De gids voor de tocht door de bureaucratische woestijn

8 februari 2018 18:40

• Personeel & organisatiemanagement

Natuurlijk kan de afdeling HR het verkrijgen van de vergunningen en het vinden van een woning voor de buitenlandse medewerker zelf regelen, maar dan kost het gegarandeerd veel meer tijd en zenuwen dan voorzien. De stress voor de nieuwkomer wordt er onnodig door verhoogd. Het zal langer duren voordat hij productief is. Relocation is nu eenmaal een vak op zich en dus specialistenwerk.

‘Niet flauw doen en gewoon effe aanpakken.’ Achter dat typisch Hollandse gezegde gaat een hoop stoerheid maar ook ellende schuil. “Die manager of IT-specialist zal uiteindelijk heus wel ingeburgerd raken, maar heb je die dure kracht werkelijk naar Nederland gehaald om hem of haar halve dagen op kantoor met gemeenteambtenaren en makelaars te laten telefoneren?“ Linda van Santen kent het klappen van de zweep al twintig jaar, sinds ze in 1997 Personal Relocation B.V. oprichtte. Maar daarvoor was ze al gepokt en gemazeld als ervaringsdeskundige. Ze haalde haar MBA aan de universiteit van Straatsburg en woonde jarenlang in onder meer Amerika, Australië en Brazilië. “Ik ben zeven keer internationaal verhuisd. Elke keer werd het ingewikkelder. Tegenwoordig is het aantal kastjes en muren groter dan ooit, ook in ons verbureaucratiseerde Nederland. Waarom zou je een buitenlandse medewerker dat doolhof insturen?”

Ingescande voorbeelden

Linda van Santen en haar medewerksters nemen in opdracht van de werkgever contact op met de nieuwkomer in het land van herkomst zelf. Ze inventariseren precies wat er nodig is aan documentatie en instrueren de werknemer via E-mail en telefoon. “Dat gaat van geboorte- en huwelijksaktes tot schoolrapporten en inentingsboekjes van de kinderen. Wij hebben van elk land een bibliotheek van benodigdheden. We sturen de betrokkene een ingescand voorbeeld van het document dat hij moet gaan halen maar we kennen ook alle bijzonderheden, van de afwijkende naam van het ministerie van buitenlandse betrekkingen in India tot de verplichting een akte driemaal te legaliseren in Indonesië. Alleen al ons contact neemt veel druk van de schouders van de werknemer en zijn gezin. Want onderschat het niet: gewoonlijk krijgt manlief een goede baan aangeboden in Nederland en moet zijn echtgenote een eigen goede baan opgeven. De kinderen moeten van school en verliezen hun vriendjes en het contact met hun grootouders. Zelfs de hond moet emigreren en ook die heeft documenten nodig.”

Ervaring is cruciaal

Personal Relocation heeft specialisten in dienst voor elk aspect van het proces. Cobie Boers werkt bijvoorbeeld voor de werk- en verblijfsvergunningen en Laura de Vor voor de destination services, zoals inschrijving bij de gemeente, het openen van een bankrekening, het verkrijgen van een BSN, bezoek aan de GGD en afhandeling van de verblijfsvergunning bij de Immigratie en Naturalisatie Dienst. Anneke van Driest is de officemanager en daarnaast zijn er nog enkele Housing Consultants die op zoek gaan naar passende woonruimte en ook de inschrijving bij de scholen regelen.

Naast het voordeel van de ‘been there, seen it, done it’ ervaring is het uiteraard ook belangrijk om op de hoogte te zijn en te blijven van de steeds wijzigende wet- en regelgeving. Gedetailleerde kennis van de Wet Arbeid Vreemdelingen en de Vreemdelingenwet is een vereiste om dit werk te kunnen doen, goede contacten met de ambassades wereldwijd helpen ook. “We verzorgen jaarlijks de relocation van zo’n twaalfhonderd werknemers. Natuurlijk vindt een medewerker van de afdeling HR het leuk om met de Amerikaanse projectmanager ‘even’ naar de bank te gaan om een rekening te openen of een paar huizen te gaan bekijken. Fluitje van een cent, toch? Maar op de bank vragen ze naar zijn burgerservicenummer en als hij dat nog niet heeft kan er geen rekening worden geopend en kan dus evenmin zijn salaris op tijd worden gestort. En zonder huurcontract en geboorteaktes kan hij zich niet inschrijven bij de gemeente, dus ook geen BSN krijgen. Dan kun je nog zo hoog opspringen voor die balie, op zo’n moment ontdek je hoe dwingend en onpersoonlijk de regelgeving is.“

Een ervaren relocation consultant kan deze ‘achterstevoren’ werkwijze voorkomen. Een efficiënte planning, inclusief een goed voorbereide Home Search door het samenwerken met in tijdelijk gemeubileerde verhuur gespecialiseerde makelaars, bespaart veel tijd (en dus geld) en onnodige frustratie.

De tocht door de bureaucratische woestijn is bezaaid met kastjes en muurtjes. Het inhuren van een ervaren gids verkort de tocht en elimineert de pijnlijke botsingen onderweg. Het spaart de zenuwen, strijkt veel aanpassingsplooien glad en drukt de kosten. Hoe eerder alle formaliteiten afgerond zijn, een ‘home away from home’ is gevonden en de kinderen een fijne school hebben, zo veel te sneller zal de werknemer zich kunnen concentreren op dat waarvoor hij naar Nederland is gehaald: zijn/haar expertise in praktijk brengen.

Personal Relocation B.V., Mollenburgseweg 88, 4205 NB Gorinchem. Telefoon 0183 -  622 903,

E-mail linda@personalrelocation.nl.

Tekst: Jeroen Kuypers // Fotografie: Richard van Hoek

Interessant artikel? Deel het: