Als directeur-grootaandeelhouder wilt u uw onderneming fiscaal zo efficiënt mogelijk inrichten. Het aftrekken van zakelijke kosten is daarbij een belangrijk instrument. Maar de Belastingdienst stelt duidelijke eisen: alleen kosten die zakelijk noodzakelijk zijn en correct worden onderbouwd, leveren belastingvoordeel op. In dit artikel leest u wat wél en wat níet mag volgens de huidige fiscale regels.

Kosten moeten zakelijk zijn

De Belastingdienst toetst kosten aan het zakelijkheidscriterium. Een uitgave moet aantoonbaar bijdragen aan uw onderneming. Denk aan omzet, efficiëntie, relatiebeheer of goede bedrijfsvoering.

Een praktische toets:
Zou u deze uitgave ook privé doen? Dan is extra oplettendheid nodig.

Kosten met een grijs gebied (zoals kleding en vervoer) moeten goed worden onderbouwd.

Volledig aftrekbare zakelijke kosten voor DGA’s

Kosten die vrijwel altijd zakelijk aftrekbaar zijn:

  • Huur kantoorruimte, energie, zakelijke inrichting
  • Personeelskosten zoals salaris, opleidingskosten en arbodiensten
  • ICT-kosten: laptop, softwarelicenties, internet
  • Administratie: accountant, juridisch advies
  • Marketing: website, advertenties, netwerkcontributies
  • Verzekeringen: zakelijke aansprakelijkheid, inventaris

Doet u investeringen in bedrijfsmiddelen? Dan kunt u mogelijk investeringsaftrek toepassen, zoals KIA, MIA of EIA. Dat zorgt voor extra belastingvoordeel.

Auto van de zaak en bijtelling

Voor DGA’s blijft de zakelijke auto populair, maar de regels zijn strikt:

  • Alle autokosten (brandstof, onderhoud, afschrijving) zijn aftrekbaar
  • Bij meer dan 500 km privégebruik per jaar geldt bijtelling
  • Bijtelling hangt af van CO₂-uitstoot en cataloguswaarde

Wilt u geen bijtelling? Dan is een sluitende rittenregistratie verplicht. Een kleine afwijking kan al leiden tot correcties.

Kosten die beperkt aftrekbaar zijn

Bepaalde uitgaven zijn maar deels aftrekbaar:

Representatie en relatiegeschenken
Beperking in de vennootschapsbelasting:
26,5% van deze kosten is niet aftrekbaar óf u verwerkt ze via de WKR.

Eten en drinken
Zakelijke lunches en diners vallen onder dezelfde aftrekbeperking.
Alleen horeca die onderdeel is van uw dienstverlening kan volledig aftrekbaar zijn.

Kleding
Alleen aftrekbaar als het:

  • beschermend is óf
  • zichtbaar en permanent voorzien is van een duurzaam bedrijfslogo

Een net pak blijft dus privé-uitgave.

Zakelijk thuiswerken en aftrekbaarheid

Een thuiswerkplek is in de regel niet aftrekbaar voor DGA’s, tenzij:

  • de ruimte een eigen ingang én sanitaire voorziening heeft
  • en zelfstandig verhuurbaar zou zijn

Dat komt in de praktijk weinig voor.
Wel aftrekbaar zijn zakelijke telefoon, internet, bureaustoel en kantoorbenodigdheden mits het zakelijke karakter valt aan te tonen.

Kosten die u nooit mag aftrekken

Sommige kosten zijn expliciet uitgesloten van aftrek:

  • Privéboetes en verkeersboetes
  • Privé-vakanties, vrije-tijdsbesteding
  • Woon-werkverkeer met privéauto
  • Persoonlijke verzorging zoals kapper, make-up en reguliere kleding

Zelfs als ze tijdens of rondom werktijd plaatsvinden blijven het privé-uitgaven.

Bewijs en administratie

Een kloppende administratie bepaalt uw fiscale positie. Zorg daarom voor:

  • Bewaren van bonnen en facturen
  • Zakelijke motivatie toevoegen (bijv. op een dinerbon: met welke relatie en waarom)
  • Rittenregistratie voor auto
  • Tijdig afstemmen met uw accountant

Bij twijfel is vooraf verifiëren beter dan achteraf corrigeren.

Voorkom privévoordeel

Waar privévoordeel ontstaat, kan de Belastingdienst corrigeren met:

  • loonheffing
  • rekening-courantcorrectie
  • naheffingen met boete en rente

Houd zakelijke en privé-betalingen strikt gescheiden.

Voor DGA’s ligt er veel fiscaal voordeel in zakelijke kosten. Maar dat voordeel is nooit vrijblijvend. Zorgvuldige administratie, naleving van de regels en tijdige afstemming met een fiscalist zorgen ervoor dat u optimaal gebruikmaakt van aftrekposten zonder risico op correcties tijdens controle.

Tekst: Anneke van der Heide