Zzp’er of werknemer? Dit zijn je verplichtingen in 2025

31 juli 2025 09:30

• Personeel & organisatiemanagement

Zzp’ers zijn onmisbaar geworden in het Nederlandse bedrijfsleven. Maar wanneer is iemand écht zelfstandig, en wanneer moet je hem of haar eigenlijk in loondienst nemen? In 2025 is het belangrijker dan ooit om het verschil goed te begrijpen. De overheid controleert scherper, en fouten kunnen flinke financiële gevolgen hebben. In dit artikel lees je precies wat je verplichtingen zijn – én hoe je problemen voorkomt.

Wat is het verschil tussen een werknemer en een zzp’er?

Een werknemer is formeel in dienst bij je bedrijf. Je betaalt loon, draagt sociale premies af en bent verplicht tot loondoorbetaling bij ziekte. Een zzp’er voert zelfstandig opdrachten uit en regelt zijn eigen belastingen, pensioen en verzekeringen. Dat klinkt eenvoudig, maar de praktijk ligt vaak ingewikkelder.

De drie belangrijkste toetscriteria in 2025

1. Gezagsverhouding – Geef je leiding aan het werk of aan de persoon? Moet hij zich aan jouw instructies houden, op vaste tijden werken of rapporteren aan een leidinggevende?
2. Inbedding in de organisatie – Werkt iemand structureel mee in jouw team, gebruikt hij jouw systemen en loopt hij mee in interne processen?
3. Zelfstandig ondernemerschap – Heeft de opdrachtnemer meerdere opdrachtgevers, een eigen website, investeringen in materialen of eigen risico?

Als de Belastingdienst op basis van deze punten oordeelt dat iemand eigenlijk een werknemer is, moet je met terugwerkende kracht loonheffing, premies en mogelijk boetes betalen.

Nieuwe regels en handhaving vanaf 2025

Sinds de afschaffing van de Wet DBA was het onduidelijk wat wel en niet mocht bij zzp-inhuur. Inmiddels is er meer duidelijkheid: de Belastingdienst voert weer controles uit en de Inspectie SZW kijkt actief naar schijnzelfstandigheid. Vooral sectoren als zorg, bouw, ICT en media liggen onder het vergrootglas.

Ook wordt er gewerkt aan nieuwe wetgeving waarin het aanwijzen van werk ('werkinstructie') zonder loondienstverband mogelijk wordt verboden. Dit zal veel impact hebben op langdurige inhuur van zelfstandigen.

Wat zijn je verplichtingen bij een werknemer?

Bij loondienst horen o.a. de volgende verplichtingen:

• Loonbetaling inclusief vakantiegeld en vakantiedagen
• Afdrachten van loonheffing, premies voor WW, ZVW en WIA
• Pensioenopbouw (in veel sectoren via een cao-regeling)
• Doorbetaling bij ziekte tot twee jaar
• Recht op scholing en veilige werkomstandigheden
• Voldoen aan de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)

Wat zijn je verplichtingen bij een zzp’er?

Bij correcte inzet van een zzp’er heb je:

• Geen verplichting tot loonheffing
• Geen loondoorbetaling bij ziekte
• Geen opbouw van vakantiedagen of pensioen
• Minder juridische verplichtingen

Wél moet je kunnen aantonen dat de samenwerking zakelijk en zelfstandig is ingericht. Zorg daarom altijd voor:

• Een duidelijke overeenkomst van opdracht
• Facturatie op basis van resultaat of geleverde diensten
• Vrijheid van de zzp’er om het werk naar eigen inzicht in te delen

Zo voorkom je schijnzelfstandigheid

• Gebruik de webmodule ‘Beoordeling arbeidsrelatie’ van de Belastingdienst
• Vermijd het aansturen op werktijden, werkwijze of aanwezigheidsverplichting
• Beperk langdurige, exclusieve inzet
• Geef de zzp’er vrijheid in werkwijze, locatie en hulpmiddelen
• Betaal via factuur, niet via loonstrook
• Zorg voor contractuele afspraken over aansprakelijkheid, betaling en resultaat

Veelvoorkomende fouten

• Iemand jarenlang vijf dagen per week laten werken op kantoor zonder duidelijke opdracht
• De zzp’er dezelfde rol, systemen, bedrijfskleding en teamstructuur geven als vaste medewerkers
• Geen overeenkomst vastleggen
• Werken met één zzp’er zonder alternatieven, waardoor er feitelijk afhankelijkheid ontstaat

Twijfel? Kies voor payroll of detachering

Als je twijfelt of iemand wel écht zelfstandig werkt, is het vaak verstandiger om te kiezen voor een tussenoplossing zoals payroll of detachering. Daarmee dek je de werkgeversrisico’s af, maar houd je flexibiliteit in contractduur en inzet.
In 2025 ligt de lat hoger. Als je werkt met zelfstandigen, moet je aantoonbaar kunnen maken dat er geen sprake is van loondienst. Een goede voorbereiding, heldere afspraken en het vermijden van ‘werknemersgedrag’ bij zzp’ers zijn cruciaal om naheffingen en juridische problemen te voorkomen. Werk je veel met externen? Laat je dan juridisch of fiscaal adviseren om risico’s te beperken.

Interessant artikel? Deel het: