“Zorg voor een goed dossier!”

2 december 2016 09:52

Langzamerhand wordt steeds duidelijker hoe rechters omgaan met het nieuwe ontslagrecht, als onderdeel van de Wet werk en zekerheid (Wwz). Is ‘t het voorspelde ‘feestje voor advocaten’ geworden?

Advocaten hebben het er inderdaad druk mee, bevestigt Danny Vesters van Boontje Advocaten. “Het wordt vooral steeds duidelijker hoe belangrijk dossiervorming is bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst. Daarom adviseren wij ondernemers voor al hun medewerkers actief en gericht te werken aan dossieropbouw. Wacht niet tot zich een incident voordoet of tot je ‘er helemaal klaar mee bent’, maar begin ermee bij indiensttreding. Wij kunnen helpen een laagdrempelige vastlegging in te voeren.”
Een arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd op diverse gronden, de zogenoemde A-tot-en-met-H gronden die in de wet staan. “Bij grond A (arbeidsongeschiktheid) en B (bedrijfseconomische redenen) ga je naar het UWV, bij C tot en met H naar de kantonrechter. De gronden C tot en met H zien op de persoon van de werknemer. Met name hiervoor is een goed en volledig dossier belangrijk. Is het dossier onvoldoende, dan wijst de rechter het verzoek tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst af.”

Dossiervorming

Aan welke voorwaarden moet een dossier voldoen? Vesters somt op:
- houd alle standaarddocumentatie bij in relatie tot een werknemer;
“Denk aan de arbeidsovereenkomst, individuele afspraken etc.”
- maak verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, maak zichtbaar dat ze aan de werknemer zijn verstuurd en dat deze de gelegenheid heeft gekregen daarop te reageren;
- neem alle relevante correspondentie op in het dossier;
“Functioneert een medewerker niet goed, benoem dit dan altijd schriftelijk (eventueel in de vorm van een waarschuwing), in een e-mail of desnoods via WhatsApp of sms, en leg dit vast in het dossier.”
- stel bij onvoldoende functioneren of ongewenst gedrag een verbetertraject voor;
“Doe altijd ook een voorstel om de medewerker te helpen zich te verbeteren (bijvoorbeeld door coaching). Geef ook aan hoe de werknemer zijn functioneren moet verbeteren en hoe je daarbij kan ondersteunen. Leg ook dit vast in het dossier!”
- onderzoek bij onvoldoende functioneren of herplaatsing mogelijk is;
“Dat móet! Zijn er alternatieven, eventueel bij andere (buitenlandse) vestigingen? Wees daar creatief in en serieus.”

“Leg alles vast, schriftelijk, via e-mail of desnoods via WhatsApp of sms, en help de werknemer zich te verbeteren!”

Bepaalde of onbepaalde tijd en ontslag op staande voet

Dossiervorming is belangrijk bij overeenkomsten voor onbepaalde tijd én bepaalde tijd. “Bij tijdelijke contracten is het natuurlijk verstandig een kosten-batenanalyse te maken. Is er een goed dossier en loopt het contract nog lang door, dan kan de rechter wellicht uitkomst bieden. Moet nog met dossieropbouw worden begonnen, dan kan het zo maar maanden duren voordat er een rechterlijke uitspraak is.”

Ook bij ontslag op staande voet zijn de zaken gecompliceerder geworden. “Vroeger kon de werknemer met een simpel briefje bezwaar maken. Nu moet de werknemer naar de rechter en moet de werkgever daartegen een verweer voeren. Dit alles kan uitlopen op een woud aan procedures, waarbij zowel de werknemer als de werkgever in hoger beroep kunnen. Ook hierbij is een goed en volledig dossier essentieel.”

In der minne schikken of mediation


Niet voor niets is een schikking vaker onderwerp van gesprek. Danny Vesters: “Ook de rechter stuurt daar vaak op aan.” Lukt de samenwerking niet, maar wil de werkgever de werknemer liever niet ontslaan, dan kan ook worden gedacht aan mediation. “Een van mijn collega’s is gespecialiseerd mediator en wordt steeds vaker ingeschakeld. Mocht mediation niet succesvol zijn, dan moet ook dit worden vermeld in het dossier.” «

Boontje Advocaten

www.boontjeadvocaten.nl

Interessant artikel? Deel het: