Pensioen is voor veel medewerkers lastig te begrijpen. Toch verwachten ze duidelijkheid van jou als werkgever. Bovendien heb je een wettelijke informatieplicht. Door pensioen helder uit te leggen, voorkom je onrust en vergroot je betrokkenheid. Dit artikel helpt je om pensioencommunicatie professioneel en eenvoudig vorm te geven.

Wat moet je wettelijk communiceren?

Je bent verplicht om je medewerkers tijdig te informeren over:

  • de keuze van pensioenregeling
  • wijze van opbouw en eventuele risico’s
  • hoeveel premie je werknemer zelf betaalt
  • rechten bij arbeidsongeschiktheid of overlijden
  • mogelijkheden bij uitdiensttreding (waardeoverdracht)

Belangrijk: leg alles schriftelijk vast zodat je later kunt aantonen dat je medewerkers tijdig hebt geïnformeerd.

Hoe leg je pensioen begrijpelijk uit?

Pensioenjargon schrikt af. Gebruik eenvoudige taal, zoals:

  • dit bouw je elke maand op
  • dit kun je later verwachten
  • dit betaal jij, dit betaalt het bedrijf
  • dit is geregeld als er iets gebeurt

Veel pensioenaanbieders leveren communicatiemiddelen zoals:

• online portals
• pensioenoverzichten
• korte uitlegvideo’s
• persoonlijke informatiegesprekken

Hoe helderder jij communiceert, hoe meer medewerkers het waarderen dat je pensioen voor ze regelt.

Momenten waarop jij het gesprek voert

Dit zijn logische momenten om pensioen uit te leggen:

  • bij indiensttreding
  • bij jaarlijkse salarisgesprekken
  • bij wijzigingen in regeling of in wetgeving
  • wanneer medewerkers vragen hebben over hun financiële toekomst

Een vast moment per jaar voorkomt dat informatie wegsneeuwt.

Digitale tools om het makkelijk te maken

Met digitale platformen hebben medewerkers altijd inzicht:

  • pensioenportaal via aanbieder
  • interne HR-omgeving
  • tools voor scenario’s (bijv. doorwerken, eerder stoppen)

Door medewerkers toegang te geven tot hun eigen gegevens vergroot je betrokkenheid en eigenaarschap.

Wat als medewerkers vragen of zorgen hebben?

Pensioen raakt aan persoonlijke onzekerheid: “Heb ik later genoeg?”

Luisteren is dan cruciaal. Je kunt:

  • doorverwijzen naar de pensioenaanbieder
  • ondersteuning vragen van een HR-partner of adviseur
  • medewerkers helpen om hun gegevens te vinden

Een goede gesprekspartner zijn, maakt jou een sterke werkgever.

Pensioencommunicatie is voor jou als DGA geen bijzaak, maar onderdeel van professioneel werkgeverschap. Door helder en tijdig te communiceren, bied je je medewerkers zekerheid en dienstverlening op niveau. Zo wordt pensioen niet alleen goed geregeld, maar ook goed begrepen.

Tekst: Anneke van der Heide