Fiscale en juridische aandachtspunten rondom thuiswerken

14 mei 2025 12:56

• Financieel & Juridisch

Thuiswerken is sinds de coronapandemie een blijvertje. Veel ondernemers en werkgevers hebben het hybride werken zelfs structureel ingevoerd. Maar aan thuiswerken zitten ook belangrijke fiscale en juridische aandachtspunten die je niet kunt negeren. In dit artikel bespreken we de belangrijkste zaken waar je in 2025 als ondernemer op moet letten.

1. De thuiswerkvergoeding

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. In 2025 bedraagt deze vergoeding maximaal €2,35 per thuisgewerkte dag (bron: Belastingdienst).

Belangrijke regels:

• De vergoeding is bedoeld voor extra kosten zoals water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie/thee en toiletpapier.
• Het bedrag moet vooraf overeengekomen zijn en kan niet "achteraf" flexibel worden toegepast.
• Werkgevers mogen niet én een reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding voor dezelfde werkdag uitkeren. Er moet gekozen worden.

Controleer ook altijd of deze vergoedingen in de administratie goed worden vastgelegd. Bij foutieve verantwoording kan de Belastingdienst naheffingen opleggen.

2. Reiskostenvergoeding bij hybride werken

Wanneer medewerkers deels thuiswerken en deels naar kantoor reizen, ontstaat er complexiteit:

• De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is maximaal €0,23 per kilometer in 2025.
• Je moet vooraf een ‘vaste kostenvergoeding’ vaststellen als de werknemer een vast reisschema heeft.
• Werk je flexibel? Dan moet de vergoeding per dag worden vastgesteld, afhankelijk van de werkplek (thuis of kantoor).

Een juiste administratie is essentieel. Foute combinaties tussen thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding kunnen leiden tot fiscale correcties.

3. Arbeidsrechtelijke verplichtingen

Volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) blijft de werkgever verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers, óók als zij thuiswerken.
Belangrijke verplichtingen:

• Zorg voor een veilige thuiswerkplek (bijvoorbeeld een goede bureaustoel, juiste verlichting).
• Stel een thuiswerkbeleid op waarin staat hoe werknemers veilig moeten werken.
• De werknemer moet geïnformeerd worden over risico’s, zoals ergonomie en mentale belasting.

Een werkgever kan aansprakelijk gesteld worden als een werknemer thuis gezondheidsklachten ontwikkelt door slechte arbeidsomstandigheden.

4. Kosten voor inrichting van de thuiswerkplek

Bepaalde voorzieningen mag je belastingvrij verstrekken of vergoeden:

• Werkplekvoorzieningen zoals een bureaustoel of beeldscherm kunnen onbelast vergoed worden als ze onder de ‘gerichte vrijstellingen’ van de werkkostenregeling vallen.
• De werkgever moet deze voorzieningen noodzakelijk achten voor het werk.
• Producten die ook privé bruikbaar zijn (zoals laptops of mobiele telefoons) mogen onder voorwaarden ook belastingvrij verstrekt worden.

Let op: de bewijslast ligt bij de werkgever. Goedkeuring moet schriftelijk vastliggen.

5. Privacy en toezicht

Werkgevers mogen werknemers niet zomaar controleren tijdens het thuiswerken:

• Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moet toezicht proportioneel zijn.
• Gebruik van monitoringsoftware (bijvoorbeeld om muisbewegingen of schermtijd te controleren) is zeer beperkt toegestaan en vereist een goede privacyverklaring.
• Werknemers moeten vooraf geïnformeerd worden over welke gegevens verzameld worden, met welk doel en hoe lang ze worden bewaard.

Overtredingen kunnen leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Verzekeringen en aansprakelijkheid

Niet elke standaard verzekering dekt thuiswerksituaties:

• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen dekken schade tijdens thuiswerk niet altijd automatisch.
• Soms moet je een extra clausule afsluiten voor schade aan bedrijfsmiddelen die thuis worden gebruikt.
• Ongevallenverzekeringen kunnen ook relevant zijn, zeker als werknemers structureel thuiswerken.

Controleer de polisvoorwaarden nauwkeurig en overleg eventueel met de verzekeraar over aanvullende dekking.

7. Contractuele afspraken

Bij structureel thuiswerken is het verstandig om aanvullende afspraken vast te leggen:

• In de arbeidsovereenkomst of via een apart thuiswerkprotocol.
• Leg zaken vast zoals het aantal thuiswerkdagen, bereikbaarheidstijden, beschikbaarheid van apparatuur en afspraken over vergoedingen.
• Ook afspraken over geheimhouding en dataveiligheid zijn belangrijk, zeker bij thuiswerken in sectoren met gevoelige informatie.

Dit voorkomt misverstanden en juridische geschillen achteraf.

8. Europese regels en thuiswerken in het buitenland

Als medewerkers (gedeeltelijk) in het buitenland thuiswerken, gelden er aanvullende regels:

• Sociale zekerheidsrechten kunnen verschuiven naar het woonland als meer dan 25% van de arbeid daar wordt verricht (volgens de Europese Verordening 883/2004).
• Ook kan de belastingplicht verschuiven als iemand structureel in een ander land werkt.

In 2025 geldt een nieuwe Europese raamovereenkomst voor grensoverschrijdend thuiswerken (vooralsnog vrijwillig). Hierdoor kunnen afspraken makkelijker gemaakt worden om sociale zekerheid in het werkland te houden.
Voor de fiscale kant is meestal een ‘woonlandregeling’ of belastingverdrag bepalend. Laat je hierover goed adviseren.

Thuiswerken biedt ondernemers en werknemers veel voordelen, maar brengt ook fiscale en juridische verantwoordelijkheden met zich mee.
Samengevat:

• Zorg voor correcte vergoedingen en administratie.
• Houd de Arbowet in de gaten voor veilige werkplekken.
• Respecteer privacyregels en pas toezicht zorgvuldig toe.
• Denk aan aanvullende verzekeringen en duidelijke contractuele afspraken.
• Let extra op bij thuiswerken over de grens.

Een goed beleid voorkomt risico’s, juridische conflicten én belastingproblemen. Heb je twijfels? Schakel dan tijdig een fiscaal adviseur of jurist in om je beleid te toetsen.

Interessant artikel? Deel het: