Organiseer je een evenement namens je onderneming? Regel dan deze zaken!

2 april 2024 09:43

• Bedrijfsadvies

Als jouw onderneming het hoofd is van het bedrijfsevenement, gaat de druk om te presteren flink omhoog. Dit geldt vooral voor zakelijke evenementen waarbij het succes veel meetbaarder is en grote gevolgen kan hebben. Hier vind je een uitgebreide checklist om er zeker van te zijn dat je elk aspect van het evenement behandelt.

Licht en geluid

Licht en geluid vormen de atmosferische ruggengraat van elk evenement. Ze kunnen leiden tot reflecterende momenten van echte connectie of zorgen voor de juiste sfeer die nodig is voor zakelijke relaties. Een basiskennis van geluidstechnologie kan je helpen om met leveranciers te communiceren. Stem de geluidsniveaus af , zodat je publiek de sprekers en elkaar kan horen zonder dat het gesprek in de lobby wordt verstoord door een te diepe bas. Is het evenement eenmalig? Dan is licht en geluid verhuur je beste optie, wat voor evenement je ook gaat houden.

Heldere doelen

Maar, voordat je begint met het regelen van licht en geluid moet je een helder doel voor ogen hebben. Wat is het doel van dit evenement? Wil je nieuwe klanten aantrekken, bestaande relaties versterken, een product lanceren of je medewerkers belonen? Elk van deze doelen vereist een andere benadering, zowel wat betreft de sfeer als wat betreft de belangrijkste boodschappen. Zie het doel als de noordster die je begeleidt bij elke beslissing die je moet nemen.

Een gastenlijst

De samenstelling van je gastenlijst kan je evenement maken of kraken. Zorg voor een diverse groep die past bij het doel van je evenement. Als je op zoek bent naar nieuwe klanten, wil je bestaande klanten misschien een kans geven om een vriend of kennis mee te nemen. Als je een product lanceert, kijk dan naar opinion leaders binnen de markt of niche-influencers. Zodra je weet wie er aanwezig zal zijn, kun je een programma organiseren dat inspeelt op hun behoeften en interesses.

Een tijdschema

Tijd is geld, zelfs op evenementen. Een strak tijdschema kan een evenement in goede banen leiden en voorkomen dat het te langdradig wordt. Richt je op de belangrijke items zoals keynotes of presentaties en zorg dat er genoeg tijd is voor mensen om te netwerken. Geef elk onderdeel van het programma de aandacht die het verdient, maar wees ook flexibel. Op deze manier heb je het beste van beide werelden.

Budgettering

Je kunt een fantastisch evenement organiseren zonder een fortuin uit te geven, maar budgetteren is hiervoor wel essentieel. Begin met een boekhoudkundig gedetailleerd budgetplan dat kostensoorten benoemt en een realistische inschatting maakt van de uitgaven. Bespreek dit plan met alle betrokkenen, inclusief leidinggevenden en afdelingshoofden. Vergeet niet om een post voor onverwachte kosten op te nemen, want bij evenementen geldt vaak dat waar mogelijk iets misgaat, ook daadwerkelijk iets misgaat.

Datum en tijd

De beste avond van het jaar kan voor een ander een ware beproeving zijn. Plan het op een tijdstip dat gunstig is voor je doelgroep. Hou rekening met andere evenementen die plaatsvinden in de regio of branche. Denk aan nationale feestdagen of vakanties, en vermijd dit soort dagen. Overweeg vanuit het perspectief van de gast wat voor hen ideaal is en sleutel hierop verder.

De locatie

De locatie van je evenement kan een subtiel maar wezenlijk verschil maken. Zorg voor een goede balans tussen toegankelijkheid, sfeer en relevantie voor je doelgroep. Is er voldoende parkeergelegenheid? Past de inrichting bij de boodschap die je wilt overbrengen? Een te ruime zaal voor een intiem samenzijn kan de sfeer van een evenement volledig bederven.

De logistiek

Nu je het doel, tijd en plaats bepaald is, wordt het tijd om dieper in de logistiek te duiken. Heb je cateraars nodig? Vervoer voor gasten? Naamkaartjes? Denk aan de kleine details die het verschil maken. Op deze manier voorkom je dat je op de dag van het evenement voor onaangename verrassingen komt te staan.

Marketingstrategieën

Zelfs het beste evenement faalt zonder voldoende promotie. Kies de juiste kanalen om je evenement aan te kondigen. Sociale media, e-mailcampagnes, persberichten, influencer-marketing – alles is geoorloofd, zolang het past bij jouw doelgroep. Vergeet ook de kracht van mond-tot-mondreclame niet. Mensen zijn eerder geneigd te komen als ze een persoonlijke uitnodiging krijgen.

Sprekers of speciale gasten

Inspireer tot slot je publiek door sprekers uit te nodigen die de visie van je bedrijf kunnen versterken. Kies mensen die zelfverzekerd zijn en in staat zijn om een verhaal te vertellen. Hierbij is het van groot belang dat de sprekers goed voorbereid zijn en weten wat de verwachtingen zijn van zowel het publiek als het bedrijf.

Interessant artikel? Deel het: