Behoed je voor juridische onmacht bij toepassing nieuwe Privacywetgeving

Privacyregelgeving wordt steeds strenger. Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking in alle EU-lidstaten. Astrid van Noort: “Preventief Juridisch advies kan je organisatie redden van aansprakelijkheid door nalatigheid. Boetes, imagoschade en zelfs een faillissement kunnen het gevolg zijn van het ontbreken van besef dat je beschikt over gevoelige informatie. Door de steeds strengere regelgeving ben je juridisch en dus ook financieel zeer kwetsbaar. Voor ons is bij advisering van de ondernemer over de toepassing van die privacyregelgeving in de praktijk het uitgangspunt te denken in oplossingen in plaats van in beperkingen, zodat de bedrijfsvoering geen rem ondervindt.”

Het woord ‘Awareness‘ viel vaak in het interview met de advocaten Anita Nijboer en Astrid van Noort van advocatenkantoor Ekelmans en Meijer. Anita Nijboer: “We zien te weinig besef en bewustwording van de kwetsbaarheid van organisaties die werken met persoonsgegevens. We moeten steeds vaker organisaties achteraf juridisch ondersteunen terwijl we veel problemen hadden kunnen voorkomen als we eerder waren ingeschakeld om juridische veiligheidskleppen in te bouwen.” Astrid van Noort: “Iedere organisatie met persoonsgegevens moet kunnen aantonen dat de juiste en effectieve organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de strenge nieuwe eisen te voldoen. De bewijslast ligt bij de ondernemer. Het is daarom belangrijk dat je de zaken vooraf juridisch goed hebt geregeld en veiligstelt. Zorg dat je het niet alleen technisch goed hebt geregeld, maar je ook juridisch hebt ingedekt voor mogelijke claims. Wij kunnen met onze juridische aanpak problemen voorkomen.”

Waarom?
Niet alleen bij grote organisaties maar ook in het MKB zijn ondernemers direct aansprakelijk bij het niet goed beheren van privacygevoelige informatie. Anita Nijboer: “Veel ondernemers vragen zich af waarom het allemaal zo moeilijk moet gaan. Er is veel veranderd. Vroeger stond alles op papier en stopte je het in mappen veilig weg in een afgesloten kast die in een afgesloten ruimte stond. Anno 2017 werken we volledig digitaal, maken we gebruik van derden bij de verwerking van personeelsgegevens en slaan we gegevens op in de cloud. Je blijft als ‘eigenaar’ van de persoonsgegevens wel volledig verantwoordelijk. Als je bijvoorbeeld je personeelsadministratie hebt uitbesteed aan een payroll organisatie of een arbodienst ben je nog altijd zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van die gegevens. Het hebben van informatie van personeel en klanten vraagt dus veel aandacht van organisaties en ondernemers.” Astrid van Noort: “Verder krijgen we veel vragen over bijvoorbeeld cameratoezicht door bedrijven, screening van personeel en het omgaan met verzuimgegevens als werkgever. Privacywetgeving is voor de doorsnee organisatie ingewikkeld. Wij kunnen het met onze ervaring en kennis juridisch preventief veilig regelen, zodat de ondernemer wordt ontzorgd.

Preventief en repressief
Volgens Astrid van Noort is awareness het toverwoord. “Laat je in ieder geval niet verrassen. Belangrijk is dat je kunt aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om op correcte wijze met persoonsgegevens om te gaan. Vaak kunnen wij al in een inventariserend gesprek de pijnpunten binnen een onderneming blootleggen en praktische handvatten aanreiken waar een bedrijf meteen mee wordt geholpen.”

Ekelmans & Meijer ontstond eind negentiende eeuw. Het advocatenkantoor bestaat inmiddels uit ongeveer veertig advocaten en fiscalisten. Daarmee behoort het tot de top 50 advocatenkantoren van Nederland. Anita Nijboer: “We staan garant voor een uitstekende juridische ondersteuning bij activiteiten van onze klanten. We zorgen dat belangen goed beschermd en verdedigd worden. Wij kennen niet alleen de spelregels, maar snappen ook het spel. Als sparringpartner staan we onze partners bij. Zo voorkomen wij juridische problemen en als ze er toch onverhoopt komen, lossen we ze op.” «

Anita Nijboer
E-mail nijboer@ekelmansenmeijer.nl 
Astrid van Noort
E-mail vannoort@ekelmansenmeijer.nl 
www.ekelmansenmeijer.nl

Tekst & fotografie: René Zoetemelk

Onze partners