Nog een wereld te winnen

Het mkb heeft als de motor van onze economie een sleutelpositie in het speelveld van nieuwe (digitale) ontwikkelingen. Innovaties vinden op vele vlakken plaats, maar een grote groep kijkt liever de kat uit de boom en is niet zo bezig met vernieuwing, terwijl de wereld eromheen snel verandert. Is het dan vreemd dat het mkb op het vlak van arbo, financiële en juridische dienstverlening kansen laat liggen?

De deelnemers aan het rondetafelgesprek over deze dienstverlening zijn het er roerend over eens dat er voor het mkb nog een wereld te winnen valt op hun terreinen. Doe dus je voordeel met de diensten die gespecialiseerde dienstverleners aanbieden. Nu de economie weer aantrekt, is het tijd om te investeren in de kwaliteit van je eigen dienstverlening, productie en mensen. Goede communicatie is bij dit alles de ‘key to success’.

Inzicht

Te beginnen met de communicatie tussen de ondernemer en zijn financieel adviseur, want in die rol zit de accountant tegenwoordig. Boekhouding, jaarrekening, het zijn de basisproducten van je accountant of het administratiekantoor, maar wat kan of doe je er als ondernemer mee? Heeft de ondernemer wel inzicht in het rendement van zijn onderneming, vraagt Pascal de Boer van Köhler de Boer Accountants & Adviseurs zich af? “Kent hij zijn kostprijs en heeft hij daarnaast inzage in de factoren die van invloed zijn op de rentabiliteit van zijn onderneming? Onze dienstverlening helpt de ondernemer hierbij. Via ons Management Kompas Systeem, krijgt de mkb-ondernemer dagelijks of wekelijks inzicht in zijn resultaten. Dan is de uitkomst van de jaarrekening geen verrassing meer.”

Rendement

De boekhouding doen veel ondernemers zelf, maar de interpretatie van deze cijfers is een ander verhaal. Dan komt het vakmanschap van de accountant om de hoek kijken. Pascal de Boer: “De jaarrekening wordt zo efficiënt mogelijk opgesteld. Daarnaast denken we proactief mee en geven advies op basis van die cijfers. Het is een andere rol die we als accountants hebben gekregen. Een ondernemer wil vooral vooruitkijken. Daar hebben wij onze dienstverlening op aangepast met ons Management Kompas Systeem.

MKS start bij het gewenste rendement van een ondernemer, vanwaaruit bepaald kan worden welke factoren dit rendement positief en negatief beïnvloeden. Denk aan het verhogen van de productiviteit van de onderneming, of het aanpassen van de verkoopprijzen. In de praktijk schrikken ondernemers meer dan eens van de hoeveelheid leegloop of improductiviteit. Onze visie op het adviseren van klanten laat zich het best uitleggen aan de hand van de piramidevorm, met de administratieve dienstverlening als basis, daarboven de tussentijdse rapportage en jaarrekening, daar vervolgens het advies (MKS) bovenop en tot slot (aan de top) de tevreden klant. In deze piramide kan in onze optiek geen schakel geschrapt worden. Wanneer de administratie goed verzorgd is, kun je snel schakelen naar de tussentijdse cijfers en de jaarrekening, die vervolgens leiden tot een evenwichtig advies en een tevreden klant.”

Slagen te maken

De administratie is bij veel mkb-klanten echter nog niet op een dusdanig niveau dat hieruit snel en efficiënt cijfers kunnen worden opgeteld. Er zijn nog veel correcties nodig en aanvullingen te boeken door de accountant. “In onze klantrelatie richten wij ons om die reden op het efficiënter maken van administraties, onder andere door gebruik te maken van scan-en-herkensoftware. Meerdere klanten zijn gewend hun facturen op papier aan te leveren. Op dit vlak zijn nog wel wat slagen te maken.”

Digitalisering

Daar kijkt Ruud Gijsen, advocaat bij Advocatenkantoor Gijsen in Maastricht, tevens gastheer voor het gesprek, van op. Hij dacht, zoals velen ongetwijfeld met hem, dat het mkb daar al wat verder in was en dat de financiële dienstverlening, net als de juridische, al de move van de papieren naar de digitale advisering heeft gemaakt. “De meeste cliënten van ons kantoor willen het liefst binnen vijf minuten een antwoord en advies hebben. Veel juridisch dienstverleners 
hebben moeite gehad met hun nieuwe rol. Bovendien, als je moet adviseren in Twittertaal is de nuance weg. Maar het is een nieuwe techniek en de cliënt wil dat je die gebruikt. De snelheid die wordt gevraagd om je diensten te leveren, vraagt om een makkelijke manier van communiceren. Maar soms moet je op de rem trappen bij ondernemers, als ze te snel gaan en fouten maken.”

