Veel mkb-ondernemers vertrouwen op freelancers en zzp’ers om flexibel te kunnen inspelen op werkdruk, projecten en deskundigheid die tijdelijk nodig is. Deze manier van werken levert vaak snelheid en kostenvoordeel op. Toch zit er een risico aan verbonden waar steeds meer aandacht voor is: schijnzelfstandigheid. Dat is de situatie waarin iemand als zzp’er wordt ingehuurd, maar in de praktijk werkt zoals een werknemer. De gevolgen kunnen groot zijn, variërend van naheffingen tot verplichtingen die terugwerken in de tijd. In dit artikel wordt uiteengezet wat schijnzelfstandigheid precies betekent, hoe ondernemers dit risico kunnen herkennen en welke stappen noodzakelijk zijn om veilig en zorgvuldig met zelfstandigen te werken.

Wat schijnzelfstandigheid precies inhoudt

Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer de manier waarop een samenwerking in de praktijk wordt uitgevoerd niet overeenkomt met de juridische status van een zelfstandige. Voor een zzp’er geldt dat hij of zij zelfstandig werkt, eigen keuzes maakt over de invulling van het werk en niet functioneert als onderdeel van de organisatie. Wanneer een zelfstandige in de praktijk echter hetzelfde werk doet als werknemers, werkt volgens vaste werktijden, zich moet houden aan interne regels of geen vrijheid heeft om andere opdrachtgevers te bedienen, ontstaat het risico dat de relatie als dienstverband wordt aangemerkt.

Het begrip is niet nieuw, maar de aandacht ervoor neemt toe. Niet omdat ondernemers kwaad willen doen, maar omdat de grens tussen flexibel projectwerk en structurele inzet van dezelfde persoon soms vervaagt. Juist daarom is bewustwording belangrijk.

Waarom dit onderwerp extra speelt bij mkb-ondernemers

In het mkb wordt veel gewerkt met zelfstandigen. Vaak gaat het om specialisten die tijdelijk nodig zijn of om flexibel opgevangen werkdruk. Omdat mkb-bedrijven minder groot zijn, is de sfeer vaak informeel. Dat is prettig, maar het kan ervoor zorgen dat afspraken onduidelijk worden uitgevoerd. Een zzp’er die langere tijd in een team meedraait, dezelfde taken uitvoert als medewerkers of vaste aanwezigheidspatronen ontwikkelt, komt al snel dichter bij de kenmerken van een dienstverband.

Daarnaast kan de afhankelijkheid van één opdrachtgever een rol spelen. Wanneer een zzp’er vrijwel volledig afhankelijk is van uw bedrijf, kan dat een signaal zijn dat de zelfstandige positie minder sterk is. Het gaat niet om één signaal op zichzelf, maar om het totaalbeeld van de samenwerking. Voor ondernemers is het daarom belangrijk om periodiek te toetsen of de praktijk nog past bij de afspraken.

De risico’s van schijnzelfstandigheid

Wanneer een samenwerking wordt beoordeeld als dienstverband, kunnen de gevolgen voor de opdrachtgever groot zijn. Denk aan het alsnog moeten betalen van loonheffingen of sociale premies. Ook kunnen verplichtingen rond vakantiedagen, bescherming bij ziekte of transitievergoedingen een rol spelen, afhankelijk van de omstandigheden. Hoewel dit soort situaties niet dagelijks voorkomen, is het risico reëel genoeg om serieus te nemen.

Daarnaast kan de reputatie van een bedrijf schade oplopen wanneer blijkt dat er onduidelijkheid was over de aard van de samenwerking. Transparantie en zorgvuldigheid helpen daarom niet alleen juridisch, maar ook organisatorisch.

Hoe u de samenwerking met zelfstandigen veilig inricht

Het begint met een helder contract, maar stopt daar niet. In een goed contract staat beschreven dat de opdrachtnemer zelfstandig werkt, eigen keuzes maakt over uitvoering en planning en niet onder leiding en toezicht valt zoals een werknemer. Belangrijk is dat deze afspraken ook in de praktijk worden gevolgd. Een contract dat zelfstandigheid beschrijft, maar een dagelijkse praktijk die sterk lijkt op loondienst, biedt onvoldoende bescherming.

Een ondernemer doet er daarom goed aan om in kaart te brengen hoe de samenwerking er feitelijk uitziet. Krijgt de zelfstandige aanwijzingen over werktijden of werkwijze? Wordt de opdrachtnemer opgenomen in personeelsplanning? Moet hij of zij verantwoording afleggen op een manier die past bij medewerkers? Al deze elementen bepalen samen het risico.

Vrijheid in uitvoering en planning

Een belangrijk kenmerk van zelfstandigheid is vrijheid in hoe het werk wordt uitgevoerd. Dat betekent niet dat er geen afspraken mogen zijn. Een project kan duidelijke doelen en deadlines hebben, maar de opdrachtnemer moet ruimte hebben om zelf te bepalen hoe die doelen worden behaald. Wanneer u als ondernemer te gedetailleerd aanwijzingen geeft, ontstaat de indruk dat sprake is van gezag, een kenmerk van werkgeverschap.

Ook werktijden spelen een rol. Een zelfstandige mag op locatie werken of tijdens bepaalde uren aanwezig zijn, maar dit moet voortkomen uit de opdracht en niet uit een interne structuur vergelijkbaar met die van werknemers.

Meerdere opdrachtgevers en zelfstandige positie

Veel zzp’ers werken voor meerdere klanten. Dat is een belangrijk kenmerk van ondernemerschap. Als iemand vrijwel fulltime voor één opdrachtgever werkt zonder reële mogelijkheid om ook andere klanten te bedienen, kan dat duiden op afhankelijkheid. Voor ondernemers kan het daarom verstandig zijn om regelmatig te bespreken hoe de zelfstandige zijn werkzaamheden verdeelt en of die ruimte er echt is.

Dit betekent niet dat een opdrachtnemer nooit voor langere tijd voor één bedrijf mag werken. Het gaat om de combinatie van factoren. Maar het is goed om bewust te zijn van dit element.

Documentatie en transparante communicatie

Een van de sterkste instrumenten om risico’s te beperken, is goede documentatie. Leg vast waarom u een zelfstandige inzet, wat de aard van het project is en waarom deze inzet past bij ondernemerschap. Beschrijf wat de zelfstandige zelf bepaalt, welke resultaten worden verwacht en wat de looptijd van de opdracht is.

Daarnaast helpt duidelijke communicatie. Spreek openlijk met opdrachtnemers over hun status als zelfstandige en werk samen aan een werkwijze die past bij die status. Dit werkt preventief en geeft meteen helderheid aan beide kanten.

Periodieke evaluatie van de samenwerking

Veel risico’s ontstaan doordat een flexibele samenwerking langzaam verandert in een structurele rol. Een project wordt verlengd, verantwoordelijkheden groeien en de zelfstandige draait steeds meer mee in de dagelijkse praktijk. Daarom is het verstandig om minstens één keer per kwartaal te evalueren of de samenwerking nog past bij zelfstandigheid. Door dit bewust te doen, houdt u grip op de situatie en voorkomt u dat het langzaam verschuift richting kenmerken van loondienst.

Schijnzelfstandigheid is geen onderwerp dat alleen grote bedrijven raakt. Juist binnen het mkb, waar veel met zelfstandigen wordt gewerkt, is het belangrijk om deze risico’s te kennen en actief te beheren. Door goede afspraken te maken, de feitelijke praktijk te toetsen, regelmatig te evalueren en transparant te communiceren, kunnen ondernemers veilig en effectief samenwerken met zzp’ers. Dat voorkomt risico’s en zorgt voor een samenwerking die zowel juridisch als praktisch toekomstbestendig is.