Als ondernemer wil je soms afscheid nemen van een werknemer die vaak ziek is of regelmatig te laat komt. Het is echter belangrijk om te weten dat in Nederland ontslag niet zomaar kan gebeuren. Het vereist een zorgvuldige voorbereiding en een goed dossier. In dit artikel leggen we uit wat je moet verzamelen, hoe je te werk gaat en welke valkuilen je moet vermijden.

Wettelijke kaders waar je rekening mee moet houden

  • Een werknemer heeft in beginsel een hoge ontslagbescherming. je dient een redelijke grond te hebben voor ontslag én deze grond goed te kunnen onderbouwen.
  • Bij langdurige ziekte geldt bijvoorbeeld dat dit pas kan leiden tot ontslag nadat twee jaar ziekte verstreken en re-integratie-inspanningen zijn geweest.
  • Bij structureel te laat komen geldt niet automatisch dat je de werknemer kunt ontslaan; het vergt sprake van een herhaald patroon, voorafgaande waarschuwingen en goede dossieropbouw.
  • Je moet als werkgever een personeelsdossier bijhouden waarin gegevens staan die noodzakelijk zijn zoals verzuimfrequentie, gesprekken, waarschuwingen, verslagen.

Welke stukken moet het dossier bevatten?

Het “hoeveel dossier” is niet letterlijk een aantal pagina’s of waarschuwingen, maar het betekent: er moet voldoende, gestructureerde en ondubbelzinnige informatie zijn zodat je kunt aantonen dat er een reëel probleem is en dat u het probleem serieus hebt aangepakt. Deze elementen horen er in mee:

  • Gegevens over de arbeidsovereenkomst, functiebeschrijving, gemaakte verwachtingen.
  • Registratie van verzuim of te laat komen: data, duur, frequentie, betrokkenheid leidinggevende. Bijvoorbeeld bij ziekte: verzuimduur, meldingen, contact met arbodienst
  • Gesprekken en schriftelijke waarschuwingen: je hebt de werknemer gewezen op het gedrag, afgesproken verbeterpunten, en vastgelegd dat bij herhaling verdere stappen volgen.
  • Aangetekende of e-mail verstuurde waarschuwingen, waarin concreet staat welke afspraken zijn gemaakt, welke consequenties bij herhaling.
  • Documentatie dat de werknemer gelegenheid heeft gehad zich te verbeteren, eventueel in een verbetertraject of aangepaste functie
  • Bij ziekte: re-integratieverslagen, bedrijfsartsrapporten (met respect voor privacy), voorstel voor passend werk, herplaatsingsoverleg.

Hoeveel waarschuwingen of documenten zijn vereist?

Er is geen vast minimumaantal waarschuwingen of documenten dat je verplicht moet hebben. De toets is of je redelijk en zorgvuldig hebt gehandeld. Bijvoorbeeld bij te laat komen is uit de rechtspraak opgemaakt dat in sommige gevallen drie officiële waarschuwingen over bijvoorbeeld 1½ jaar met twaalf keren te laat komen voldoende kunnen zijn.
herhaling van het ongewenst gedrag

  • bewuste informatie naar de werknemer dat het een probleem is en dat er consequenties zijn
  • objectieve vastlegging in het dossier
  • redelijke tijd gegeven is voor verbetering

Val & plichten bij ziekte of regelmatig verzuim

  • Tijdens ziekte geldt een opzegverbod in de eerste twee jaar (artikel 7:670 BW) tenzij uitzonderlijke omstandigheden.
  • Je moet zich inspannen voor re-integratie. Ontslag wegens ziekte is pas mogelijk wanneer aan alle re-integratieverplichtingen is voldaan en er geen uitzicht is op herstel of passend werk.
  • Verzuim door opeenvolgende kortdurende ziektemeldingen kan wel een grond zijn, maar vraagt om specifieke dossieropbouw: frequentie, bedrijfsgevolgen, inspanning werkgever.

Praktische stappen voor de werkgever

  1. Start met vastleggen van het probleem (bijvoorbeeld: “werknemer komt structureel te laat sinds datum X”).
  2. Voer een functionerings- of verzuimgesprek, leg vast wat de verbetering moet zijn.
  3. Verstuur schriftelijke waarschuwing waarin je:
    • Het gedrag concreet beschrijft
    • De eerdere gesprekken verwijst
    • De consequentie bij herhaling benoemt
  4. Monitor of verbetering plaatsvindt. Vergeet niet: bij ziekte ook de re-integratieplicht volgen.
  5. Mocht er geen verbetering komen: overweeg een tweede waarschuwing of een verbetertraject. Leg alles vast.
  6. Controleer of er sprake is van een redelijke grond voor ontslag (te laat komen, verzuim, disfunctioneren, etc.) en of je voldoet aan de procedure en het dossier voldoende is.
  7. Raadpleeg bij twijfel een jurist of arbeidsrechtadviseur voordat je de stap zet.

Er is geen vaste “hoeveel dossier”-regel te noemen. Wel geldt dat een dossier voldoende uitgebreid en onderbouwd moet zijn: registraties van verzuim of te laat komen, waarschuwingen, gesprekken, gegeven kansen tot verbetering, en bij ziekte de re-integratie en bedrijfsartsrapportage. Ontslag zonder dossier of met onvoldoende dossier kan je als werkgever duur komen te staan.