Voor veel ondernemers is dit een van de meest onderschatte onderdelen van financieel gezond ondernemerschap. Zolang er geld binnenkomt en facturen worden betaald, lijkt het vanzelf te gaan. Tot er problemen ontstaan: onduidelijke onttrekkingen, fiscale risico’s, verwarring bij de accountant of zelfs privéverplichtingen die de onderneming raken. Dit artikel legt precies uit hoe je inkomen, uitgaven en privétransacties structureel uit elkaar houdt. Nauwkeurig, praktisch en volledig in lijn met de fiscale regels.

Waarom scheiding tussen privé en zakelijk zo belangrijk is

De kern is eenvoudig: geld dat van jou privé is, moet niet vermengd worden met geld dat van de onderneming is. Dat voorkomt:

  • belastingcorrecties
  • rente- en boetesituaties
  • problemen bij financieringsaanvragen
  • gedoe bij scheiding of overlijden
  • onduidelijkheid bij boekhouding of personeel
  • aansprakelijkheidsrisico’s bij eenmanszaken

Voor BV-ondernemers voorkomt het bovendien discussies over verkapte dividenduitkeringen en gebruikelijk loon.

De basis: één zakelijke rekening, één privérekening

De Belastingdienst schrijft het niet letterlijk verplicht voor, maar verwacht wél dat particuliere en zakelijke transacties herkenbaar en herleidbaar zijn. Daarom is een aparte zakelijke rekening een harde must.

Op de zakelijke rekening staat:

  • omzet
  • zakelijke kosten
  • loon of uitkering naar privé
  • btw-betalingen
  • reserveringen

Op de privérekening staat:

  • je netto-inkomen (loon of privé-onttrekking)
  • privé-uitgaven
  • privé-abonnementen
  • privé-sparen

Zodra je dit consequent doet, verdwijnt 80% van de risico’s al direct.

Eenmanszaak: hoe werkt privé vs. zakelijk hier?

Bij een eenmanszaak is je inkomen fiscaal gezien hetzelfde als de winst. Toch moet je een duidelijke scheiding houden.

Privé-onttrekking

Dat is het bedrag dat je naar jezelf overmaakt. Het is géén salaris en er wordt geen loonbelasting op ingehouden. Dat doe je zelf via de inkomstenbelasting.

Zakelijke kosten

Een uitgave mag alleen zakelijk zijn als deze aantoonbaar nodig is voor de onderneming én een zakelijk karakter heeft. Twijfelgevallen (bijvoorbeeld telefoonkosten of werkkleding) moeten goed onderbouwd worden.

Voorkom fouten

Veelgemaakte problemen zijn:

  • tankbonnen privé en zakelijk door elkaar
  • privéboodschappen op de zakelijke kaart
  • contante uitgaven zonder registratie

Alle drie zijn eenvoudig te voorkomen met een vaste methode: alleen zakelijke uitgaven op de zakelijke rekening, nooit op privé.

BV: salaris, dividend en privéonttrekkingen

Bij een BV is de scheiding wettelijk strikter.

1. Salaris (gebruikelijk loon)

De ondernemer-directeur (DGA) moet zichzelf een loon uitbetalen dat past bij zijn functie en branche. Dit gaat van de BV naar privé via loonheffing.

2. Dividend

Uit te keren na belasting, maar alleen als de BV een uitkeringstoets doorstaat (balans- en liquiditeitstoets). Dividend is geen salaris en mag nooit gebruikt worden als ‘alternatief’ loon.

3. Privégebruik zakelijke middelen

Denk aan:

  • auto van de zaak
  • telefoon
  • laptop
  • abonnementen

Bij alles geldt: óf volledig zakelijk met forfaitaire bijtelling, óf een sluitende registratie.

De drie fouten die de meeste ondernemers maken

Fout 1 – Geld pinnen voor privégebruik vanaf de zakelijke rekening
Dat leidt vrijwel altijd tot onduidelijkheid. Beter: één keer per maand naar privé overboeken.

Fout 2 – Privékosten als zakelijk boeken
Bijvoorbeeld kleding, boodschappen, restaurants of abonnementen die eigenlijk geen zakelijk doel dienen. Een fout die later altijd corrigeerbaar is, maar vaak pijnlijk uitpakt.

Fout 3 – Geen vast maandinkomen bepalen
Dit zorgt voor chaos in privéfinanciën én risico’s bij de boekhouding.

Zo bepaal je een vast privé-inkomen dat wél werkt

  • bereken je gemiddelde winst over de laatste zes maanden
  • maak een prognose van je omzet
  • bepaal hoeveel winst de onderneming minimaal moet houden
  • kies een vast bedrag voor jezelf, en houd je daaraan

Bij een BV is dit doorgaans het gebruikelijk loon. Bij een eenmanszaak is het je privé-onttrekking. Door elke maand hetzelfde bedrag over te boeken, creëer je stabiliteit in beide domeinen.

Privé en zakelijk scheiden bij samengestelde situaties

1. Ondernemer met partner en gezamenlijke rekening
Maak één privérekening voor gezamenlijke kosten en één privérekening alleen voor jezelf. Laat het inkomen daar eerst binnenkomen.

2. Ondernemer met meerdere bedrijven
Maak voor ieder bedrijf een aparte rekening en verdeel privé-inkomen op basis van verdeling of salaris.

3. Ondernemer met bv + holding
De zakelijke scheiding moet hier nóg preciezer worden toegepast. Holding ontvangt dividend, werk-BV betaalt salaris. Privé ontvangt alleen salaris of dividend uit de holding.

Administratieve hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen helpen aantoonbaar bij het gescheiden houden van privé en zakelijk:

  • aparte betaalpassen
  • digitale mappenstructuur voor bonne
  • scan-en-herken software
  • automatische boekingsregels
  • maandelijkse rapportage van privé-onttrekkingen
  • budgetteringstools voor privé

Dit voorkomt dat er achteraf onduidelijkheid ontstaat bij accountant of Belastingdienst.

Checklist: zo weet je dat het bij jou goed geregeld is

Je hebt de scheiding goed op orde als:

  • er twee rekeningen zijn
  • privé-onttrekking of loon elke maand gelijk is
  • alle zakelijke kosten herkenbaar zijn
  • er géén privé-uitgaven op de zaak staan
  • dividend en salaris niet worden vermengd
  • reserveringen netjes op de zakelijke rekening blijven
  • je administratie zonder toelichting te begrijpen is

Klopt één van deze punten niet, dan ligt vermenging op de loer.