In 8 stappen naar succesvolle offboarding
31 augustus 2022 11:30
Zoveel aandacht als preboarding en onboarding krijgen in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt, zo onbekend is offboarding. Offboarding is het opzetten van een goed proces rondom uitdiensttreding van een werknemer waarbij je niet ‘zomaar’ afscheid van elkaar neemt. Een werknemer die uitdienst gaat, heeft net zoveel recht op aandacht als een nieuwe werknemer. Investeren in een goed offboardingsproces is daarom een slimme zet. Je leest hieronder hoe je in 8 stappen naar succesvolle offboarding gaat.
Wat is het belang van een offboarding?
Een goede offboarding toont dat je om je werknemers geeft. En dat dat niet alleen zo is in de goede dagen, als ze voor je werken en de arbeidsrelatie goed functioneert, maar ook als er door één van beide partijen of door beide partijen besloten wordt om de arbeidsrelatie te beëindigen.
Door middel van offboarding toon je respect voor je werknemers en bouw je een reputatie op naar de buitenwereld als menselijke en meelevende organisatie. De vertrekkende werknemers kunnen dankzij een waardige offboarding zelfs ambassadeurs voor je bedrijf worden. Je houdt de werkrelatie warm, wat op een later moment heel nuttig kan blijken.
Hoe pak ik een offboarding aan?
De volgende 8 stappen geven in grote lijnen aan hoe een offboardingsproces kan worden vormgegeven. De onderstaande stappen kan je op basis van eigen inzichten aanpassen, uitbreiden of zo vormgeven dat ze precies passen bij jouw bedrijf. De offboarding moet immers ook de identiteit van het bedrijf reflecteren.
Stap 1: Bedank de werknemer
Hoewel het vertrek van een werknemer met veel positieve of negatieve emoties gepaard kan gaan, is het van belang dat jij als werkgever de werknemer altijd bedankt voor de samenwerking. Benoem daarbij concreet wat deze persoon heeft bijgedragen aan het bedrijf.
Stap 2: Deel het vertrek met anderen
Stel andere werknemers, klanten en relaties op de hoogte van het vertrek van de werknemer. Doe dit op een nette en neutrale manier, en ga niet in op de details. De vertrekkende werknemer kan ook ervoor kiezen om zelf te communiceren over zijn/haar vertrek: het belangrijkste is dat iemand vanuit het bedrijf dit laat weten aan anderen.
Stap 3: Regel de overdracht
Maak duidelijke afspraken over de manier waarop de overdracht geregeld wordt. Stelt de werknemer een overdrachtsdocument op, draagt hij of zij persoonlijk zijn kennis over of maak je andere afspraken? Belangrijk is dat hier tijdig afspraken over worden gemaakt, zodat er geen kennis verloren gaat.
Stap 4: De financiële afrekening
Voor een goede offboarding is een correcte afhandeling van de financiën erg belangrijk. Schakel hiervoor de salarisadministratie in en bekijk wat de eindafrekening wordt met betrekking tot vakantiegeld, vakantiedagen en overige afspraken die gemaakt zijn.
Stap 5: Neem bedrijfseigendommen in
Plan op de laatste werkdag een afspraak in waarbij je - eventueel aan de hand van een vooraf gemaakte checklist - nagaat of de werknemer alle spullen die niet zijn of haar eigendom waren, heeft ingediend. Denk aan laptops en telefoons, maar ook sleutels van het pand of gevoelige documenten die tijdelijk in het bezit van de werknemer waren. Heb je salaris- en HR software waarin je bezittingen kan registeren? Dan is het heel slim om dit in te richten. Zo voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet.
Stap 6: Voer een exitgesprek
Dit gesprek kan heel waardevol zijn om meer inzicht te krijgen in jouw imago als werkgever. Vertrekkende werknemers voelen zich vaak vrijer om hun mening te delen, dus luister aandachtig, toon begrip en schiet niet in de verdediging. Bedenk vooraf of er specifieke vragen zijn die je wilt bespreken met de vertrekkende werknemer. Heb je een HR-medewerker in dienst? Laat deze dan dit gesprek voeren en vraag aan de medewerker of het verslag gedeeld mag worden met de leidinggevende.
Stap 7: Organiseer een afscheid
Geef de werknemer het gevoel dat hij/zij echt gewaardeerd wordt door een echt afscheid. Dit hoeft geen groot feest te zijn, maar een klein moment samen met directe collega’s is al heel waardevol. Geef - indien passend bij de situatie - een afscheidscadeau dat de werknemer herinnert aan zijn tijd bij jouw organisatie.
Stap 8: Blijf in contact
Laat af en toe nog wat van je horen na het vertrek van de werknemer. Zo laat je zien dat je oprecht geïnteresseerd bent hoe het met hem/haar gaat. Ook biedt dit de mogelijkheid om een warm contact op te bouwen, dat op een later moment nog van pas kan komen.
Reacties op dit artikel
Reactie plaatsen? Log in met uw account.