Een BV bestaat juridisch gezien alleen op papier, maar in de praktijk handelt een dergelijke rechtspersoon via mensen. Denk aan bestuurders, medewerkers en andere personen die namens de vennootschap optreden. Voor MKB-ondernemers is het daarom belangrijk om te weten wanneer de BV rechtsgeldig wordt gebonden, óók als afspraken per e-mail worden gemaakt of via een digitale handtekening tot stand komen.

De hoofdregel is duidelijk: een bestuurder is in beginsel onbeperkt en onvoorwaardelijk bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen, tenzij de wet of de statuten grenzen stellen.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid is niet altijd onbeperk

Er zijn echter situaties waarin de BV kan aanvoeren dat zij niet gebonden is aan een rechtshandeling. Zoals bij doeloverschrijding: wanneer een transactie het statutaire doel van de vennootschap te buiten gaat en de wederpartij wist of had moeten begrijpen dat dit zo was, kan de BV de overeenkomst aantasten.

Daarnaast kunnen de statuten regelen wie de BV rechtsgeldig mag vertegenwoordigen en of gezamenlijke ondertekening vereist is. In de dagelijkse praktijk komt het bijvoorbeeld voor dat (i) twee bestuurders samen moeten tekenen, of dat (ii) een bestuurder alleen samen met een specifiek aangewezen functionaris bevoegd is.

Dergelijke vertegenwoordigingsregels werken richting derden pas als zij zijn ingeschreven in het handelsregister. Ontbreekt die inschrijving, dan mag een wederpartij die te goeder trouw is doorgaans ervan uitgaan dat iedere bestuurder zelfstandig tekenbevoegd is.

Afspraken binnen de BV, zoals een maximumbedrag per bestuurder of een intern goedkeuringsproces, hebben meestal alleen interne werking. Met andere woorden: tegenover de contractspartij is de BV dan gewoon gebonden, terwijl de bestuurder tegenover de vennootschap mogelijk aansprakelijk is zijn voor schade door het overtreden van interne instructies.

Niet alleen bestuurders kunnen een BV binden

Niet uitsluitend bestuurders kunnen een BV rechtsgeldig vastleggen. Ook andere personen kunnen de vennootschap binden, bijvoorbeeld door (i) een volmacht, (ii) bekrachtiging achteraf, of (iii) doordat de BV zelf de indruk wekt dat iemand bevoegd is. Dat laatste heet schijn van volmacht. Als die schijn aan de BV kan worden toegerekend, kan de BV zich tegenover de wederpartij doorgaans niet met succes beroepen op onbevoegdheid.

Praktijkvoorbeeld: de zaak Mollie / Phonemarket

Mollie B.V. (Mollie) exploiteert een online betaalplatform en biedt webshops verschillende betaalmethoden. Phonemarket.nl B.V. (Phonemarket) dreef een webwinkel in mobiele telefoons en consumentenelektronica. Partijen werkten sinds 2017 samen op basis van een gebruikersovereenkomst: Mollie leverde betaaldiensten en Phonemarket betaalde daarvoor een fee.

Er ontstond vervolgens een geschil over chargebacks van € 6.213,90. Mollie was bereid dit bedrag als tegemoetkoming te vergoeden, maar wilde daarbij wel dat partijen een vaststellingsovereenkomst (VSO) zouden sluiten.

Mollie stuurde het voorstel per e-mail aan de indirect bestuurder (persoon A) en zette de juridisch adviseur in cc. Persoon A stuurde het voorstel daarna door naar een medewerker (persoon C). Vanaf dat moment verliepen de e-mailonderhandelingen via persoon C, die daarbij aangaf “in opdracht van” persoon A te handelen. Persoon A en de jurist bleven in cc staan en corrigeerden of stopten het proces niet.

Vervolgens werd de VSO via DocuSign ondertekend en teruggestuurd. In het ondertekeningsbewijs stond dat persoon A digitaal had getekend vanaf zijn e-mailadres. Later stelde Phonemarket dat niet persoon A, maar persoon C had getekend, dat persoon C niet bevoegd was en dat Mollie dat wist.

Phonemarket betaalde daarna slechts één maand de fee en stopte vervolgens. Kort daarna werden de activiteiten, de hdelsnaam “Phonemarket” en de domeinnaam overgedragen aan zustervennootschap NH Products B.V. voor een relatief laag bedrag. Phonemarket liet aan Mollie weten de VSO niet na te komen wegens gebrek aan omzet, zonder de gemaakte afspraken inhoudelijk te betwisten. Molliane startte daarop een procedure en vorderde nakoming van de VSO. Daarnaast stelde Mollie ook NH Products, de holding en persoon A persoonlijk aansprakelijk.

Digitale handtekening en bewijs: wat is de juridische status?

De rechtbank kwalificeerde de VSO als een onderhands elektronisch document. Omdat het document via DocuSign als PDF duurzaam kon worden opgeslagen en later ongewijzigd kon worden geraadpleegd, kon het worden gezien als een onderhandse akte. In dit geval was gebruikgemaakt van een “gewone” elektronische handtekening.

De wet maakt het mogelijk om aan een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen toe te kennen als aan een handgeschreven handtekening, mits de gebruikte methode in de gegeven omstandigheden voldoende betrouwbaar is. Door de langdurige relatie tussen partijen, eerdere overeenkomsten en de vastgelegde e-mailonderhandelingen, oordeelde de rechtbank dat DocuSign in deze situatie als methode voldoende betrouwbaar was. Daarmee kwalificeerde de VSO als onderhandse akte.

Phonemarket ontkende echter stellig dat de handtekening onder de VSO van persoon A afkomstig was. Als een ondertekening stellig wordt ontkend, levert een onderhandse akte geen dwingend bewijs zolang niet is vastgesteld van wie de ondertekening afkomstig is. In zo’n geval rust de bewijslast op de partij die zich op de akte beroept; hier was dat Mollie.

De rechtbank hoefde uiteindelijk niet vast te stellen wie precies had getekend, omdat zij haar oordeel al kon baseren op de e-mailcorrespondentie en de daarin vastgelegde afspraken, los van de digitale handtekening.

Voor ondernemers is dit een praktisch punt: digitaal ondertekenen via een platform zoals DocuSign kan een sterke bewijspositie geven, maar zodra de wederpartij gemotiveerd aanvoert dat niet de juiste persoon heeft getekend, moet u kunnen onderbouwen wie de ondertekenaar was.

Schijn van volmacht: vastzitten aan de medewerker in cc

Daarna beoordeelde de rechtbank of er, ook los van de VSO, afspraken waren gemaakt over een minimum factuurbedrag. Volgens Mollie was overeengekomen dat Phonemarket 24 maanden lang een minimum fee van € 2.725 per maand zou betalen, ongeacht de omzet. Uit de e-mails bleek die afspraak duidelijk.

De kernvraag was vervolgens: kunnen die e-mails Phonemarket binden, terwijl ze niet door persoon A waren verzonden maar door persoon C? De rechtbank oordeelde van wel. Mollie mocht erop vertrouwen dat persoon C bevoegd was om Phonemarket te vertegenwoordigen. Daarbij woog mee dat persoon A het voorstel actief had doorgestuurd, persoon C uitdrukkelijk “in opdracht van” persoon A handelde, persoon A en de jurist in cc bleven staan zonder te corrigeren en de afspraken achteraf niet inhoudelijk werden betwist.

Alleen het feit dat een bevoegd persoon in cc staat, is op zichzelf niet per definitie genoeg om schijn van volmacht aan te nemen. In deze situatie was vooral de combinatie van omstandigheden doorslaggevend: doorsturen, namens de bestuurder onderhandelen, het stilzwijgend laten doorgaan en vervolgens niet terugkomen op de inhoud. Onder die omstandigheden mocht Mollie uitgaan van bevoegdheid en was Phonemarket aan de afspraak gebonden.

Een les voor bestuurders en ondernemers: als u een belangrijk voorstel doorstuurt naar een medewerker en die medewerker vervolgens namens u laat onderhandelen zonder in te grijpen, dan kan dat ertoe leiden dat uw BV gebonden raakt aan de uitkomst van die onderhandelingen.

Wat betekent dit voor u als ondernemer?

Wie discussie wil voorkomen over tekenbevoegdheid, volmachten en e-mailafspraken, doet er goed aan niet alleen de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de contractspartij te controleren, maar ook de eigen interne werkwijze strak te organiseren. Let daarbij scherp op wie namens uw organisatie onderhandelt en welk beeld u daarmee bij de wederpartij oproept.

Wees bovendien alert op situaties waarin medewerkers namens de organisatie e-mailen terwijl een bestuurder in cc staat. In bepaalde gevallen kan stilzwijgen bijdragen aan het oordeel dat de wederpartij erop mocht vertrouwen dat er bevoegd werd gehandeld.

Tot slot is het verstandig om bij digitaal ondertekenen duidelijke interne procedures te hanteren. Ontstaat later discussie over de vraag wie heeft ondertekend, dan wilt u kunnen aantonen welke persoon de handtekening heeft gezet en op welke manier dat is gebeurd.

Advies

Heeft u vragen n.a.v. dit artikel? Neem dan contact met ons op.

Auteur: Floris Krijt