Arbeidsconflict

Ook op arbogebied speelt het communicatieprobleem. Waar sprake is van een arbeidsconflict of langdurig ziekteverzuim kom je er voor Ger Beckers van Arbo- en Adviesdiensten PONOS v.o.f. in Heerlen niet omheen dat werkgever en werknemer het probleem samen oplossen. Dus moet er goed gecommuniceerd worden en moeten afspraken goed worden vastgelegd. “Ik stel een plan van aanpak voor en wil dat we standaard periodiek om de tafel gaan. Ik geef beide partijen ook aan dat ze zaken moeten vastleggen en gemaakte afspraken moeten tekenen. Dat gebeurt vaak niet. En als het UWV vindt dat een dossier niet compleet is, mag je iemand na twee jaar ziekte nóg een jaar doorbetalen. Dat kun je voorkomen.”

Goed communiceren

Sta als werkgever open voor je personeel, dan is er minder ziekteverzuim, benadrukt Ger Beckers. Focus je niet alleen op je corebusiness en schuif daarom personeelszaken maar door naar een dienstverlener. “Veranderen gaat altijd met emoties gepaard”, weet Pascal de Boer uit ervaring.

“Maar je kunt wel een bespreekbare situatie creëren. De kunst is om te ontdekken waar het probleem ligt. Dus wees je er constant van bewust dat je goed met je mensen moet communiceren.”

Trend

Ziekteverzuim is en blijft een heikel thema. Het nieuwe plan van het kabinet om de personeelskosten bij langdurig ziekteverzuim voor het tweede jaar vanuit de collectiviteit van het mkb te gaan betalen, valt nog niet in goede aarde, omdat de goeden het onder de kwaden moeten ontgelden. Het past voor Pascal de Boer wel in de trend binnen de sociale wetgeving, die steeds meer regelgeving oplevert. En regels die weer de uitzondering vormen op die regels, stelt Ruud Gijsen. Het is voor de mkb’er allemaal niet meer te overzien en ook te technisch, vindt Pascal de Boer.

Robotisering

Ruud Gijsen werpt de vraag op waar je door de snelle ontwikkelingen als dienstverlener in het mkb over twintig jaar staat. Volgens Ger Beckers zal de robotisering veel behoefte aan bepaalde diensten wegnemen. Robots worden immers steeds intelligenter en maken zaken overbodig. Maar Ruud Gijsen ziet toch ook in de toekomst een duidelijke rol weggelegd voor dienstverleners, die hun toegevoegde waarde zullen behouden en moeten waarmaken.

De snelle digitalisering biedt naast bedreigingen ook veel kansen, vindt hij. Zo kan hij zijn processtukken al digitaal aanleveren bij de rechtbank. Door deze te uploaden, gelden kortere termijnen, liggen zaken snel bij de rechter en duren civiele procedures geen jaren meer maar ‘slechts’ maanden.

Communicatie bepalend

Het mkb gaat dus nog maar mondjesmaat mee in die snelle ontwikkelingen, de jongere generatie ondernemers uitgezonderd. Pascal de Boer constateert dat ook kleine mkb-bedrijven er nog niet echt mee bezig zijn en administratie en boekhouden niet leuk vinden. Ruud Gijsen merkt wel dat cliënten de klassieke vorm van dienstverlening steeds meer als een drempel ervaren en werkt daarom zelf inmiddels volledig digitaal. “Daardoor heeft ons kantoor minder kosten, waar de klant van profiteert, niet alleen in snelheid, maar ook in de tariefstelling.” Het gaat vooral om aandacht, vindt Ger Beckers. “Hoe kom je binnen? Om geld te verdienen of om je expertise in te zetten voor een oplossing? Dan is betaling van je dienst daar een logisch gevolg van.” Zoals bij het ontslagrecht, dat er door de WWZ niet bepaald gemakkelijker op geworden is, vindt Ruud Gijsen. Nu het economisch weer beter gaat, is dit hét moment voor de politiek om daar iets aan te doen. “Ontslag moet veel gemakkelijker kunnen. Als je als werkgever je dossier maar goed opbouwt, heb je ook een grotere kans op succes.” En dus luidt de slotconclusie dat communicatie in alle facetten van ondernemen een bepalende factor is, met of zonder digitalisering en robotisering. «

Tekst: René van Zandvoort // Fotografie: Marco Magielse

Interessant artikel? Deel het: