Met deze 5 tips maak je van je online event meer dan een webinar

25 juni 2021 13:17

• Persbericht

Al ruim een jaar vinden nagenoeg alle bedrijfsevenementen virtueel plaats. Zelfs nu de wereld langzaam weer opengaat, geven veel bedrijven nog steeds de voorkeur aan virtuele bijeenkomsten. Dat is logisch, volgens Thijs de Wert, directeur van Frisse Blikken. “Een online event is efficiënt, laagdrempelig en kan zo veel meer zijn dan een webinar met breakout sessies. Het afgelopen jaar hebben we enorm veel kansen gezien en gepakt op het gebied van virtuele events”, licht hij toe. Frisse Blikken verzorgde talloze online events voor organisaties als KPN, ASML en Greenchoice. De organisatie geeft vijf waardevolle tips.

1. Organiseer alleen een event wanneer een ander middel niet volstaat

De grootste valkuil van de ‘nieuwe normaal’ is uitputting van de concentratie door al het digitale contact. Medewerkers brengen extreem veel tijd zittend en videobellend achter hun beeldscherm door, dus het is belangrijk om kritisch te kijken naar het doel van je virtuele event. Wil je alleen zenden of interactie? Wat maakt dit nieuws anders dan wat er besproken wordt tijdens de online stand-up meeting? De sleutel is om te kijken naar of de inhoud extra context of nuance behoeft, ter discussie staat, gevierd moet worden of alleen met input van je medewerkers tot stand komt. Lanceer je een nieuw HR portaal? Dan volstaat een instructievideo, mail of intranet bericht prima. Je medewerkers consumeren die informatie namelijk op het moment dat ze het daadwerkelijk nodig hebben en de inhoud staat niet ter discussie. Maar ga je een ingrijpende transformatie tegemoet? Of ga je een nieuwe propositie lanceren die de hele organisatie en bestaande klanten raakt? Dan is een event veel geschikter.

2. Bouw je programma om één thema heen

Wie al zijn medewerkers tegelijkertijd op één (virtuele) plek heeft, is geneigd om veel zaken te bespreken die op dat moment spelen. Hoewel dat efficiënt lijkt, is het tegenovergestelde waar. Wie de aandacht van zijn deelnemers wil vasthouden moet een helder, samenhangend programma voorschotelen dat om één thema draait. Te veel informatie beperkt de diepgang en werkt verwarrend. De kans bestaat dat je te veel gaat zenden, te weinig ruimte overlaat voor interactie en daardoor minder betrokkenheid triggert bij de deelnemers.

3. Zet je event kracht bij met meerdere middelen, op meerdere momenten

Niet alle informatie over het thema hoeft besproken te worden tijdens de virtuele samenkomst; je wil immers een event organiseren, geen webinar. Is er voor het interactieve gedeelte wat basiskennis vereist? Maak dan een voorbereidende podcast die medewerkers in aanloop naar het event kunnen beluisteren. Of zorg voor een toffe uitnodiging met daarin een opdracht, vragenlijst of puzzel die de juiste mindset oproept, waarvan je tijdens het event de resultaten presenteert. Na afloop kun je een aftermovie maken waarin de highlights nog eens voorbij komen of een follow-up sessie plannen voor de geïnteresseerden die bij het thema betrokken willen blijven.

4. Gebruik de thuisomgeving als eventlocatie

Bij het organiseren van een virtueel event ligt de focus bijna altijd op de digitale mogelijkheden. Maar wat kun je allemaal met en in de thuisomgeving organiseren? Wanneer je event een dagdeel in beslag neemt, kun je je deelnemers gerust een opdracht in de thuisomgeving, weg van het beeldscherm laten uitvoeren. Of een inspiratiewandeling laten maken in de pauze. Entertainment is een onmisbaar onderdeel van elk evenement, zowel on- als offline. De pakketten die organisaties het afgelopen jaar naar medewerkers hebben gestuurd als blijk van waardering kunnen vaak ook nog nét wat origineler. Een borrelplank met kerst of een reep chocolade per post maakt steeds minder indruk. Waarom niet een spel opsturen dat gespeeld kan worden tijdens het event in de thuisomgeving? Of een prijsvraag waarvan de winnaar tijdens het event aan zijn voordeur verrast wordt met cameracrew?

5. Bespaar op de juiste onderdelen

Virtuele events zijn deels kostenbesparend: er is geen grote eventlocatie nodig, (weinig) catering en minimaal vervoer. Maar, alles wat online gebeurt, moet wel góed gebeuren. Tot in de puntjes zijn voorbereid zelfs, want met een onzichtbaar publiek is er weinig ruimte om eventuele mankementen met een grapje af te doen. Stabiele internetverbinding, goed geluid en een interessante studio-omgeving zijn een must. Denk ook aan een ervaren, goede host (misschien wel een collega?) die het event vlot aan elkaar praat en de energie erin houdt en een tekstschrijver die meedenkt over een passend script. Samenwerken met ervaren partners is daarom cruciaal. Waar je wel op kunt besparen? De hoeveelheid beeldschermen die in de studio hangen bijvoorbeeld. Of kijk tijdens je zoektocht naar interessante gastsprekers eerst binnen de eigen bedrijfsmuren of in het eigen netwerk.

Omgedraaid

De Wert vindt het bijzonder om te zien hoe snel de voorkeur voor live events is veranderd en de scepsis is omgedraaid. De Wert: “Voor de pandemie uitbrak gaf 95% van de organisaties die bij ons aanklopte voor een event de voorkeur aan een real life event. Dit percentage is inmiddels ongeveer omgedraaid. Ons ondernemend jong talent laat organisaties zien wat de mogelijkheden zijn en dat opent veel ogen. Virtuele en hybride events hebben door deze ontwikkelingen een enorme toevlucht genomen, voor de lange termijn.”

Interessant artikel? Deel het: