FACILITOR BORGT DE TOEKOMST VOOR RIJKSMONUMENT BEURS VAN BERLAGE

20 juni 2023 11:22

• Bedrijfsreportages

De Beurs van Berlage in Amsterdam is een rijksmonument uit 1903. Het gebouw heeft een historische functie en is tegelijkertijd een unieke evenementenlocatie op 5-sterrenniveau én het onderkomen voor zo’n 45 verschillende huurders. Van kantoren en horeca tot een heuse chocoladefabriek. “Alles wat wij vandaag in en aan het gebouw doen, heeft impact voor de toekomst. Facilitor vervult hierbij als FMIS een cruciale rol”, zegt vastgoeddirecteur Kelvin van Nimwegen.

Het pand aan het Damrak is een bijzondere combinatie van monument en commerciële exploitatie in één complex gebouw met veel verschillende ruimtes én een uitgebreide inventaris in eigen bezit. Van audiovisuele apparatuur, keukens en koelingen tot barren, biertaps en duizenden stoelen en tafels. Deze mix betekent een behoorlijke uitdaging voor beheer, (her)ontwikkeling en behoud van zowel het pand, bijvoorbeeld bij renovatie of schilderwerk, als de installaties en apparatuur. Denk aan liften, klimaatinstallaties, ovens en meer. Hoe houd je dan het overzicht en de regie?

EEN ERP IS GEEN FMIS

Aanvankelijk probeert de organisatie het eigen ERP-systeem hiervoor in te richten. Maar Kelvin zag al snel de beperkingen. “Die aanpassing was te complex. Een ERP is simpelweg niet gemaakt voor onderhoud- en gebouwbeheer. Het biedt geen enkele vorm van centrale registratie of rapportage, laat staan real-time managementinformatie.”

Dus gaat de Beurs van Berlage met een aantal duidelijke eisen de markt op voor een (FMIS)-systeem dat dit wél kan. Een goed ingerichte SaaS-oplossing, ‘off-the-shelf’ beschikbaar, intuïtief, in de toekomst koppelbaar met het financieel systeem en eigen datawarehouse. Bovendien met minimaal onderhoud, want de Beurs heeft geen IT’ers in dienst. Na een grondige selectie vindt de Beurs al deze eisen en kenmerken in Facilitor als facilitair management en informatiesysteem.

“Naast centrale registratie is Facilitor voor ons ook een belangrijk financieel sturingsinstrument”

REGISTRATIE

“Als eerste stap hebben we alle informatie over het pand en de objecten – FMIS-taal voor de installaties en apparatuur – centraal vastgelegd in Facilitor. Dat betekent dat we nu alles voor de gehele levenscyclus van aanschaf tot en met vervanging of verwijdering in één systeem beschikbaar krijgen. Direct opvraagbaar met één muisklik: gebouwtekeningen, conditierapporten, verwachte levensduur, offertes, leveranciers, garantiestukken tot en met onderhoud en storingsmeldingen. Inclusief een logboek dat bijhoudt of we aan alle onderhoudsdata en verplichte keuringsdata voldoen en dat automatisch een herinnering stuurt.”

OVERWOGEN STUREN EN PLANNEN

Met het volledige gebouw- en objectenbeheer in Facilitor komt de echte managementinformatie naar boven. “Als vastgoeddirecteur geloof ik er heilig in dat je pas kunt sturen als je de volledige levenscyclus op één plek bijhoudt. Je leert van wat er gebeurt. Als alles centraal is en niet langer versnipperd over verschillende systemen, werkt het systeem voor ons in plaats van andersom. Met dat inzicht zijn we in staat om veel beter en overwogen te sturen en te plannen op vervangingsinvesteringen en meerjarenonderhoud. Naast centrale registratie wordt Facilitor voor ons dus ook steeds meer een belangrijk financieel sturingsinstrument”, aldus Kelvin.

Vastgoeddirecteur Kelvin van Nimwegen

SCHERPERE BESLUITVORMING MET PURCHASE-TO-PAY

De koppeling met financiën wordt in een volgende fase verder doorgevoerd, als de Beurs Facilitor in gaat zetten voor purchase-to-pay, vaak afgekort als P2P. Een geautomatiseerd proces, dat de volledige inkoop vanaf de aanvraag van een bestelling, inclusief mandatering, tot en met levering, factuurscanning en -afhandeling stroomlijnt. Dat ziet Kelvin als een groot voordeel. “We verleggen de focus voor de financiële afdeling van controle achteraf naar inzicht vooraf. Die proactiviteit levert ons een flinke efficiëntie en tijdwinst op. Bovendien kunnen we dan met betrouwbare data en informatie die altijd klopt veel scherper keuzes maken en besluiten nemen.”

DIENSTVERLENING OP STERRENNIVEAU

Voor Kelvin is het duidelijk dat het systeem Facilitor een positieve bijdrage levert aan het operationele en financiële welzijn van de Beurs van Berlage. Maar hoe zit dat met Facilitor als partner? “Als exclusieve 5-sterrenlocatie ligt de service die wij leveren aan onze gasten op een even hoog niveau. ‘Nee verkopen’ zit niet in ons DNA. Hetzelfde verwachten wij van onze partners en leveranciers. Daarin kunnen we behoorlijk ver gaan. Facilitor maakt dat niveau waar. Hun can-do-mentaliteit, de snelheid waarmee ze reageren, de persoonlijke band met de consultant die altijd klaar staat. Die benadering is echt wat we zoeken en ontstellend fijn.”

“Als vastgoeddirecteur geloof ik er heilig in dat je pas kunt sturen als je de volledige levenscyclus op één plek bijhoudt”

BORGEN VOOR DE TOEKOMST

Met Facilitor krijgt de Beurs van Berlage zowel het gebouw- en objectenbeheer als de inkoop correct, nauwkeurig en centraal op één plek om vandaaruit efficiënter, effectiever en betrouwbaarder te sturen en plannen voor de toekomst. “Alles wat wij vandaag in en aan het gebouw doen, heeft impact voor de toekomst. Het is bedoeld om het rijksmonument verder te brengen en zelfstandig te kunnen laten voortbestaan. Ik zie het als mijn persoonlijke doelstelling om ervoor te zorgen dat de hele levenscyclus, geborgd is en goed gedocumenteerd. Facilitor biedt ons de zekerheid, flexibiliteit en veelzijdigheid om dat voor elkaar te krijgen”, vat Kelvin van Nimwegen zijn ervaringen samen.

Interessant artikel? Deel het: