Gepubliceerd op 6 mei 2019

Vergadering inplannen: hier moet je aan denken

Het inplannen van vergaderingen hoeft in principe niet moeilijk te zijn, maar wordt wel een stuk lastiger wanneer je in een grote organisatie en een groot gebouw werkt. Hoe zorg je er namelijk voor dat je de juiste ruimte op het juiste moment hebt zonder deze dubbel te boeken? Wat als de HR-manager net een sollicitatie gepland heeft in de ruimte waar jij je vergadering wilt houden? We geven je dan ook graag een aantal handige tips wanneer het gaat om het inplannen van vergaderingen.

1. Gebruik een room manager

Het gebruik van een Room Manager wordt steeds populairder; en dat is niet voor niets. Zolang organisaties en bedrijfsruimten blijven groeien, blijft de behoefte aan structuur en planning natuurlijk ook groeien. De Room Manager zorgt ervoor dat alle ruimten in een bedrijfspand duidelijk ingepland kunnen worden, zonder dat hier verwarring over komt te ontstaan.

2. Houd een agenda bij

Zorg dat je een duidelijke agenda bijhoudt en dat deze agenda inzichtelijk is voor alle collega’s die hier belang bij hebben. Zet hier bijvoorbeeld je vaste werkdagen, afspraken en ook vrije dagen in. Zo weet iedereen precies wanneer ze op je kunnen rekenen voor een vergadering; vraag je collega’s dus ook zeker om hetzelfde te doen!

3. Plan vooruit

Probeer je agenda zo ver mogelijk vooruit te plannen en laat wat dagdelen open staan zodat hier andere activiteiten gepland kunnen worden. Of dit nu om een vergadering of om een lekkere wandeling in de frisse buitenlucht gaat. Ook bij het plannen van een vergadering is het ontzettend belangrijk om in de toekomst te plannen, en geen last-minute vergaderingen te plannen. Zo weet je (bijna altijd) zeker dat iedereen aanwezig kan zijn.

4. Beperk de grootte

Hoewel een vergadering met veel aanwezigen makkelijk kan zijn, is dit niet altijd ideaal. Probeer het aantal mensen dat aanwezig moet zijn bij een meeting te beperken. Zo is er altijd iemand op de werkvloer en is het makkelijker om de focus te bewaren. Is het toch belangrijk dat iedereen aanwezig is? Probeer de vergadering dan in ‘shifts’ te verdelen zodat collega’s elkaar af kunnen wisselen en toch alle belangrijke informatie mee krijgen.

5. Plan het ruim in

Ook voor- en na de vergadering zul je even tijd nodig hebben om de boel te organiseren of af te ruimen. Denk bijvoorbeeld van het klaarzetten van een lunch tot het aansluiten van de laptop op de beamer. Plan de ruimte dan ook altijd in een ruim tijdsbestek in, zodat je tijd hebt om de ruimte voor te bereiden en uiteindelijk netjes achter te laten zonder dat de nieuwe groep collega’s ineens voor je neus staat.