Digitalisering gooit de zaak open

31 oktober 2016 13:59

Waarom kijkt de rechterlijke magistratuur met argusogen naar de komst van KEI? Hoe veilig is uw lokale backup? En is het in de toekomst nog nodig om belastingaangifte te doen? Die en andere vragen waren onderwerp van gesprek bij gastheer Amstelhoorn Notariaat in Uithoorn.

De cloud mag behoorlijk ingeburgerd lijken in het bedrijfsleven, toch roept de vraag over de ervaringen die de gespreksdeelnemers hebben met ‘ICT uit de muur’ nog allerlei uiteenlopende reacties op. Overwegend positief, dat wel, want wie kan zich nog een ICT-leven voorstellen zonder ‘digitaal wolkje’ aan de lucht? Gastheer van de Ronde Tafel, Henri Holsteijn van Amstelhoorn Notariaat, wijst op het investeringsvoordeel van de cloud toen hij zich afvroeg of hij zijn negen jaar oude server zou vervangen. “De optie in de cloud te gaan bespaarde mij de vrij flinke investering in een nieuwe server. Tevens ontstond de kans om in één keer twee stappen vooruit te zetten. Ik werk nu met de software ‘notarisdossier’ die speciaal voor notarissen is ontwikkeld door Dirict strategie&internet. In combinatie met de cloudtechnologie kun je rechtstreeks alle checks aan de automatisering koppelen. Dat vergemakkelijkt het leven van alle partijen die belang hebben bij inzicht in een relevant notarieel dossier. Zij kunnen daar nu direct inzage in krijgen.” Het verhoogt bovendien de efficiënte voortgang van het werk aanmerkelijk, vervolgt Holsteijn. Handig voor tussenpersonen. “Advocaten en accountants die met hetzelfde dossier in de weer zijn hoeven niet meer achter stukken aan, want alles staat online. Dat heeft als bijkomend voordeel dat onjuistheden direct gezien en aangepast kunnen worden door partijen.”

Hoe veilig is de cloud?

Henriët van den Berg van Designmasters is blij met het gemak en de snelheid van de cloud. “Wij werken als designbureau met ontzettend grote bestanden en zodoende was voor ons de stap naar de cloud echt nodig.” Sinds drie jaar heeft zij glasvezel en zodoende was de goede verbinding die voor een functionerende cloud nodig is, aanwezig. “Het prettige is dat mijn zus Annemiek, die vormgeefster is, altijd met de meest actuele software kan werken. Dat vergemakkelijkt ook de samenwerking met onze drukker, omdat Annemiek zodoende altijd met dezelfde software en digitale formats werkt. Bovendien hebben wij allebei een gezin en dan is het fijn dat je dankzij de cloud af en toe ook thuis kunt werken. Dat Nieuwe Werken is echt een mooie nieuwe verworvenheid.” Toch sluimert er nog een gevoel van onzekerheid over wat er in de cloud met data kan gebeuren. “Dat is voor Annemiek nog altijd een reden om lokale backups te maken. Want als je in een grote productie zit, is het toch prettig als je data safe zijn. Die zet zij daarom tevens op een usb-stick.”

Die onzekerheid is begrijpelijk maar niet rationeel, merkt John Budde van NDC-IT op. “Ook een stick kun je verliezen en data komen zo juist eerder op straat te liggen. Terwijl zowel continuïteit als veiligheid op het datacentrum van de provider uitstekend geborgd zijn. Datacenters zijn heel serieus beveiligd, alsmede de toegang tot de grote computersystemen. Ook in de netwerk/internet-communicatie naar het datacentrum wordt veel aan beveiliging gedaan. In klantspecifieke situaties wordt ook data versleuteld. Beveiliging is zo sterk als de zwakste schakel; denk aan de verloren USB-stick of het gestolen notebook. Een backup in de cloud is dus eigenlijk voldoende en je data is nagenoeg vanuit elke locatie prima bereikbaar, actueel en bovenal veilig.”

Advocate Iris Tuk van Köster advocaten wijst op twee aspecten van de cloud. “Voor mijn beroepsgroep is het heel positief dat, doordat we nu kunnen werken met digitale dossiers, we veel minder standaardwerk hoeven te doen. We hebben zodoende meer tijd om bezig te zijn met de complexere juridische werkzaamheden die een beroep doen op onze creativiteit. Mijn werk is er alleen maar interessanter op geworden.” Tevens beschikt Tuk in de rechtszaal over alle informatie die ze nodig heeft omdat ze daar haar iPad kan gebruiken. “Mocht het tijdens een zitting nodig zijn, dan kan ik ter plaatse de noodzakelijke informatie via mijn iPad raadplegen. Je komt dankzij de cloud razendsnel bij alle relevante data. Ook rechters profiteren daarvan, het komt echt het hele juridische bedrijf dus ten goede.”

Privacy: een recht maar ook een plicht

Maar alleen zaligmakend is de cloud niet, want de (privacy)risico’s die eraan verbonden zijn overziet de ondernemer vaak niet. Tuk denkt dat velen die risico’s ook onderschatten. “Misschien wel het meest onderschatte risico is dat je als afnemer van clouddiensten zélf verantwoordelijk blijft voor de data die in de cloud staat. Dus gaat er bij een derde partij, een datacenter dat jouw gegevens host, iets verkeerd en jouw data belandt op straat, dan ben je daar als afnemer verantwoordelijk en aansprakelijk voor. En als je geen goede afspraken hebt gemaakt, dan heb je een probleem, want de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) verplicht afnemers ertoe om goede afspraken te maken met de bewerkers, dus het datacenter dat jouw server host. Je bent wettelijk verplicht een zogenaamde bewerkersovereenkomst met die partij te sluiten. Als ik dat klanten vertel, dan kijken ze mij met grote ogen aan. Ze overzien niet hoe ze die verantwoordelijkheid moeten invullen. Maar het is wel degelijk van belang nu privacy onder de Wbp belangrijker wordt en de Autoriteit Persoonsgegevens zich daar in het kader van de Wet meldplicht datalekken steeds nadrukkelijker mee gaat bemoeien.”

Welke andere ICT-ontwikkelingen merken de deelnemers aan als relevant en hoe doen zij daar hun voordeel mee? Peter Kroon van Flynth adviseurs en accountants, raakt geënthousiasmeerd door elektronische facturering, zeker ook vanuit zijn vakmatige standpunt als accountant. We staan er nog voor, want de expertise erover is in ontwikkeling. “Als elektronische facturering straks groot wordt uitgerold, dan zal dat een enorme administratieve lastenverlichting betekenen voor ondernemers. Bovendien betekent het een grote stap vooruit in de informatievoorziening.” Het gaat Kroon daarbij om elektronisch factureren dat gekoppeld is aan XBRL, een standaard om financiële gegevens uit te wisselen via internet. “Dat zou betekenen dat wanneer je je bestand ergens naartoe duwt, dat direct op de juiste plek in het softwarepakket van de ontvanger terechtkomt en op de juiste wijze verwerkt wordt. Het zou weleens zover kunnen komen dat hiervoor een grote partij als centrum gaat fungeren, denk aan de belastingdienst of de KvK. Daar komt dan alles binnen en gaat ook alles weer uit. De impact zou dan maximaal zijn, want dat zou kunnen betekenen dat het aangifteproces helemaal geautomatiseerd verloopt, omdat al je gegevens voor aangifte centraal bekend zijn. Je hoeft dan dus niet apart meer aangifte te doen.” Waarmee Kroon de grote voordelen van elektronisch factureren illustreert: het is ontzorgend waardoor ondernemers de handen vrij hebben om meer met nuttige zaken bezig te zijn.”

Holsteijn haakt in op het gemak van online toepassingen en vooral de koppelingen die daarbij mogelijk zijn. Hij gebruikt Twinfield, een online boekhoudprogramma voor ondernemers en accountants dat werkt met schaalbare abonnementen. “Het voordeel is dat, in tegenstelling tot bij de traditionele boekhoudsoftware, mijn accountant de boekhouding probleemloos en direct kan overnemen als wij hier op vakantie zijn. Bovendien zitten er in deze software prachtige koppelingen met de software van onze bank. Dat is makkelijk want wij hebben te maken met behoorlijk wat heen en weer lopende kapitaalstromen. Door deze ontwikkeling is het gemakkelijker om onze betalingen tijdig te doen en behouden we moeiteloos ons overzicht over onze betalingsadministratie.”

Op zoek naar de functionele klantvraag

Budde bekijkt het thema primair vanuit het perspectief van de dienstverlener. “Wat voor mij interessant is hangt af van waar precies de functionele vraag van mijn klant zit. Meer algemeen kan ik erover zeggen dat onze focus momenteel ligt op integratie. Integratie van basisvoorzieningen zoals Word, PowerPoint en Excel met bedrijfsspecifieke toepassingen van onze klanten. Soms kun je bedrijfsspecifieke toepassingen uit de cloud halen, denk aan AFAS of Exact Online en Henri had het ook al over Twinfield. Dat zijn mooie voorbeelden van handige toepassingen voor ondernemers. Maar op het moment dat het groter begint te worden, bijvoorbeeld bij een bedrijf dat 25 administraties onderhoudt, en dus niet meer in een online oplossing past, is het zaak dat je basisvoorzieningen met maatwerkoplossingen gaat integreren. Daar zijn wij momenteel dan ook actief mee bezig. Met als doel dat onze klanten met relatief weinig moeite toch gebruik kunnen maken van oplossingen die eigenlijk nog niet in de cloud staan, maar die wij als leverancier wél op onze omgeving kunnen aanbieden. We proberen dus steeds meer toe te spitsen op heel klantspecifiek maatwerk.”

Big data is een ontwikkeling die Henriët en Annemiek van den Berg intensief volgen. “Door al die algoritmes waar heel veel bedrijven tegenwoordig iets mee doen, kun je veel beter acties inplannen en doelgroepen bepalen. Maar bovendien kun je wanneer je een communicatie- of marketingactie inplant, veel beter zien hoe daarop gereageerd wordt. En door wie wel en wie niet. Facebook heeft daarin geweldige mogelijkheden, maar Google Analytics ook. Vooral Annemiek is daar voor het bouwen van websites en SEO, erg in geïnteresseerd. Die innovaties gaan zó snel dat het bijna niet bij te houden is. Het mooie ervan is dat ze ons in ons marketing- en communicatievak helpen om onze acties veel meer impact te geven.”

Het hele serviceconcept van palletvervoerder Basic Freight van commercieel directeur Miriam de Groot, is van online innovativiteit doortrokken. Het is dan ook een business model dat als schoolvoorbeeld van effectieve digitalisering kan dienen. “Wij laten met Basic Freight alles online gebeuren en proberen zoveel mogelijk menselijk handelen ertussenuit te snijden. Zo houden we de prijzen voor het palletvervoer ook lager, waardoor de klant van het online gemak en een lagere prijs profiteert.” Hoewel bestellingen en track & trace allemaal online plaatsvinden, zit er ook een persoonlijke component in de service, legt De Groot uit. “Sinds kort hebben we ook een chatfunctie. Dat is een uitstekende toepassing voor een-op-een contact en onze medewerkers zijn er zo enthousiast over dat ze het ook privé zijn gaan gebruiken. Het voordeel van chatten is dat als er een telefoonstoring is, je daar altijd op kunt overschakelen om toch persoonlijk contact te blijven onderhouden.”

Daarnaast heeft De Groot haar e-fulfilment, het logistiek verwerken van de online klantorders, deels gerobotiseerd. “Order picking en het klaarzetten van orders doet een robot bij ons. De kritiek daarop dat dit arbeidsplaatsen kost, deel ik niet. Doordat automatisering en robotisering ons allerlei standaardhandelingen uit handen nemen, ontstaat er veel meer ruimte voor werkzaamheden waarbij goed nagedacht moet worden. Het lijkt een beetje op wat Iris zei over het advocatenvak, ook wij kunnen ons op uitdagende taken richten doordat de logistieke orderverwerking vanzelf loopt.” In feite zelfs foutloos, voegt ze toe. En dat is juist van belang bij de foutgevoelige processen waarbij mensen op hun automatische piloot weleens steekjes laten vallen. Haar robot scant alle producten en kan zo geen fouten maken. “En doordat wij foutgevoelige processen uitbesteden en al het werk dat denkkracht vereist door ander personeel laten doen, heeft de robot ons nog geen arbeidsplaatsen gekost.”

Transparantie 2.0

Tuk deelt het enthousiasme over big data waarmee ze ervaring opdeed voordat zij als advocaat aan de slag ging. Ze werkte toen bij een marketingbedrijf en zag de potentiële kracht van big data. “Hoewel ik als advocaat denk dat er op privacygebied wel veel uitdagingen aan het fenomeen kleven. Tegelijk biedt mij dat weer volop kansen om daarover met mijn klanten mee te denken en hen te adviseren.” Dan vestigt ze tot slot nog de aandacht op KEI, een ontwikkeling waar volgens haar in de juridische wereld nog met argusogen naar gekeken wordt. “KEI staat voor Programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak en komt erop neer dat het hele procesrecht van de advocatuur op de schop gaat. Zo verdwijnen ouderwetse dagvaardingen en gaat alles digitaal worden. Burgers en bedrijven kunnen daardoor digitaal een juridische procedure starten en hebben inzicht in alle relevante stukken omdat die online staan en toegankelijk zijn. Ook een tussenvonnis van de rechter staat voor alle stakeholders online ter inzage. Transparanter dan KEI kan het dus in feite niet. Van die transparantie wordt de rechtspraak vooralsnog wat zenuwachtig, maar voor mij is het alweer een voorbeeld van de goede ontwikkelingen die ICT-technologie en digitalisering in gang kunnen zetten.”

Tekst: Baart Koster / Fotografie: Jur Engelchor

Interessant artikel? Deel het: