Gepubliceerd op 19 februari 2021

Beheer je verkoopproces tijdens de lockdown – 4 stappen om structuur te creëren

Vind je het moeilijk om een gelijkmatige omzet te genereren in deze barre tijden? Zijn er periodes waarin je de een na de andere deal sluit en andere waarin er juist niks gebeurt en je alleen maar nieuwe, potentiële klanten aan het benaderen bent? Dan is het tijd om structuur aan te brengen in je verkoopproces.

Als verkoper wil je de hele tijd deals sluiten – niet alleen maar af en toe. Om dit te realiseren, moet je een gestructureerde workflow vinden waarin tijd is voor zowel het benaderen van nieuwe, potentiële klanten als kwalificatie, juist ook tijdens de lockdown. Op die manier krijg je een goed overzicht en kun je zien of je op schema ligt om je verkoopdoelen te behalen.

Maar hoe moet je prioriteiten stellen tussen verkoopgesprekken, klantbezoeken en offertes door, wanneer klanten de boot afhouden vanwege de Corona-situatie? Eigenlijk is het niet zo ingewikkeld – je hoeft alleen je verkoopproces inzichtelijker te maken door de volgende drie vragen te beantwoorden:

1. Uit welke stappen bestaat je verkoopproces?

Sommigen verkopen fysieke producten, anderen diensten. Sommigen doen zaken voor miljoenen, anderen voor een paar duizend. Je begrijpt ons punt: alle bedrijven zien er anders uit. Daarom verschilt het verkoopproces ook. De eerste stap naar een meer gestructureerd verkoopproces is bepalen uit welke stappen je werk bestaat.

Je werkdagen bestaan grofweg uit verkoopgesprekken, klantbezoeken, offertes en het sluiten van deals. Maar misschien moeten jij en je collega’s wel bijna altijd twee (online) klantbezoeken afleggen om een deal te kunnen sluiten? En een “verkoopgesprek” klinkt misschien heel algemeen, je kunt het daarom ook opsplitsen in een verkennend gesprek (selectie) en een verkoopgesprek (een afspraak maken). Bekijk voor jezelf welke fases je proces kent en ontwerp een handige verkoopladder, zodat je stap voor stap je proces kunt doorlopen.

Bedenk dus welke stappen je moet zetten, van begin tot eind, wanneer je je producten of diensten wilt verkopen. Maak een trap en ga dan verder met de volgende vraag: wat is je hit rate?

2. Wat is je hit rate en wat is de gemiddelde waarde van een deal?

Verkopen zonder te weten wat je hit rate is, is als vissen zonder aas – je hoopt op wonderen zonder je huiswerk te hebben gedaan. Als we niet even een moment nemen om onze succesverhalen te bekijken, kunnen we ook niet bepalen wat onze verbeterpunten zijn. Dit is een riskante strategie omdat je zo nietsvermoedend doorgaat met je werk tot de dag waarop het ineens minder goed gaat met de verkoop.

Het berekenen van je hit rate is een inzichtelijk proces. Je krijgt zo niet alleen een cijfer over bijvoorbeeld het aantal uitgeschreven offertes, maar je krijgt ook een idee hoeveel van je tijd daadwerkelijk besteed wordt aan het schrijven van offertes. Begin met je activiteitentrap en zet cijfers op elke trede. Als je een verkooptool hebt dan kun je deze cijfers gemakkelijk opzoeken, en anders moet je zelf een inschatting maken. Hoeveel afspraken leiden tot een offerte? Deel het totale aantal afspraken door het totale aantal offertes. Doe hetzelfde voor alle stappen van de trap.

Bereken ook hoeveel een gemiddelde deal waard is: deel het bedrag dat je vorig jaar hebt verkocht door het aantal deals dat je hebt gesloten.

Met zowel je hit rate als de gemiddelde waarde van je deals kun je nu doorgaan naar de volgende stap en ontdekken wat je elke dag moet doen om je verkoopdoel te bereiken.

3. Wat moet je gedurende een week doen?

De next step die je moet zetten om je verkoopproces te structureren, is je verkoopdoel en activiteitentrap opsplitsen in maanden, weken en/of dagen. Stel dat je dit jaar voor €1,5 miljoen verkoopt, en dat je gemiddelde deal € 75.000 waard is. Dat betekent dat je 20 deals moet sluiten. En als je in elke stap een hit rate van 50% hebt, betekent dit dat je 40 offertes moet uitsturen, 80 vervolgbezoeken moet inplannen, 160 eerste bezoeken moet inplannen, 320 telefoontjes moet plegen om afspraken te maken en 640 koude telefoontjes moet plegen.

En ineens wordt het glashelder wat je moet doen – of niet? Om het overzichtelijker te maken, kunnen we het werk ook over de weken verdelen. Dat betekent 1 offerte per week, 2 vervolgbezoeken, 4 eerste bezoeken, 8 telefoontjes om afspraken te maken en 16 koude telefoontjes, als we uitgaan van ongeveer 40 werkweken in een jaar.

4. Hoe zorg je ervoor dat wat je doet, ook daadwerkelijk zin heeft?

De laatste stap die je moet zetten om je verkoopproces te structureren, is je activiteiten vastleggen én opvolging geven aan jouw gedane acties. Dit komt erop neer dat je moet zorgen voor een goed (CRM) systeem, eentje niet alleen je data opslaat, maar ook actief zal reageren. Denk hierbij aan een signaal afgeven wanneer je weer contact op kunt nemen met jouw prospect, welke leads het meest warm zijn, maar ook wat je die dag te doen hebt aan sales activiteiten. Dus lockdown of niet, het is waarschijnlijk tijd om de handen uit de mouwen te steken, en aan de bak te gaan!

Onze partners