Gepubliceerd op 23 maart 2020

15 keer beter thuiswerken

Bij Voys werken we vaak remote. Daarnaast hebben we teams op verschillende locaties die veel met elkaar samenwerken. We schreven eerder al eens stukken over remote werken en lange periodes werken in bijvoorbeeld het buitenland. Maar wat als je -noodgedwongen- een aantal weken thuis mag werken? Of dat een heel team een tijd fysiek niet bij elkaar komt, dat je elkaar niet in levenden lijve ziet? Welke tips, tools en werkprocessen kunnen je op dat moment helpen? Dat zochten we voor je uit, het resultaat: 15 tips om van thuiswerken een succes te maken.

Werkprocessen

1. Maak spelregels

Maak duidelijke spelregels voor thuiswerk. Dit geeft duidelijkheid voor degenen die thuiswerken en voor de collega’s die dat niet doen. Denk aan spelregels over over werktijden, beschikbaarheid maar ook over bijvoorbeeld communicatie en het gebruik van tools.

2. Communiceer duidelijk

Omdat je elkaar minder ‘ziet’, kan er onduidelijkheid en frustratie ontstaan. Communicatie is daarom key. Duidelijke communicatie kan zo eenvoudig zijn als je agenda goed up-to-date houden zodat het helder is waar je bent en waar je aan werkt. Je kunt dit ook wel ‘de plicht van transparantie’ noemen. Je kunt wachten tot iemand je vraagt om een projectupdate te geven, of aan te geven waarom je bepaalde zaken prioriteit geeft boven andere, of wat je verwachting en deadlines zijn. Maar je kunt dit alles ook proactief doen. Goede tools helpen daarbij. Denk aan Slack, Asana en Google Drive: tools die je onwijs goed kunnen ondersteunen bij duidelijk communiceren.

3. Kies het juiste kanaal

Belangrijk bij duidelijke communicatie is dat je het juiste communicatiekanaal selecteert. Soms werkt een interne slow chat simpelweg beter dan een video call of een belletje. Kies je kanaal dus bewust.

Tools

Dan een lijstje tools die remote werken echt prettig maken. En ja, daar zit een ‘Wij van Wc-Eend’-deel in.

4. Bellen

Ja, daar hebben we bij Voys natuurlijk een mooie oplossing voor. Vooral onze nieuwe webphone -waarvoor je wederom geen software hoeft te installeren- is echt een aanrader. Combineer deze met onze browser plugins en je bent helemaal een happy camper.

5. Slack / Microsoft Teams

Slack en Microsoft Teams zijn een goede manier om een groepschat slimmer te faciliteren dan via een groepsapp. We ‘slacken’ bij Voys al jaren en we schreven daar eerder een artikel over. Slack krijgt bij ons de voorkeur boven Microsoft Teams omdat de tool volwassener is en beter samengaat met andere tools.

6. Google Drive / Liever geen Microsoft Office / Nextcloud

Google Drive maakt het eenvoudig om samen te werken aan docs, spreadsheets en presentaties. Omdat het heel eenvoudig is om deze bestanden ook -standaard- te delen, voldoe je ook gelijk aan ‘de plicht van transparantie’. Google Drive is een tool om samen te werken. Office is dat minder, daarom krijgt Drive bij ons de voorkeur. Wil je niet afhankelijk zijn van de Amerikaanse techreuzen? Kijk dan eens naar NextCloud. Nou kun je dit zelf hosten, of je kunt het bij een partij als Bossers en Cnossen hosten. Zij hosten bijvoorbeeld Groningen.network, dit wordt gebruikt door onder anderen mensen bij de provincie en gemeente.

7. Videobellen

Voor videobellen kun je de mooiste en duurste oplossingen vinden. We hebben echt alles getest, maar vallen toch steeds terug op meet.jit.si. Deze tool heeft alles zonder dat je iets hoeft te installeren, daarmee past-ie onwijs bij remote werken. Google Hangouts is ook een prachtige oplossing, mits iedereen in de Google-wereld rondzwemt.

Onze partners