Gemiddeld ligt het werkgeversdeel tussen de 10% en 15% van het salaris.

Let op: in 2025 zijn er voor bepaalde sectoren aanpassingen in de pensioenwet (Wet toekomst pensioenen).

Totale maandelijkse kosten: rekenvoorbeeld

Brutoloon werknemer: € 3.000
+ Vakantiegeld (8%): € 240
+ Sociale lasten (30%): € 900
+ Pensioenbijdrage (10%): € 300
Totale kosten per maand: € 4.440
Totale kosten per jaar: € 53.280

Afhankelijk van cao, verzekeringen en andere regelingen kan dit bedrag oplopen tot 60% bovenop het brutoloon.

Extra kosten om rekening mee te houden

1. Opleidingskosten

Werkgevers investeren steeds vaker in bij- of omscholing, vooral in krappe arbeidsmarkten.

2. Reiskostenvergoeding

Deze is niet verplicht, maar vaak opgenomen in cao’s of arbeidsovereenkomsten.

3. Verzuim en vervanging

Een zieke werknemer moet je in Nederland tot 2 jaar doorbetalen. De kosten van vervanging én verzuimverzekering komen voor jouw rekening.

4. Arbovoorzieningen en verzekeringen

Zoals bedrijfsaansprakelijkheid, verzuimverzekering en arbodienstverlening.

Tools en tips voor een juiste berekening

• Gebruik de rekentool van het Nibud of Loonkostenberekenaar van het UWV
• Vraag bij je brancheorganisatie of er sectorspecifieke kostenposten zijn
• Werk met een boekhouder of HR-adviseur voor correcte loonkostenberekening bij meerdere medewerkers

Slim besparen zonder in te leveren op kwaliteit

• Gebruik de WKR (werkkostenregeling) strategisch voor onbelaste vergoedingen
• Overweeg loonkostensubsidie of STAP-budget bij scholing
• Maak gebruik van loonkostenvoordelen (LKV) bij oudere werknemers, arbeidsbeperkten of jongeren

Een werknemer kost gemiddeld 30% tot 60% meer dan het afgesproken brutoloon. Door alle kosten helder in kaart te brengen, kun je betere keuzes maken over wie je aanneemt, voor welk tarief en onder welke voorwaarden. Vergeet niet: een werknemer is niet alleen een kostenpost, maar ook een investering in groei.

Interessant artikel? Deel het: