Gepubliceerd op 19 oktober 2017

De 7 belangrijkste aandachtspunten voor een zakelijke verhuizing

De verhuismarkt – ook voor de zakelijke sector – is ongekend aangetrokken; de economie boomt, de huizenmarkt beleeft volop nieuwe reuring en er is weer vertrouwen.

Aan het woord is Ronald Bracké, accountmanager / directeur / eigenaar voor UTS van der Lee / Cors de Jongh Verhuizingen in Amsterdam. “Wij vinden het leuk als bedrijven gaan verhuizen. Maar… waarom onderschatten ondernemers een verhuizing toch zo?”Speciaal voor Hét Ondernemersbelang heeft Ronald 7 aandachtspunten op een rijtje gezet. “Hier moet de ondernemer aan denken als hij met zijn bedrijf gaat verhuizen!”

Hoe regel je ICT?
“Tegenwoordig is het niet meer zo dat je de computers inpakt en op de nieuwe locatie weer uitpakt. Integendeel. Vraag je tijdig van te voren af of je van wired connections naar volledig wireless gaat. Als je dit weet, dan kun je op tijd – ruim in het voortraject – de juiste ICT-keuzes maken.”

Wat neem je wel/niet mee?
“Bepaal goed wat je wilt verhuizen. Niet alles hoeft mee. Zeker niet als je als bedrijf een nieuwe huisstijl introduceert, onder andere door het nieuwe pand waar je naartoe gaat. Bepaal wat je met het ‘overtollige meubilair’ doet. We organiseerden kortgeleden een verhuizing voor een opdrachtgever van ons die van een statig monumentaal pand in de binnenstad van Amsterdam naar een hypermodern kantoor ging op de Zuidas. Daar hoorden andere meubels bij.”

Wanneer ga je verhuizen?
“Gek genoeg wordt de ‘wanneer’ vraag niet altijd gesteld. Daarom is het een logisch aandachtspunt. Want, wanneer zijn de pieken in het bedrijf? Moet er misschien ’s nachts worden verhuisd? Ben je een 24/7-organisatie? Is er omzetderving in het verhuistraject gecalculeerd? Of in een groot bedrijf: kunnen we 500 medewerkers thuis laten werken of moeten we speciale verhuisroosters maken? Ons advies: laat je adviseren!”

Hoe ga je verhuizen?
“Welke afdelingen blijven in de lucht? Welke afdelingen kunnen tijdelijk even op non-actief? Dat zijn belangrijke vragen die allemaal te maken hebben met de markt waarin je opereert. Een kwestie van plannen dus. Maar, wel een heel belangrijke planning!”

Verhuizen is geen sluitpost
“Wij zien dat ondernemers (en ook particulieren) die willen verhuizen hun budget vooral afstemmen op de nieuwe locatie. Van het nieuwe plafond tot aan de marmeren vloer, de prachtige nieuwe receptiebalie en de pantry. En alles wat er nieuw moet zijn. Gek genoeg wordt daarmee de oude locatie meteen ‘het vergeten kindje’, terwijl je dáár ook nog zo veel zaken moet regelen. We zien dat ondernemers vaak ‘vergeten’ de kosten om alles van A naar B te transporteren niet in een budget opnemen. En tja, dan valt het uiteindelijk altijd tegen.”

Hoe regel je het facilitair gedeelte?
“Als je verhuist, dan heeft dit invloed op de wijze waarop je je organisatie vormt. Of sterker nog: het is een kans om een efficiencyslag te maken. Wie komt waar te zitten in het nieuwe pand? Welke afdelingen voegen we wellicht samen? Hoe ‘flex’ worden we? Of kiezen we voor ‘vaste flexplekken’? Kortom: dit zijn essentiële keuzes die invloed hebben op de logistiek van je verhuizing.”

Wat doe je zelf, wat besteed je uit?
“Er is altijd een stukje privé. Dat doe je sowieso zelf. Wat privé is, bepaal je zelf. Echter, als er bijvoorbeeld veel vertrouwelijke dossiers zijn, die ook verhuisd moeten worden, dan is dit ook mogelijk in grote bakken die worden verzegeld. Goed om dit van tevoren te inventariseren én het daar dus over te hebben met de verhuisorganisatie.”Bovenstaande aandachtspunten zijn onderdeel van een checklist ‘Verhuizingen’ met 200 aandachtspunten van UTS van der Lee.

UTS van der Lee / Cors de Jongh werkt CO-2 neutraal en is minimaal Euro6-gecertificeerd. UTS van der Lee / Cors de Jong Verhuizingen
www.uts.nl

Tekst: Jerry Helmers / Fotografie: Blinkfotografie