Denk maar aan als je internet bankieren gebruikt. Telkens als je toegang hebt tot je bankgegevens, gebruik je de cloud. De cloud maakt gegevens en software online toegankelijk, altijd en overal, vanaf elk apparaat. De harde schijf op je computer of laptop is niet langer het centrale knooppunt.

Wat is cloud boekhouden?

In het geval van cloud accounting houd je je bedrijfsboekhouding online bij. Dat omvat gegevens over inkomsten en uitgaven, en activa en passiva. De informatie wordt gecodeerd, net als bij een bank, zodat alleen mensen met de login de gegevens kunnen bekijken. Bedrijven begonnen cloud boekhoudsoftware - ook wel online boekhoudsoftware genoemd - te gebruiken in het begin van de jaren 2000. De meeste systemen worden geleverd met hulpmiddelen voor offertes maken, factureren, rekeningen beheren en meer. Leer meer over de voordelen van online boekhouding.

Hoe cloud accounting werkt

Gebruikers abonneren zich op een online boekhouding oplossing en verplaatsen hun administratie naar de cloud. Vanaf dan kunnen ze hun boekhouding bekijken vanuit elke webbrowser, of via een app op hun telefoon. De meeste gebruikers verbinden de software met hun zakelijke bankrekening, zodat banktransacties automatisch van de bank naar de administratie doorgevoerd worden. Dit bespaart hen veel gegevensinvoer.

Voordelen van cloud boekhoudsoftware

Je bedrijfsboekhouding online voeren heeft veel voordelen.

- Gegevens over je verkopen of inkomsten en aankopen kunnen rechtstreeks van je bank naar je administratie, zodat je geen uren kwijt bent aan het overschrijven ervan
- Je kunt op elk moment je actuele financiële positie zien
- Toegang voor meerdere gebruikers maakt het gemakkelijk om online samen te werken met je team en adviseurs
- Het is online software, dus je hoeft niets te installeren of bij te werken, en van al je gegevens wordt automatisch een back-up gemaakt.
- Je kunt een dashboard instellen dat belangrijke financiële informatie toont, zoals wie je geld schuldig is, welke rekeningen vervallen, aftrekposten zoals de MKB winstvrijstelling, en hoe je cashflow eruit ziet

Boekhoudsoftware moet niet vervelend zijn om te gebruiken

Boekhoudsoftware voor kleine bedrijven die niet via de cloud beschikbaar is, kan vervelend zijn. Het vereist veel handmatige gegevensinvoer en kan veel te veel van je tijd en moeite opzuigen. Dit voegt geen waarde toe, en haalt het plezier uit het zakendoen. Cloud software kan je bedrijf tijd en geld besparen.

Problemen met traditionele boekhoudsoftware

- De gegevens in het systeem zijn niet altijd up to date
-  Het werkt maar op één computer en gegevens worden van plaats naar plaats verplaatst, bijvoorbeeld op een USB schijf - dit is niet veilig of betrouwbaar
- Slechts één persoon heeft gebruikerstoegang, wat kan betekenen dat belangrijke personen geen toegang hebben tot financiële en klantengegevens
- Het is duur en ingewikkeld om back-ups te bewaren (als ze al gemaakt worden)
- Het is duur, moeilijk en tijdrovend om te upgraden vergeleken met cloud boekhoudsoftware, die automatisch bijwerkt

Waarom de cloud en boekhoudsoftware de perfecte match zijn

Je kunt cloud-gebaseerde software gebruiken vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Online boekhoudsoftware houdt kleine ondernemers verbonden met hun gegevens en hun boekhouders. De software kan integreren met een heel ecosysteem van bedrijfsapps van derden. Het is schaalbaar, kosteneffectief en gemakkelijk te gebruiken.

In de cloud is het niet nodig toepassingen op een desktop computer te installeren en uit te voeren. In plaats daarvan betaal je voor de software via een maandelijks abonnement.

Beveiliging in de cloud is van wereldklasse

Als eigenaar van een klein bedrijf maak je je misschien zorgen over de opslag van je gegevens door een aanbieder van cloud diensten. Maar de cloud is een van de veiligste manieren om informatie op te slaan. Met cloud software bijvoorbeeld kan, als je laptop gestolen wordt, niemand bij je gegevens, tenzij ze een login hebben voor het online account. Met cloud software leven je gegevens online op beveiligde servers - in tegenstelling tot op je harde schijf.

Bij een natuurramp of brand hoeft de bedrijfsproductiviteit niet te worden aangetast omdat er geen uitvaltijd is, omdat je in de cloud werkt. Al je informatie wordt veilig en beveiligd elders opgeslagen. Zolang je toegang hebt tot een computer of mobiel toestel dat met het internet verbonden is, ben je weer up and running.

Bovendien kun je, als je gebruikers uitnodigt om je gegevens te bekijken, de mate van toegang bepalen. Dit is veel veiliger dan de ouderwetse manier om je bestanden te e-mailen of een USB stick met je gegevens erop te sturen.

Cloud software bedrijven zorgen ervoor dat de veiligheid en privacy van gegevens over jou en je organisatie altijd luchtdicht is. Als je online bankieren gebruikt, dan ben je al klaar om cloud accounting te gebruiken.

Werk slimmer met toegankelijke gegevens in de cloud

Het mooie van online boekhoudsoftware is de flexibiliteit die het je geeft om je bedrijf te runnen vanaf je werk, thuis of onderweg. Je kunt erop vertrouwen dat je een actueel beeld hebt van hoe je bedrijf ervoor staat, waar je ook bent.

Software updates kunnen in de cloud sneller en gemakkelijker ontwikkeld en geleverd worden. Dit betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over het installeren van de nieuwste versie en dat je meteen toegang krijgt tot nieuwe functies. Met cloud boekhoudsoftware heb je de mogelijkheid om je bedrijf op afstand te runnen, van overal ter wereld. En wanneer gegevens vloeiend en toegankelijk zijn, zijn de mogelijkheden eindeloos.

Interessant artikel? Deel het: