Hoe organiseer je een flexwerkplek administratief?

6 juni 2023 11:06

• Personeel & organisatiemanagement

De positieve voordelen van flexwerkplekken worden al geruime tijd omarmd door zelfstandigen. Flexwerkplekken bieden diverse faciliteiten en mogelijkheden. Door een flexwerkplek te boeken kun je eigenlijk op iedere plek in Nederland aan de slag. Voor zelfstandigen die flexibele kantoorruimte nodig hebben zijn deze flexwerkplekken een uitkomst. Maar hoe zit dat administratief? Welke kosten zijn wel en niet boekhoudkundig te declareren?

Multifunctionele flexwerkplek

Van een gemiddelde flexwerkplek mag je een moderne ruimte verwachten die ingericht is om direct aan het werk te kunnen gaan. Er is wifi, een bureau, kantoorapparatuur zoals printers en kopieerapparaten, een receptioniste en/of telefoondienst, facilitaire zaken als koffie en thee, maar ook een ontvangstruimte voor eventuele klanten. Sommige flexwerkplekken bieden ook nog eens de mogelijkheid tot opslagruimte voor goederen, waar Industry District een goed voorbeeld van is. Dit betekent werken op een flexplek waar ook nog eens jouw goederen opgeslagen kunnen zijn. Ideaal voor directe verkoop aan de klant.

Maar hoe zit het eigenlijk met de boekhoudkundige kant van flexwerken? Welke kosten zijn aftrekbaar?

Administratieve kant van flexwerken

Boekhoudkundig zijn er diverse posten aftrekbaar m.b.t. het flexwerken. Welke zijn dat?

• Wie een flexwerkplek huurt, maakt bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen vooral voedsel en drank. Boekhoudkundig wordt dit ondergebracht onder de post 'gemengde kosten'. Gemengde kosten zijn niet geheel aftrekbaar. De drempel voor gemengde kosten ligt op 4500 euro; kosten die hierboven komen zijn aftrekbaar. Ook is het mogelijk deze drempel niet te hanteren en te kiezen voor de optie om 73,5% van de gemengde kosten op te geven.
• Kantelpunt: wanneer kies je ervoor dit percentage te hanteren, en wanneer is het aantrekkelijker om kosten boven 4500 euro geheel op te kunnen geven? Dit kantelpunt is berekend en ligt op een bedrag van 16.981 euro. Bij gemengde kosten hoger dan dit bedrag is het interessanter om te kiezen voor de drempel van 4500 euro ipv een percentage.
• BTW - de btw van de flexplek huur is te verrekenen
• Kosten flexplek: ook de kosten van het huren van een flexplek mogen meegenomen worden onder bedrijfskosten
• Autokosten: wie in een privéauto naar de flexplek rijdt, mag hiervoor een vergoeding van 0,19/ km berekenen. Staat de auto op de zaak, dan zijn dit gewoon zakelijke kilometers.

Mooie kansen en voordelen van de flexwerkplek

Een flexwerkplek kan een echte uitkomst zijn voor ondernemers die thuis geen kantoorruimte ter beschikking hebben. Wie vanaf de keukentafel werkt, ontvangt daar meestal liever geen klanten. De flexwerkplek kan een mooi, representatief onderkomen vormen voor kleine zelfstandigen. Werk je dan ook nog eens op verschillende plekken in Nederland, dan vormt de flexwerkplek eveneens een duidelijke meerwaarde en schuif je makkelijk overal aan. Soms kun je zelfs voor een uur een flexwerkplek boeken. Ideaal toch!

Maar ook het ontmoeten van en netwerken met andere ondernemers kan goud waard zijn; je wordt op nieuwe ideeën gebracht, ontmoet ondernemers die voor jouw bedrijf iets kunnen betekenen, of je krijgt er nieuwe opdrachten bij - direct contact met andere ondernemers biedt echt veel mogelijkheden.

Interessant artikel? Deel het: