Heb jij nog een fysieke telefooncentrale bij jou op locatie? Dan is het nu echt wel tijd om net zoals het overgrote deel van de Nederlandse bedrijven een telefonieoplossing in de cloud te nemen. De kans is namelijk klein dat jouw telefonieoplossing nog wordt ondersteund. En heb je al een cloudoplossing? Dan is het raadzaam om na enkele jaren weer te kijken wat de markt te bieden heeft. Nu zakelijke telefonie geheel via het internet verloopt, volgen de ontwikkelingen zich sneller op. Er worden nieuwe telefoniesystemen ontwikkeld die beter en gebruiksvriendelijker zijn dan een aantal jaar geleden.

Telefonie blijft belangrijk

Voor veel mensen blijft telefonie een belangrijk communicatiemiddel. Zeker als het gaat om contact met bedrijven. In veel gevallen spreek je liever met een echt persoon die je te woord staat dan met een chatbot via de website. Een goed werkende telefonieoplossing is dan zeker een must. Met een goed systeem kan je ervoor zorgen dat de beller geen lange wachttijd ervaart en snel de juiste persoon binnen je bedrijf aan de lijn krijgt. Hier kan je als bedrijf punten mee scoren. Niet alleen bij je klanten, maar ook bij je leveranciers en andere contacten.

Voordelen van cloud telefonie

Er zijn een aantal belangrijke voordelen van cloud telefonie voor bedrijven. Zo is cloud telefonie:

• Flexibel. Je kunt cloud telefonie gebruiken op elk apparaat met een internetverbinding. Dit betekent dat je altijd en overal bereikbaar bent.
• Schaalbaar. Je kunt cloud telefonie eenvoudig opschalen of afschalen naarmate je bedrijf groeit of krimpt.
• Betaalbaar. Cloud telefonie is vaak goedkoper dan traditionele telefonie.
• Geavanceerd. Cloud telefoniesystemen bieden vaak geavanceerde functies, zoals spraakoproep, videoconferenties en integratie met andere bedrijfssystemen.

De impact van cloud telefonie op bedrijfscommunicatie

Cloud telefonie heeft een grote impact op de manier waarop bedrijven communiceren. Het maakt het mogelijk voor bedrijven om:

• Interne communicatie te verbeteren. Cloud telefoniesystemen bieden vaak functies voor het delen van bestanden, het voeren van chats en het houden van videoconferenties. Dit maakt het gemakkelijker voor medewerkers om samen te werken en informatie te delen.
• Externe communicatie te verbeteren. Cloud telefoniesystemen bieden vaak functies voor het opnemen van voicemail, het beantwoorden van vragen van klanten en het voeren van gesprekken met meerdere personen tegelijkertijd. Dit maakt het gemakkelijker voor bedrijven om klanten tevreden te stellen en zaken te doen.

Keuze van een cloud telefonieoplossing

Er zijn veel verschillende cloud telefonieoplossingen beschikbaar. Bij het kiezen van een oplossing is het belangrijk om rekening te houden met de volgende factoren:

• Functies. Zorg ervoor dat de oplossing de functies biedt die je nodig hebt voor je bedrijf.
• Prijs. Cloud telefonieoplossingen variëren in prijs. Kies een oplossing die betaalbaar is voor je bedrijf.
• Betrouwbaarheid. Zorg ervoor dat de oplossing betrouwbaar is en dat je er op kunt rekenen dat je altijd bereikbaar bent.
• Service. Zorg ervoor dat de provider goede ondersteuning biedt in geval van problemen.

Van telefonie naar complete communicatieoplossingen

Daar waar je vroeger bereikbaar was op je vaste bureautoestel of mobiele telefoon, kan je nu ook bellen via je laptop of desktop. En veel telefoniesystemen beperken zich niet meer tot enkel telefonie. Het zijn uitgebreide communicatieoplossingen waar je kan chatten met collega’s, waarmee je videovergaderingen kan houden en waar je samen documenten kan delen. Het zijn complete platformen die zowel gericht zijn op samenwerking tussen medewerkers, een goede interne én externe communicatie door middel van telefonie.

Koppel andere bedrijfssystemen aan je telefonieoplossing

Omdat telefonie softwarematig is kan het heel eenvoudig worden gekoppeld met andere systemen. Er zijn zelfs “open platformen” waar de API’s direct voorhanden zijn om koppelingen te maken. Zo zijn er organisaties die hun CRM-systeem koppelen aan hun telefonieoplossing. Wanneer iemand belt en het nummer is bekend in het CRM-systeem dan komt er automatisch een pop-up op je scherm. Via de pop-up kan je bijvoorbeeld direct een klantkaart openen en hoef je deze niet meer op te zoeken, wat meer tijd in beslag neemt.

Verder zijn er andere handige add-ons zoals telefoon managementsystemen die je inkomende gesprekken in goede orde laten verlopen. Wanneer het erg druk is kunnen bellers zelf terugbelverzoeken inplannen op de door jouw gewenste tijdstippen later op de dag. Voor minder belangrijke zaken kunnen ze direct een voicemail inspreken die je later terug kan luisteren en waardoor zij niet de wachtrij belasten.

Interessant artikel? Deel het: