Reiskostenvergoeding is voor veel werkgevers en werknemers een vast onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Toch bestaan er in de praktijk veel vragen over wat precies mag, wat moet en welke afstanden meetellen. Is een vergoeding verplicht? Geldt er een minimumaantal kilometers? En hoeveel mag je belastingvrij vergoeden per kilometer? In dit artikel zetten we de regels helder en correct op een rij.

Is reiskostenvergoeding verplicht?

In Nederland is een reiskostenvergoeding wettelijk niet verplicht. Een werkgever mag zelf bepalen of hij een vergoeding aanbiedt voor woon-werkverkeer of zakelijke kilometers. Wel kan een reiskostenvergoeding verplicht zijn als deze is vastgelegd in een cao, arbeidsovereenkomst of personeelsreglement.

Ontbreekt zo’n afspraak, dan is er geen wettelijke plicht tot vergoeding, ook niet bij lange woon-werkafstanden.

Belastingvrije reiskostenvergoeding per kilometer

Werkgevers mogen een vaste kilometervergoeding betalen voor reizen met een eigen vervoermiddel, zoals een auto, motor of fiets.

Het maximale bedrag dat onbelast mag worden vergoed is:
€ 0,23 per kilometer

Dit bedrag geldt voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers. Vergoedt een werkgever meer dan € 0,23 per kilometer, dan is het meerdere belast loon.

Er geldt geen ondergrens: ook één kilometer mag onbelast worden vergoed.

Vanaf hoeveel kilometer mag je vergoeden?

Er is geen wettelijk minimumaantal kilometers. Dat betekent dat:

Elke gereisde kilometer in principe mag worden vergoed
Zowel korte als lange afstanden meetellen
De enkele reis of het totaal aantal kilometers per dag als uitgangspunt mag worden genomen, zolang dit consistent gebeurt

De keuze hoe kilometers worden berekend, moet wel duidelijk en controleerbaar zijn.

Tot hoeveel kilometer mag je vergoeden?

Er bestaat geen wettelijk maximum aan het aantal kilometers dat je mag vergoeden. De enige grens zit in het bedrag per kilometer dat onbelast mag worden uitgekeerd.

Voor woon-werkverkeer geldt dus:
Onbeperkt aantal kilometers × maximaal € 0,23 per kilometer onbelast

Bij zeer lange afstanden kan de Belastingdienst wel kritisch kijken of sprake is van reëel woon-werkverkeer, maar er is geen vaste kilometergrens.

Reiskosten bij openbaar vervoer

Reist een werknemer met het openbaar vervoer, dan mag de werkgever de werkelijke kosten volledig en onbelast vergoeden, mits het gaat om zakelijke reizen of woon-werkverkeer.

Dit kan op twee manieren:
Vergoeding van losse OV-kosten op basis van declaraties
Vergoeding van een abonnement of OV-kaart die (deels) zakelijk wordt gebruikt

De vergoeding hoeft in dat geval niet te worden omgerekend naar een kilometerbedrag.

Vaste reiskostenvergoeding en de 128-dagenregel

Werkgevers mogen ook een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding afspreken. Hiervoor geldt de zogenoemde 128-dagenregel.

Deze regel houdt in dat een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. Wordt hieraan voldaan, dan mag de werkgever uitgaan van een vaste vergoeding alsof de werknemer het hele jaar reist.

Bij structureel thuiswerken of langdurige afwezigheid kan deze vaste vergoeding niet onbelast worden voortgezet.

Zakelijke kilometers buiten woon-werkverkeer

Voor zakelijke ritten, zoals klantbezoeken of vergaderingen buiten de vaste werkplek, geldt dezelfde maximale belastingvrije vergoeding van € 0,23 per kilometer.

Deze kilometers staan los van woon-werkverkeer en mogen volledig aanvullend worden vergoed.

Wat mag je meer vergoeden dan € 0,23?

Een werkgever mag altijd meer vergoeden dan € 0,23 per kilometer. Het verschil wordt dan gezien als belast loon en telt mee voor loonheffingen.

Sommige werkgevers kiezen ervoor dit hogere bedrag aan te bieden als extra arbeidsvoorwaarde, vooral in krappe arbeidsmarkten.

Veelgemaakte misverstanden

Een veelvoorkomend misverstand is dat reiskostenvergoeding verplicht zou zijn vanaf een bepaald aantal kilometers. Dat is niet juist. Ook wordt vaak gedacht dat woon-werkverkeer en zakelijke kilometers anders worden behandeld voor de kilometervergoeding, terwijl het maximale onbelaste bedrag gelijk is.

Daarnaast bestaat de indruk dat korte afstanden niet mogen worden vergoed, wat eveneens onjuist is.

Reiskostenvergoeding is flexibel geregeld in Nederland. Als werkgever bepaal je in grote mate zelf hoe je deze vergoeding vormgeeft, zolang je binnen de fiscale kaders blijft. Door duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen, voorkom je onduidelijkheid en discussies.

Voor werknemers geldt dat inzicht in deze regels helpt om beter te begrijpen wat wel en niet vanzelfsprekend is. Transparantie hierover draagt bij aan een eerlijke en duidelijke arbeidsrelatie.