Kleding op de zaak kopen: mag dat zomaar?

30 september 2024 15:56

• Bedrijfsadvies

Veel ondernemers vragen zich af: kan ik een pak op naam van mijn bedrijf kopen? Het korte antwoord is ja, maar er zijn wel wat regels in Nederland waar je rekening mee moet houden. Voordat je deze stap zet, is het verstandig om goed op de hoogte te zijn van de voorwaarden. Je wilt tenslotte niet voor onverwachte verrassingen komen te staan. In dit artikel leggen we je daarom precies uit waar je op moet letten om dit op de juiste manier te doen.

Wat is werkkleding volgens de Belastingdienst?

Werkkleding wordt door de Belastingdienst gedefinieerd als kleding die bijna uitsluitend (meer dan 90%) gedragen wordt tijdens de uitoefening van je beroep. Denk bijvoorbeeld aan een overall voor een automonteur of een laboratoriumjas voor een chemicus. Deze kleding heeft duidelijke kenmerken waardoor het direct zichtbaar is dat het bedoeld is voor werk en vrijwel niet gedragen zal worden tijdens andere gelegenheden. Kleding die je ook buiten werk kunt dragen, zoals een net pak van Rietbergh.com, valt vaak niet onder werkkleding. De Belastingdienst stelt namelijk dat een pak, hoe professioneel ook, ook naar andere evenementen gedragen kan worden, zoals een bruiloft of een feestje. Hierdoor is een dergelijk kostuum niet zomaar aftrekbaar.

Uitzondering: Bedrijfslogo's op kleding

Er bestaat een uitzondering op de bovenstaande regel: kleding kan wel als werkkleding worden beschouwd als er een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo op staat van minimaal 70 cm². Dit logo moet betrekking hebben op jouw bedrijf en goed te zien zijn, bijvoorbeeld op de borst of rug van het kledingstuk. Let op: het logo moet op elk kledingstuk staan, dus zowel op een jas als een broek als het om een set gaat. Eén logo op slechts één deel van de outfit is niet voldoende.

Strikte voorwaarden voor aftrekbare kleding

Als je de regels rondom werkkleding volgt, is de aanschaf van kleding volledig aftrekbaar en kun je ook de btw terugvragen. Echter, als jouw kleding niet aan deze voorwaarden voldoet, wordt het gezien als privéaankoop. Dit betekent dat je geen belastingvoordeel krijgt en je de kosten niet kunt aftrekken van de winst. Voor ondernemers die bijvoorbeeld een branding shoot willen doen en hiervoor specifieke kleding moeten aanschaffen die past bij de uitstraling van hun bedrijf, geldt dat deze kleding in de meeste gevallen niet onder de regels van werkkleding valt. Zelfs als je deze kleding speciaal voor je bedrijf hebt gekocht, wordt het niet altijd gezien als werkkleding, omdat je het ook buiten werk kunt dragen.

Kleding op de zaak achterlaten

Een andere manier om te bewijzen dat kleding uitsluitend voor werk wordt gebruikt, is door het op de werkplek achter te laten. Dit geldt bijvoorbeeld voor een overall of een uniform dat op het werk gewassen wordt of blijft hangen. Als je kunt aantonen dat je je zakelijke kleding alleen op het werk draagt en daar ook achterlaat, kan dit helpen om de kleding als werkkleding te beschouwen. Denk aan een werksituatie waarin je je omkleedt bij aankomst en je zakelijke outfit achterlaat als je weer naar huis gaat.

Specifieke regels voor werknemers

Wil je werkkleding voor je werknemers kopen? Dan gelden dezelfde regels als voor ondernemers. De kleding moet duidelijk bedoeld zijn voor werk en mag niet privé gebruikt worden. Dit kan bijvoorbeeld door de kleding op de werkplek te laten of door ervoor te zorgen dat elk kledingstuk voorzien is van een bedrijfslogo. Bij schade aan kleding die op het werk wordt gedragen, mag je als werkgever deze schade wel onbelast vergoeden. Dit geldt echter alleen voor kleding die aantoonbaar tijdens het werk is gedragen.

Wanneer is kleding wel of niet aftrekbaar?

Kort gezegd: kleding is alleen aftrekbaar als het specifiek voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Werkkleding moet duidelijk herkenbaar zijn als kleding die uitsluitend voor werk wordt gebruikt of voorzien zijn van een zichtbaar bedrijfslogo. Een maatpak of nette kleding, hoe zakelijk ook, valt meestal niet onder de aftrekbare kosten. Zelfs als je het kostuum enkel koopt voor zakelijke gesprekken, kan het feit dat je het ook tijdens privégelegenheden kunt dragen, ervoor zorgen dat het niet aftrekbaar is.

Interessant artikel? Deel het: