Elke DGA in het mkb krijgt te maken met de BTW. Toch gaan hier in de praktijk veel fouten mee gepaard. De BTW is een verbruiksbelasting, maar de ondernemer int deze namens de overheid. Het is dus cruciaal om te weten wanneer u BTW berekent, welke tarieven gelden en hoe u BTW correct terugvraagt of afdraait.

Dit artikel geeft een volledig en actueel overzicht van de belangrijkste BTW-regels voor DGA’s.

Wie is BTW-plichtig?

Een onderneming is BTW-plichtig wanneer deze economische activiteiten verricht:

  • verkoop van goederen
  • levering van diensten
  • verhuur, productie, advies, productie of reparatiewerkzaamheden

Vrijwel alle BV’s en DGA-structuren vallen hieronder. Alleen activiteiten die door de Belastingdienst zijn vrijgesteld, hoeven geen BTW te rekenen.

Denk aan bepaalde zorg, kinderopvang, onderwijs en verzekeringen.

BTW-tarieven en vrijstellingen

Nederland kent drie BTW-tarieven:

  • 21%: algemeen tarief, verreweg het meest gebruikt
  • 9%: verlaagd tarief voor o.a. voeding, boeken, kapsalons en sommige sportactiviteiten
  • 0%: geldt o.a. voor export en internationale handel

Daarnaast bestaan BTW-vrijstellingen, zoals:

  • medische en paramedische zorg (onder voorwaarden)
  • verzekeringsdiensten
  • financiële dienstverlening

Voor vrijgestelde prestaties geldt:
Geen BTW in rekening brengen en geen voorbelasting aftrekken.

Voorbelasting: BTW terugvragen

BTW die uw bedrijf betaalt over zakelijke kosten heet voorbelasting. Die mag u terugvragen, zolang de kosten:

  • zakelijk zijn
  • direct verband hebben met BTW-belaste omzet
  • correct zijn verwerkt in de administratie

Worden kosten gebruikt voor zowel zakelijk als privé? Dan mag u alleen het zakelijke deel aftrekken.

Kleineondernemersregeling (KOR)

De KOR is een vrijwillige BTW-vrijstelling voor bedrijven met maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar in Nederland.
Let op: deze grens geldt per gehele onderneming, dus ook voor BV’s met meerdere activiteiten.

Voordelen:

  • geen BTW rekenen
  • geen aangiftes indienen

Nadelen:

  • geen voorbelasting aftrekken
  • drie jaar vast aan de regeling (behalve bij overschrijding van de omzetgrens)

Voor DGA’s met groei-ambitie is het gebruik van de KOR vaak minder aantrekkelijk.

EU-leveringen en intracommunautaire regels

Binnen de EU gelden strikte BTW-regels om dubbele heffing of fraude te voorkomen.

Situatie 1: leveringen aan zakelijke klanten in EU-landen

  • verleg de BTW naar de afnemer
  • controleer het BTW-nummer via VIES
  • doe een ICP-opgave naast uw reguliere aangifte

Situatie 2: leveringen aan particulieren in andere EU-landen

  • BTW berekenen volgens het tarief van het land van de klant
  • vaak via de OSS-regeling (zie verderop)

Situatie 3: inkopen uit EU-landen

  • BTW wordt verlegd, u berekent deze zelf in de aangifte en trekt dezelfde BTW weer af (als voorbelasting)

Digitale diensten en OSS-regelingen

Verkoopt u digitale diensten aan particulieren in EU-landen? Denk aan:

  • e-learning
  • apps of software
  • digitale abonnementen

Dan geldt BTW-heffing in het land van de klant.
Met de One Stop Shop (OSS) kunt u deze BTW in één keer aangeven bij de Nederlandse Belastingdienst i.p.v. in elk land apart.

Dit voorkomt complexe Europese aangiftes en administratieve lasten.

Factuureisen en administratie

Een correcte BTW-administratie is noodzakelijk. Dat betekent:

  • facturen met alle verplichte gegevens zoals BTW-tarief, BTW-bedrag en btw-nummer
  • tijdige aangifte (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks)
  • zorgen dat zakelijke kosten en privé strikt gescheiden blijven
  • dubbele boekingen bij verleggingsregelingen correct verwerken

Fouten leiden al snel tot naheffingen en rente.

Belangrijkste risico’s en boetes

Veelgemaakte fouten die tot correcties leiden:

  • verkeerde BTW-tarieven toepassen
  • verzuimen van ICP-opgave bij EU-handel
  • onterecht aftrekken van voorbelasting bij vrijgestelde omzet
  • privégebruik niet corrigeren (bijv. auto of relatiegeschenken)
  • te late of geen aangifte doen

De Belastingdienst kan boetes opleggen bij:

  • onjuiste aangifte
  • grove schuld
  • opzet of fraude

Een degelijk administratiesysteem helpt problemen voorkomen.

Voor DGA’s is correcte BTW-behandeling essentieel. Door actuele regels te volgen, te zorgen voor sluitende administratie en tijdig aangifte te doen, voorkomt u risico’s en benut u de fiscale voordelen maximaal. EU-handel en digitale diensten bieden groeikansen, maar vereisen extra aandacht voor regelgeving en rapportage.

Heeft u te maken met internationale omzet of wisseling tussen vrijgestelde en belaste activiteiten? Dan kan een BTW-specialist waardevolle zekerheid bieden.

Tekst: Anneke van der Heide