Gepubliceerd op 28 november 2019

Drie tips om je vergaderruimte productiever te maken

Dagen vol met meetings waar veel wordt besproken, nog veel meer wordt geconcludeerd, waar actiepunten en uitkomen en die vervolgens drie maanden later weer worden besproken omdat ze nog steeds niet zijn opgepakt. Klinkt dit bekend in de oren? Veel ondernemers, werkgevers en werknemers lopen hier tegenaan. Het vergaderen om het vergaderen. Dit moet beter kunnen en dat kan het ook!

Uiteraard zijn er dingen die je kan veranderen aan de manier van vergaderen. De opbouw van de meeting, de agenda, het notuleren, noem het maar op. Daarnaast kun je jouw vergadering ook omzetten in een werksessie. Waarbij je start met tien minuten overleg en vervolgens de actiepunten verdeelt en hiermee aan de slag gaat. Ook zijn er manieren om de vergaderruimte te verbeteren zodat deze meer productiviteit zal voortbrengen.

1. Geur

Ooit vergadert in een bedompte ruimte? Dan weet je ook dat je concentratie daalt, je minder goed op kunt letten en dat je uiteindelijk hoofdpijn krijgt. Zet dus altijd voor je een bespreking ingaat even een raampje open. Daarnaast zijn geurstokjes een ideale manier om de vervelende geur van de tien zwetende mensen voor je uit de vergaderruimte te drijven.

2. Middelen

Zorg dat je beschikt over alle benodigde middelen. Wil je een brainstorm doen en deze omzetten naar een workflow? Zorg dat je post its en genoeg pennen hebt zodat iedereen kan meedenken en schrijven. Projecteer de workflow eens met een beamer op een projectiescherm, zodat niet iedereen over je schouder op je laptop hoeft mee te kijken. Hierdoor wordt het voor iedereen ook inzichtelijker waar je aan werkt en waar het toe moet lijden!

3. Genoeg eten en drinken

Dit klinkt voor de hand liggend, maar bij voorbaat ga je een meeting in met een kopje koffie, thee of een glas water. Dit raakt na een tijdje op. Zorg dus dat je een kan water op tafel zet, neem een schaaltje fruit of anders lekkers mee. Het is bewezen dat kauwen de hersenen activeert, dus een banaan of appeltje tussendoor kan zeker geen kwaad!

Uiteraard doet iedereen het op zijn eigen manier en kan je zelf het beste inschatten wat voor jouw bedrijf de meest effectieve wijze is, maar hopelijk heb je iets aan deze eenvoudige tips!