Wat is een goed kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001)?

2 mei 2024 08:47

• Personeel & organisatiemanagement

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is erop gericht om consistent en systematisch diensten en producten van goede kwaliteit te leveren. Een KMS is niet zomaar een set regels of procedures; het is een alomvattende benadering. Een benadering die gericht is op optimaliseren van processen en het verhogen klanttevredenheid.

Definitie

Een goed bruikbare definitie van een kwaliteitsmanagementsysteem is: georganiseerd en zorgvuldig samenwerken en verbeteren.

• Georganiseerd. Er moet vooraf nagedacht worden over de manier van werken. Dus de methodes, de mensen en de middelen.
  Let op: Kwaliteit is geen statisch doel. Dus moet een organisatie flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende eisen.
• Zorgvuldig samenwerken. Zelfs de beste plannen falen zonder nauwkeurige uitvoering. Iedere medewerker speelt een rol in het bereiken van de kwaliteitsdoelen. Tegelijk is het cruciaal dat iedereen niet alleen individueel zijn best doet, maar ook effectief samenwerkt.
• Verbeteren. Geen plan is perfect, in de uitvoering loop je tegen dingen aan, en de omgeving (waaronder het verwachtingspatroon van klanten) verandert. Consequent kwaliteit leveren betekent dus ook dat er opgelet en aangepast moet worden. Opletten doe je door de juiste dingen te meten, maar ook door te luisteren naar feedback van medewerkers.
  Aanpassen is niets meer (maar ook niets minder!) dan actie nemen op de gegevens(analyse).

De PDCA-cyclus

In essentie is een KMS een levend systeem dat zich voortdurend aanpast aan de behoeften van de klant en de doelstellingen van de organisatie. Een hele bekende manier om dat inzichtelijk te maken is de PDCA- of Deming-cyclus. De gedachte daarachter is dat elk werk bestaat uit vier soorten activiteiten:

• Plan. Zie ‘georganiseerd’ hierboven.
• Do. Doe je best om het werk volgens het Plan te doen.
• Check. Verifieer geregeld of dat wat er in Plan bedacht is, gelukt is. Zo niet: onderzoek waar dat door komt.
• Act. Doe iets met die constateringen. Dat betekent dat het Plan gewijzigd is, waarmee de cirkel rond is.

Dat is de ene kant van een KMS. De andere kant is dat een kwaliteitssysteem ervoor zorgt dat de kwaliteit die nú geleverd moet worden, ook daadwerkelijk geleverd zal worden. Dit is het borgen van de kwaliteit.

Het verband tussen (1) het leveren van (de steeds veranderende eisen aan) kwaliteit, (2) borgen en (3) de verbetercyclus kan als volgt worden gevisualiseerd:

ISO 9001

ISO 9001 is een norm die de eisen beschrijft die aan een goed KMS worden gesteld. Die eisen zijn enerzijds heel algemeen geformuleerd, want ze zijn toepasbaar voor elke soort organisatie. Anderzijds zijn ze vrij precies: ze gaan over veel organisatorische aandachtspunten. Het aardige daarvan is dat de norm een belangrijke bron van kennis is. Een andere belangrijke toegevoegde waarde van ISO 9001 is dat je organisatie ertegen gecertificeerd kan worden. Dus dat een onafhankelijke partij het oordeel uitspreekt dat jouw organisatie effectief borgt en verbetert. Ofwel dat je een goed werkend KMS hebt.

info@adburdias.nl

Interessant artikel? Deel het: