Waarom gebruikt niet elke onderneming een ERP-systeem?

29 november 2021 15:58

• Bedrijfsadvies
• IT ontwikkelingen

ERP is een afkorting die staat voor Enterprise Resource Planning. Dat is een geïntegreerd softwarepakket, waarmee je alle activiteiten van je bedrijf in één systeem kunt registreren en beheren. Het gebruik van een ERP-systeem kan organisaties efficiënter en winstgevender maken en het management optimale middelen bieden om het bedrijf goed te sturen. Toch zijn er nog veel organisaties die (nog) werken zonder ERP. Enkele redenen onder de loep.

Eenvoudig softwarepakket volstaat

Vrijwel elk bedrijf is klein begonnen en schaft alleen aan wat er op dat moment nodig is. Vaak begint dat met een eenvoudig softwarepakket om de boekhouding te automatiseren. Naarmate het bedrijf verder groeit, worden veel andere bedrijfsprocessen vaak gemanaged met behulp van Excel of andere software. Op enig moment begint de inefficiëntie in een bedrijf zich echter te manifesteren. Want al die verschillende systemen communiceren natuurlijk niet goed met elkaar. Het totaaloverzicht ontbreekt en de hele organisatie krijgt daar steeds meer last van.

ERP is duur

De aanschaf van een ERP-systeem wordt als een flinke kostenpost gezien. Dat mag zo zijn, inefficiënt blijven werken zal op den duur altijd duurder blijken te zijn, ook al zijn die kosten vaak onzichtbaar. Sommige zaken worden nu immers dubbel gedaan met een grote kans op fouten of bijvoorbeeld drie keer gecheckt, iets dat ook geld kost. Een radicale verandering doorvoeren is niet niks. Maar als eenmaal voor iedere medewerker duidelijk is dat het op termijn kostenbesparend werkt en veel efficiëntere processen mogelijk maakt, zal de keuze voor een integraal systeem, ook al is dat een flinke eenmalige uitgave, niet zo moeilijk zijn.

Is ERP wel veilig?

Een belangrijke vraag. Diefstal van bedrijfssoftware en cyberaanvallen zijn immers aan de orde van de dag. Het grootste veiligheidsrisico voor het verlies van data zijn de werknemers. Zij hebben immers directe toegang tot de software en/of database. Doordat ze deze gegevens kunnen raadplegen, kunnen ze deze ook stelen. Dit kan eenvoudig door het maken van schermdumps of foto’s. Hier is helaas weinig tegen te doen. Je kunt wel de toegang tot de meest gevoelige informatie zoveel mogelijk beperken door het al dan niet toekennen van rechten. Het ERP-systeem van software-expert Odoo biedt een aantal mogelijkheden, zoals op tijd gebaseerde tweetrapsverificatie.

Het niet kunnen beschikken over de bedrijfsgegevens is een ander risico. Dat kan verschillende oorzaken hebben, zoals een bug in de software of hardware-uitval, maar ook virussen, cyberaanvallen, ransomware of andere hacks komen voor. Om de risico’s te beperken heeft Odoo op diverse fronten veiligheden ingebouwd. Bij het ontwikkelen van de software staat veiligheid namelijk altijd bovenaan (Odoo Secure by design). Bovendien worden er back-ups gemaakt en bewaard tot maximaal drie maanden.

Ondanks alle aandacht voor het beperken van de bedrijfsrisico’s; wees je er bewust van dat 100% veiligheid niet bestaat. Er blijven altijd risico’s. Deze kun je wel minimaliseren en mocht het onverhoopt toch fout gaan, dan is het belangrijk dat je weet wat je moet doen.

Wil je meer informatie over de veiligheidsmogelijkheden van Odoo of wil je hulp bij het instellen hiervan? Neem gerust contact op.

Interessant artikel? Deel het: